云南公路竣工文件编制与归档的基本要求

13.1.1　目的和意义

1　电子文件逐渐取代传统纸质文件成为工程建设项目的信息支撑，作为电子档案的基础，是档案信息化的保障，是档案信息化发展的必然要求。

2　采用电子文件形式归档，能够解决传统纸质档案保存复杂、占用空间大、检索难等问题。减轻建库负担，节省大量人力、物力和财力，减少归档单位档案编制的投入。

3　电子文件归档缩短了文件生成、归档到提供利用的流程，时效性更强、利用率更高，更加有利于资源共享。

4　利用计算机和通信线路流转、办理、审批电子文件，大幅度地提高办公效率、降低办公费用、节约资源、降低污染，实现办公自动化、无纸化的目标。

5　使档案管理范围扩展至电子文件生成、归档、移交、存储及利用等各个阶段。

6　促进档案信息资源的开发利用，促进档案部门服务方式的转变，促进档案学理论和实践的发展，为档案管理实现现代化打下基础。

13.1.2　基本要求

1　项目电子文件归档和电子档案管理应当遵循项目建设和信息系统运行的规律，坚持“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的管理原则。相关要求应符合《云南省交通运输厅办公室关于转发〈建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法〉的通知》中相关要求。

2　项目电子文件应当采用符合国家标准或能够转换成国家标准的文件格式，利于信息共享和长期保存。同时项目电子文件归档保存的格式应当符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47—2009）的相关要求。

3　各参建单位所采用的CA数字认证、电子签名等技术手段，应当符合《中华人民共和国电子签名法》《中华人们共和国密码法》及《云南省交通运输厅关于在交通运输建设项目管理中应用CA数字认证与电子签名的通知》要求。

4　工程电子文件形成单位及保管单位应采取措施，保证工程电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。

5　工程电子文件形成单位应建立与业务相衔接的电子文件管理信息系统，实现电子文件从形成到归档、保管、利用过程中电子文件及其著录数据、元数据的连续管理。电子文件管理信息系统建设应满足《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）中第五章节关于业务系统与电子档案管理系统的功能。

6　公路工程项目形成的工程电子文件、汇总资料应满足行政主管部门及工程质量安全监督机构监督检查的要求。

7　采用电子文件归档及电子档案管理模式的项目应处于在建阶段，同时项目管理信息化水平需较高，具备一定的档案管理信息化基础，采用电子档案管理系统并实现与项目文件管理业务系统的对接，具备电子档案接收、保管、利用等基础条件。

13.1.3　工作组织及职责

1　工作组织。

（1）项目电子文件和电子档案工作应纳入项目建设考核、工程合同管理、监理工作内容，各参建单位的竣工文件档案按照“谁形成谁负责”的原则，由电子文件的形成单位或部门负责，不得委托他人；

（2）应将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和项目领导责任制，纳入招投标要求，纳入合同、协议、纳入验收要求。协调相关部门为电子文件归档和电子档案管理的计划安排、人力组织、资金保障、质量监督提供支持；

（3）电子文件形成单位应加强对电子文件归档的管理，将公路工程电子文件的形成、收集、积累、整理和归档纳入公路工程建设管理的各个环节；

（4）应明确项目档案工作的分管领导，设立或明确与项目建设管理相适应的档案管理机构，配备满足项目档案工作需要的档案人员，并保持档案人员的稳定；

（5）应建立相关的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从工程电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证工程电子文件的产生、处理过程符合规范化要求；

（6）应采取安全防护技术措施，保证工程电子文件的真实性、有效性和完整性，并采取相应的技术措施采集电子文件及元数据信息；

（7）涉密电子文件的处理和保存应符合《中华人民共和国保密法》及国家相关的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策；

（8）项目文件资料、档案管理人员应经过公路工程电子文件收集、整理、归档等业务的专业培训；

（9）项目电子文件形成单位的档案部门负责监督和指导本单位项目电子文件的形成、收集、整理和归档，并定期向建设单位档案部门移交项目电子档案。

2　工作职责。

（1）建设单位

①建设单位在编制招标文件，并与参建单位签订合同或协议时应设专门条款，明确项目电子文件归档和电子档案管理责任，包括质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、储存介质、文件格式、相关费用及违约责任等内容。监理合同还应明确监理单位对所监理项目的电子文件和电子档案的审核责任；

②根据项目建设管理实际，制定项目电子文件归档和电子档案管理各项管理制度、规范、程序，提出电子文件业务系统及电子档案管理系统功能要求，并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施；

③应根据《建设项目档案管理规范》（DA/T 28—2018）、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发〔2010〕382号）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）等标准和行业有关要求，结合项目实际情况，确定项目电子文件归档范围、项目电子档案分类体系和保管期限表；

④应明确机构，具体负责本单位项目电子文件归档和电子档案的保管、利用、移交等工作，并对各参建单位的项目电子文件归档和电子档案管理工作进行检查、指导；

⑤工程项目开工后，在电子文件业务系统、电子档案管理系统等信息化管理平台完成工程项目注册，并设置建设、勘察、设计、施工、监理等单位及各参建人员操作权限。组织各参建单位在电子文件业务系统、电子档案管理系统等信息化管理平台的应用培训；

⑥收集和积累工程项目前期阶段、准备阶段、施工阶段、竣工验收等各阶段形成的工程电子文件，并进行整理归档。

（2）参建单位

①各参建单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作应自觉接受上级交通运输部门、档案主管部门、质监部门、项目法人单位的监督、管理和检查；

②各参建单位应指定一名总工程师或技术负责人进行分管电子文件、电子档案管理工作。针对扫描形成电子文件对应的纸质原件，需配备必要的设备，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、规范、系统和安全；

③各参建单位须明确有关岗位和档案管理人员的职责和要求，将电子文件的形成、收集和整理归档工作，纳入管理职责范围中，并作为一项指标进行考核。安排具有相关工程专业知识、项目档案收集、整理、归档的专职档案管理人员，并保持其稳定性；

④各参建单位须完成电子文件业务系统、电子档案管理系统等信息化管理平台使用单位和人员信息注册，建立电子签章信息；

⑤各参建单位按各自职责，在项目信息化管理平台完成公路工程电子文件的形成、流转、审查、签批、收集、整理、著录元数据、电子签章、立卷等工作；(www.xing528.com)

⑥各参建单位应当建立电子档案管理利用制度、采用有效手段，在保证项目电子档案方便快捷利用的同时，确保项目电子档案的安全；

⑦监理单位在做好监理文件材料收集、归档的同时，还应对施工单位电子文件形成、收集和整理归档工作进行监督指导和定期检查。针对监理文件和施工文件组卷归档的规范性、系统性、准确性、真实性、完整性做出真实评价，实事求是指出存在问题和整改要求；

⑧勘察、设计单位应严格按照电子文件归档范围，做好相关设计及设计变更文件材料的收集、整理、归档工作，同时还必须向项目法人提供与项目设计纸质档案资料完全一致，且文件格式和内容符合相关要求的电子图档文件。

13.1.4　信息化要求

1　电子文件业务系统要求

（1）应能支持电子文件形成或办理部门按照相关规范的要求，自动形成、捕获、收集、命名、整理文书、科技、专业等类应归档电子文件及其元数据；

（2）应具备电子文件管理及归档功能，并能够对项目电子文件形成与流转实施有效控制，保障其真实、完整和安全；能够在形成、流转过程中及时跟踪、检查和补充与项目设计、设备、材料、施工等变更相关的项目电子文件及其元数据；

（3）内置电子文件分类方案、保管期限和处置表等工具，支持以自动或半自动化方式完成保管期限鉴定、分类、命名和集中存储等电子文件整理业务；

（4）应按内置规则自动命名、存储电子文件及其组件，通过计算机文件名保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据之间的关联关系；

（5）应集成CA数字签名、电子签章、可信时间戳、区块链等技术手段，并且能够验证签名信息（签名版本、签名者、签名时间等）以及证书详情（颁布者、序列号、版本、主题等）的有效性，同时采取严密的安全保证措施，保证项目电子文件在形成和处理过程中遭受非法篡改，保证电子文件符合来源可靠的要求；

（6）应根据项目管理要求，内置电子文件办理、报审流程等业务流程，能够追踪资料文件流转情况。自动记录文件在填写、办理过程中对其进行的全部操作，如填表人、填表时间、审批人员、审批时间等全部信息，保证电子文件符合程序规范的要求；

（7）电子文件业务系统应内置国家有关工程施工、监理、测量、质评等方面最新的技术规范、标准和规程，系统自动与规范要求进行数据判断，保证数据的准确性；

（8）应根据云南省相关规范要求，内置完整、统一、标准的项目用表，内置表格间引用关系，实现数据一数一源，保证数据的可溯源性；

（9）电子文件业务系统应按照相关规范要求，内置电子文件结构、背景及其管理过程元数据信息库，向电子档案管理系统自动提交应归档电子文件及其元数据，同时保持电子文件内在的有机联系、电子文件与元数据之间的关联关系。

2　电子档案管理系统要求

（1）系统基本功能和扩展功能应满足《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）、《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194—2012）、《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T39784—2021）、《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）、《电子档案管理系统基本功能规定》（档办发〔2017〕3号）等规范及地方档案馆的相关要求；

（2）应具备电子档案管理配置功能，包括分类方案管理、档号规则管理、保管期限表管理、元数据方案管理、门类定义等功能；

（3）应具备电子档案管理功能，包括电子档案及其元数据的采集、登记、分类、编目、命名、存储、利用、统计、鉴定、销毁、移交、备份、报表管理等功能；

（4）应具备电子档案安全管理功能，包括身份认证、权限管理、跟踪审计、生成固化信息等功能；

（5）应具备系统管理功能，包括系统参数管理、系统用户和资源管理、系统功能配置、操作权限分配、事件报告等功能；

（6）应采用数字签名或数字时间戳等信息技术为电子档案的真实、完整、可靠和可用提供保障；

（7）应具备自动或半自动化接收电子文件业务系统提交的应归档电子文件及其元数据功能，能够按照同级国家档案馆要求生成电子档案及其元数据移交数据包；

（8）应具备纸质档案数字化功能以及纸质档案数字副本管理功能；

（9）系统架构应具备开放性，可实现与电子文件管理系统、办公自动化系统等业务系统互联互通、数据交换与共享。同时支持电子档案检测、电子档案格式转换、数据备份与恢复等第三方工具的功能集成；

（10）电子档案管理系统应根据《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70-2018）规范要求，设置电子文件接收检测机制，对接收的电子文件的内容、结构、背景信息进行检测，保证归档电子文件的真实性、完整性、可用性及安全性；

（11）电子档案管理系统应具备电子档案的聚合、分类功能，具备对电子档案类目结构进行调整、依据不同条件对电子档案进行排序，以卷、件等方式进行电子档案管理；

（12）应具备数据转换及封装功能，按照《电子文件存储与交换格式　版式文档》（GB/T 33190—2016）、《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48—2009）等相关规范的要求，生成移交数据包向档案主管部门移交；

（13）电子档案管理系统应具备将电子档案转换为符合国家长期保存和利用要求的功能，具备对电子档案格式转换过程相关信息的生成、维护与管理功能，记录转换后的文件格式、文件大小等信息；

（14）电子档案管理系统应具有检索、统计等功能，提供工程电子档案在线利用和信息服务。

3　基础设施要求

（1）信息化管理基础设施和信息安全设施应能保障电子档案管理系统的正常运行，满足电子文件、电子档案管理活动的实际需求；

（2）应为档案部门配备局域网、政务网和互联网等网络基础设施，各网络信息点数量应能满足电子档案管理工作的需要，网络性能应能适应各门类电子文件、电子档案传输、利用要求；

（3）应配备与电子档案管理系统以及各门类电子档案管理需求相适应的系统硬件、基础软件和存储、备份等设备；

（4）档案安全保障设施，包括杀毒软件、防火墙、入侵检测或入侵防御、离线存储介质管理软件、业务审计软件等设备。

4　安全管理要求

（1）信息化管理系统以及信息化基础设施、信息安全设施等各种设备的选型、采购应符合国家有关信息安全和知识产权保护等方面的规定；

（2）信息化管理系统部署、运行的网络应与互联网物理隔离，严格按照信息安全管理规定实施信息化管理系统与互联网设备之间的数据传输和交互操作；

（3）应建立信息化管理系统管理制度，明确管理职责和要求，规范操作行为。严格管理信息化管理系统的用户及其权限，定期查杀病毒，监控非授权用户的登录与操作行为；

（4）应制定并实施信息化管理系统应急处置预案，明确职责分工和保障措施，建立预防预警、应急响应和奖惩等应急处置机制。