住宿服务采购-旅行社经营管理

旅游住宿服务是旅行社产品的重要构成内容之一。旅行社能否通过旅游采购活动获得旅游者所需的住宿服务，从一个方面反映了旅行社的接待能力。因此，旅行社采购人员应该通过自己的辛勤工作，为旅游者采购到令其满意的住宿服务，保证旅游者在其旅游过程中得到良好的休息，以充足的体力和精力进行旅游活动；同时，采购人员还应该在保证住宿服务供给的前提下，尽量降低采购的成本和服务的价格。

旅游住宿服务采购业务一般包括选择住宿服务设施、选择饭店预订渠道、确定饭店客房租住价格和饭店预订程序4项内容。

1）选择住宿服务设施

选择住宿服务设施是保证住宿服务质量的重要手段之一。旅行社采购人员必须严格考察饭店、旅馆、客栈等住宿服务设施，并从中选出一批质量好、价格公道、愿意为旅游者提供服务的住宿服务设施，以便能够确保旅游者在旅游过程中的住宿需要。旅行社采购人员通常从以下5个方面考察住宿服务设施。

（1）坐落地点

旅行社采购人员考察的第一个方面是饭店的坐落地点，因为这对旅游者的接待具有重要的意义。不同类型旅游者对于住宿设施的坐落地点有着不同的要求和偏好。例如，商务旅游者、停留时间长的旅游者或喜欢购物的旅游者偏爱坐落在市区特别是市中心的饭店，短暂停留的过往旅游者则不大关心饭店的坐落位置。另外，对于那些坐落在城外的住宿设施，旅行社采购人员还应考察饭店附近是否有进城的交通服务。

（2）经营方向

采购人员需要考察的第二个方面是住宿设施的经营方向，即该设施的主要接待对象是哪些类型的旅游者。有些饭店以散客旅游者为主要客源，有些饭店以会议旅游者为主要客源，还有些饭店以旅游团队为主要接待对象。采购人员通过调查，可以在住宿服务采购中做到心中有数，针对不同旅游者的特点为其安排下榻之处。

（3）设施设备

采购人员需要考察的第三个方面是饭店、旅馆等的设施和设备情况，了解它们拥有哪些设施和设备。例如，饭店是否配备会议室、商务中心、多功能厅、宴会厅、健身设施等。采购人员可以根据饭店所拥有的设施设备，安排适当类型的旅游者下榻。

（4）服务类型

采购人员需要考察的第四个方面是饭店所提供的服务类型，了解饭店是否提供旅行社产品所要求必须具备的服务。例如，以团队包价旅游作为主要经营产品的旅行社采购人员应特别注重饭店的行李运送服务，以便当团体旅游者到达或离开饭店时，饭店能够及时将他们的行李送至下榻的房间或将他们的行李从其所下榻的房间取出，送至饭店行李处，由行李员运车。

（5）停车场地

采购人员需要考察的第五个方面是饭店是否拥有一定面积的停车场地，以团体旅游产品为主要经营业务的旅行社对停车场地尤为重视，因为团体旅游者多乘坐大型客车旅行游览，饭店在其门前拥有较大面积的停车场能够为旅游者出入饭店提供方便。

2）选择饭店预订渠道

旅行社主要通过组团旅行社、饭店预订中心、饭店销售代表和地方接待社4个渠道预订饭店。

（1）组团旅行社预订

组团旅行社预订，又称直接预订，是指旅行社直接向有关饭店提出预订要求。旅行社在直接预订饭店客房服务时，一般采用信函、传真等方式。这种预订渠道的优点：①能够直接从饭店获得客房信息，及时掌握饭店客房的出租情况，并直接同饭店达到预订协议，既能够比较有把握地保证旅游者的住房，又能够免去中间环节的费用，降低采购成本。②能够与饭店建立起比较密切的合作关系。随着旅行社与饭店联系的增加，饭店方面对旅行社更加信任，有利于采购业务的进一步开展。

直接预订渠道的缺点：①采购人员必须同所要预订的各家饭店逐一打交道，不仅在预订时要同它们联系，还要在随后寄送预订申请、确认住房人数及名单、付房费等，占用大量时间和人力。②有时外地的饭店未必了解组团旅行社，因此不愿意向组团旅行社提供最优惠的价格，并可能在交纳租房预订金、付款期限、客房保留截止日期等方面不给予优惠。

（2）委托饭店预订中心预订

如果旅游者要求住在连锁饭店集团所属的饭店，旅行社可以采取委托该饭店集团预订中心为其预订所需的客房。许多连锁饭店集团都提供这种业务。旅行社委托饭店集团预订中心为其预订客房主要有以下优点：①方便。旅行社通过连锁饭店预订中心订房，能够比较方便地获得它所需要的饭店客房。例如，天津市的某国际旅行社经常与该市的假日饭店做生意，并建立了良好的合作关系。当该国际旅行社打算安排其组织的一个旅游团前往西藏拉萨市旅游时，尽管地处西藏拉萨市的假日饭店可能并不了解这家旅行社，但是由于假日饭店集团对这家旅行社比较了解，且有良好的合作关系，因此该旅行社可以通过假日饭店集团的预订中心为其预订拉萨假日饭店的客房，既保证该旅游团能够获得住房，也能够通过预订中心争取到比较优惠的房价。②可靠。旅行社通过连锁饭店预订中心订房可以获得可靠的饭店信息，有利于旅行社的产品销售。例如，旅行社可以从预订中心获得关于饭店的坐落地点、设施设备情况、目前的价格水平等信息。

通过连锁饭店预订中心订房的方法也存在某些不足之处。①旅行社在作出通过连锁饭店预订中心订房的决定时，往往意味着旅行社将它对饭店的选择范围限制在拥有复杂的市场营销和预订系统的饭店圈内。也就是说，旅行社为了提高订房的便利和可靠，而放弃了一部分选择机会。②尽管旅行社最初的预订是通过预订中心进行的，但是在预订被确认之后，旅行社仍然必须同旅游者将要下榻的饭店联系，通过该饭店而不是预订中心办理客房预订状况报告、预交订房预订金等手续。

（3）委托饭店销售代表预订

委托饭店销售代表订房的优点：饭店销售代表熟悉饭店的各种情况，能够向旅行社采购人员提供有关饭店设施设备、服务项目等详细信息，有利于旅行社采购人员进一步了解该饭店，从而为旅游者选择最佳住所。

委托饭店销售代表订房的缺点：许多饭店销售代表同时为多家饭店提供销售服务，难以对每一家饭店都十分熟悉。另外，饭店销售代表主要经营散客销售业务，对于旅游团队的订房程序比较陌生，有时不能胜任旅行社委托的团体客房预订任务。

（4）委托地方接待社预订

许多组团旅行社认为最好委托旅游者前住地区的接待旅行社预订住宿设施，旅行社委托接待社预订当地的住宿服务可以获得下列好处。

①当地的接待社比较熟悉该地区旅游住宿服务供应状况，并且同许多饭店建立了良好的合作关系，所以，它们能够根据旅游者的不同特点和要求，安排适当的饭店。

②当地的接待社比较容易察觉该地区旅游住宿设施的预订和出租情况。如果它发现向该地区饭店提出预订的旅行社及其他单位、企业比较集中，能够及时通知委托它进行预订的组团旅行社，尽快交纳预订金，以确保本旅行社招徕的旅游者能够得到足够的客房。(www.xing528.com)

③有些时候，地处异地的组团旅行社只能通过当地的旅行社才能预订到该地区的饭店客房。

组团旅行社委托当地接待社预订饭店客房，也有一些缺点。

①当地的接待社将把饭店因旅行社批量采购所给予的折扣留下一部分作为其代订饭店的报酬。

②组团旅行社必须选择到具有一定经济实力和信誉的接待社作为预订渠道；否则，一旦受委托的接待社悔约，组团旅行社将陷入困境。

③有些接待社可能会设法迫使组团社接受一家它并不喜欢的饭店作为旅游者的下榻之处。当地的接待社这样做可能是为了获得更多的折扣，或者该饭店与接待社有着某种特殊关系。这样，接待社以牺牲组团旅行社和旅游者的利益为自己赢得好处。

从以上分析可以看出，每种预订渠道都具有一定的优点，也都存在某些不足之处。组团旅行社在选择预订渠道时，必须慎重考虑，选择最恰当的渠道预订住宿服务。

3）确定饭店客房租住价格

饭店租住客房价格是旅行社在采购住宿服务时必须认真考虑的重要因素。饭店客房租住的价格种类很多，采购人员必须熟悉这些价格，以便根据旅游者要求、旅行社同饭店的合作关系、当地住宿服务市场的供给状况、旅行社提出预订的日期、旅游者入住饭店的日期、在饭店的逗留时间等因素与饭店进行谈判，获得最优惠的价格。

（1）门市价格

门市价格是饭店对外公布的客房出租价格，主要适用于接待事先未预订的临时住店的过往客人。

（2）团体价格

团体价格是饭店对旅行社接待的旅游团队提供的优惠价格，以低于门市价格的一定比率提供给旅行社租房折扣。

（3）协商价格

协商价格是由旅行社同饭店经过谈判，达成协议后的客房出租价格，一般低于门市价格。

（4）净价格

净价格是指扣除饭店给予旅行社一定的折扣，并加上税收和服务的客房出租价格。

4）饭店预订程序

旅行社采购人员在确定了将为旅游者安排的饭店后，应该按照下列程序预订客房。

（1）提出租房申请

旅行社采购人员应该向饭店预订部分或他选择的其他预订渠道提出租房申请。在申请中，采购人员应提供下列信息：

①旅行社名称、需要的客房数量和类型、入住饭店的时间、离开饭店退房的时间、结算的方式。

②旅游者的国籍（海外旅游者）或居住地（国内旅游者）、旅游者的姓名或旅游团队的代号、旅游者的性别、夫妇人数、随行儿童人数及年龄。

③旅游者在住房方面的特殊要求，如要求住在某个楼层、客房的朝向（临街、向阳）、客房远离电梯间（以避免吵闹）等。

饭店在接到旅行社的租房申请后，如果认为能够按照旅行社提出的要求提供客房，通常会向旅行社发出确认函。确认函里注明饭店发出的确认号码，即旅行社的预订号码。旅行社所接待的旅游者凭确认函入住饭店。

（2）交纳预订金

饭店通常要求旅行社在接到饭店发出的预订确认函后的一定时间内，向饭店交纳预订金以便确保饭店在规定时间内为旅行社保留其所预订的客房。每个饭店都有关于预订金交纳的时间、交纳预订金的比例、取消预订的退款比例等事项的规定。采购人员必须熟悉这些规定。如果旅行社未能在规定的时间里交纳预订金，饭店则认为旅行社取消预订，而将客房出租给其他客户或客人。

（3）办理入住手续

旅游者在预订时间到达饭店后，即可凭旅行社转交的饭店确认函在饭店前厅接待处办理入住手续。