1 凡是记录与公路工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件及其元数据等均应收集归档。电子文件收集范围应满足《建设项目档案管理规范》（DA/T28—2018）、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发〔2010〕382号）等规范及相关地方规范标准要求。
2 系统运行和信息处理等过程中涉及与项目电子文件处理有关的著录数据、元数据等信息必须与项目电子文件一同收集。
3 形成的电子文件为PDF/A文件格式，并满足《文献管理长期保存的电子文档文件格式第一部分：PDF1.4（PDF/A—1）的使用》（GB/T23286.1—2009）的要求。
4 凡是记录本单位主要职能活动和重要工作成果；领导人和著名人物参加的重大外事活动；记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象；建设前原始地形、地貌状况；重大事故、灾害处理；工程整改前后对比；隐蔽工程、关键工序、桥梁隧道等结构物重点工艺施工的照片；其他具有保存价值的照片都均应收集归档。
5 凡是记录本单位主要职能活动和基本历史面貌；工作活动、重要会议、外事活动、重点工程、重要人物；上级领导和著名人物来本单位进行检查、视察、调研等工作或参加与本单位、本地区有关的重大活动；组织或参与处置的重大事件，包括重大自然灾害、重大事故、突发事件；建设前原始地形、地貌状况；工程整改前后对比；隐蔽工程、关键工序、桥梁隧道等结构物重点工艺的施工；具有保存价值的录音录像文件都均应收集归档。
6 对具有归档价值记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，并附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要内容。数码照片应按照《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）要求进行收集。(www.xing528.com)
7 图像电子文件、视频电子文件应主题突出，曝光准确、影像清晰。图像电子文件分辨率应达到200dpi以上，视频电子文件宜采用200万以上像素拍摄。
8 纸质文件数字化应满足《纸质档案数字化规范》（DAT31—2017）要求，应根据原件实际情况选择相应的扫描设备及设置相关参数，保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真。需采用彩色模式且扫描分辨率不低于200dpi，对于利用率较高的文件，扫描分辨率不低于300dpi进行扫描，扫描后的图像文件清晰可视效果应与原件一致。纸质文件数字图像应转换为OFD、PDF格式，满足数字图像的长期保存及利用。
9 对内容信息是由多个子电子文件或数据链接组合而成的公路工程电子文件，链接的电子文件或数据必须一并归档，并保证其可准确还原；当难以保证归档公路工程电子文件的完整性与稳定性时，可采取固化的方式将其转换为一种相对稳定的通用文件格式。通用文件格式可按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）的规定要求执行。
10 电子文件收集环节应对电子文件的来源真实性、元数据准确性、内容真实性、关联一致性、文件数量总量、元数据完整性、内容完整性、元数据可用性、软硬件环境、载体安全性、过程安全性等多方面对电子文件进行检测。
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