9.2.1 文件材料组卷要求
1 建设单位应按照收集文件材料的范围，明确各部门工作分工、建立责任制，按第一部分综合文件、第二部分决算和审计文件、第五部分科研、新技术资料目录内容，将建设过程不同阶段的文件材料做好收集、归档工作。
2 文件归档应遵循文件的形成规律、形成过程，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，经过科学、系统整理而形成项目的档案。
3 “综合文件”及“决算和审计文件”原则上应是原件，其中有关立项审批等文件、有关征地拆迁的合同协议资料和相关数量资料，原件保存在相关主管单位的，可将复印件归档，但应在备考表中说明原件存放单位。
4 为将建设单位文件材料进行系统化整理，要做到分类科学，便于保管和利用。建设单位应做好文件材料预立卷的工作。
5 公路工程预立卷目录为样稿，建设单位根据工程项目规模和特点，按项目全部工程及单位、分部、分项工程划分顺序详细编制本项目的预立卷目录。
6 在资料收集整理基本完成后，完善预立卷目录，应对分册、卷号进行调整。
7 建设单位预立卷目录详见“附件1建设单位文件材料收集与组卷”。
9.2.2 第一部分综合文件目录说明
1 第一册立项文件：建设单位应及时将立项审批的文件收集齐全，根据审批事项内在联系整理、归档。第八分册中的“其他文件材料”，内容包括建设单位“建设单位组建文件、任命文件”；立项审批文件中所包含的全套资料，如逐级审批文件、逐级报请文件、专家意见及签到表、方案（报告）等。
2 第二册勘察、设计文件：项目勘察设计单位负责将工程勘察、初步设计及审批文件、专家审查意见及会议纪要、两个阶段施工图设计及审批文件在项目开工后及时收集齐全，按设计的不同阶段和专业分类整理、归档。第二册第一分册中的“工程勘察资料”，内容包括建设过程中的地勘补充资料。
3 第三册工程准备文件：征地拆迁批文、合同协议、征用土地数量一览表、拆迁数量一览表在交工验收前由建设单位或征迁办理单位完成填报，其他文件在文件形成后由建设单位及时收集齐全，按照审批事项及相关手续办理过程分类整理、归档。
4 第三册征地、拆迁文件中“合同协议”是征用人与省、州（市）、县（区）签订的协议，不包括承包人临时用地协议。
5 第四册工程招投标及合同文件中未中标的投标文件由项目法人单位保管，保存期限为项目审计完成。
6 第五册工程管理文件第二分册中“项目管理文件”，是指建设单位制定的项目管理办法。建设单位设置总监办的，所形成的监理规划归入该分册。
7 第五册工程管理文件第三分册中建设管理往来文件，是指建设单位按照来文主体、文件所反映问题（质量、安全、进度、合同等文件）的有机联系和时间顺序分类整理、归档。
8 第六册第三方检测资料第一分册中“中心试验室抽检及验证资料”，是指由建设单位的中心试验室，对工程建设进行试验抽检或验证的资料。
9 第六册第二分册至五分册中“专项检测资料”，是指由建设单位通过委托和招标的第三方专项检测单位对工程建设进行试验抽检或验证的资料。
10 第七册中竣工工程交接表，由施工单位按《附录B工程交接表》进行填报，建设单位编制归档。
11 第九册中交（竣）工验收总结报告，指设计工作报告、监理工作总结报告、施工单位总结报告及质量监督报告，由监理、施工及质量监督单位在交工验收前提交项目法人单位。设计单位应在竣工验收前向项目法人提交设计工作报告，接管养护单位应在竣工验收前向项目法人提交项目使用情况报告。
12 第九册交、竣工验收文件均由建设单位按时间、专业负责收集整理、归档。(www.xing528.com)
13 第十册工程管理照片、音像资料。
（1）音像资料：
①声像资料由建设单位统一收集和编制，其他参建单位在竣工文件中不存放该资料；
②反映公路工程建设项目的重大活动，如招投标仪式，质量大检查等形成的录音、录像资料；
③上级领导视察公路工程项目的录音、录像资料；
④记录公路工程建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像资料；
⑤音像档案：应按形成时间顺序排列，分别编写流水号；音像档案要刻录成光碟。
（2）照片资料：
①归建设项目管理过程的主要图片资料，同音像资料的要求；
②文字说明：时间、地点、图片说明、摄影（拍摄）者；
④工程照片按《云南省公路工程建设用表标准化指南（2019版）》C02工程照片格式编制。
14 第二部分决算和审计文件第一册中支付证书为每期支付证书及支付报表（不含中间计量单）。建设单位应每月以合同段为单元收集、归档中期计量支付报表。
附件1：建设单位文件材料收集与组卷
第一部分 综合文件
第一部分 综合文件
第一部分 综合文件
第一部分 综合文件
第二部分 决算和审计文件
第五部分 科研、新技术资料
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