9.1.1 收集的基本要求
1 参建单位应按照收集归档责任分工，遵循“谁形成谁负责谁归档”的原则，及时、准确、完整、系统地收集和整理各自承担的相关文件材料，并进行价值鉴定、分类、整理、编目，实行预立卷制度。
2 参建单位应制定节点目标，加强项目文件材料过程管理，实现从项目文件材料形成、流转到归档的全过程管理。
3 项目建设过程中形成的、具有查考利用价值的各种载体文件材料均应收集齐全，归入公路工程档案。收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。
4 公路建设项目文件材料应按文件材料形成的先后顺序和批准的单位工程、分部工程、分项工程划分标准收集整理，遵循项目文件材料的形成规律和完整性特点，分类科学，组卷合理，保持卷内文件的有机联系，便于保管和利用。
5 参建单位应按附件1、附件2、附件3所列文件材料内容收集整理，避免重复归档。如建设单位围绕质量控制、进度控制、费用控制和安全生产管理等印发的普发性文件，以业主归档为原则；监理单位与施工单位同时形成的同一内容的相同文件，以施工单位归档为原则。
6 参建单位应按照各自收集文件材料的范围，明确分工、建立责任制，按预立卷目录内容和单位、分部、分项工程划分，做好建设过程不同阶段文件材料的收集整理和归档工作。
7 项目文件材料收集、整理应规范化，坚持将同一份文件材料的请示及批复、指令及回复、整改回复及通报放在一起，便于管理和查找。
8 “监理资料”和“施工资料”应与竣工工程相符。
9.1.2 项目文件材料预立卷
1 为将公路建设项目文件材料进行系统化整理，文件材料的编制单位应按职责范围做好所属部分文件材料的预立卷工作。
2 建设过程中形成的文件材料，按照交通运输部关于文件材料系统化排列的要求和“谁形成谁负责”的原则，及时按预立卷整理归档。
3 本《手册》中预立卷目录只是样稿，建设单位、施工单位和监理单位应根据工程项目规模和特点，在施工准备阶段按单位、分部、分项工程划分顺序编制预立卷目录。
4 在预立卷的基础上进行资料收集整理，完善预立卷目录，调整分册，落实卷号，拟定《总目录》《案卷目录》，并报建设单位审定。
5 预立卷目录（样稿）详见本章第二节、第三节、第四节。
9.1.3 组卷的基本要求
1 按本章第二节、第三节、第四节要求，预立卷收集、整理基本完成后，完善预立卷目录，按册、分册、卷进行组卷，组卷完毕后，填写《总目录》《案卷目录》。
2 在预立卷的基础上，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化文件材料整理组卷，要求分类科学，便于保管、查找和利用，利于全省统一的网络管理。(www.xing528.com)
3 文件材料组卷要点。
（1）文件材料按预立卷确定的册号和内容进行组卷，册号为固定号，不得因工程缺项而改变册号。册以下设分册，分册以下设卷，分册和卷号根据篇幅据实调整；
（2）每册资料超过一盒的设分册；每分册资料超过一盒的设卷。如每册不足一盒的可与下一册合并，但册名必须加以注明；
（3）分册数量的编号只对册，卷数量的编号只对分册；
（4）卷内文件材料排序：内封面—卷内目录—文件材料—备考表；
（5）文件材料组卷厚度：应根据资料的篇幅和不同档案盒厚度进行组合存放，不允许大盒少装和小盒超装（如4cm厚的档案盒，A4纸一般为300张左右）；
（6）档案盒厚度：一般采用2cm、3cm、4cm的标准档案盒；对已装订成册的文件材料，如竣工图、设计文件、招投标文件等可选用相适应的档案盒；
（7）已属装订成册的文件材料，如设计文件、招投标文件、工程报告等应保持原有形态，在“卷内目录”的“页次”栏填写总页数（与文件材料页号末位数相符）。
9.1.4 归档文件材料的质量要求
1 公路工程项目文件材料是公路工程重要的档案资料，文件材料的收集、整理、立册组卷应严格按照国家、部关于档案管理的相关规定执行。形成的归档材料要能全面、准确、清晰地反映竣工工程的实际情况，力求统一、规范，从基础资料到格式实行标准化管理。
2 收集归档的项目文件材料应为原件。其中供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章；热敏纸传真件，需彩色复印保存，复印件应清晰；小于A4纸规格的出厂证明、出厂合格证等应彩色扫描并打印在A4纸张上；书写材料应符合耐久性要求。
3 归档文件材料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
4 形成的文件材料统一采用A4纸张，竣工图表一般采用A3纸张；纸张应采用80g标准书写纸张，pH7.5～9.5，不透明度大于等于85%，纸张白度在85%～90%。
5 形成的文件材料的纸张边距宜为：左（装订线位置）2.5cm，右1.5～2.0cm，上、下均为1.5～2.0cm。
6 卷内文件材料页码的位置：单面书写的文件材料，在右下角编写页码；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页码；案卷封面、卷内目录、备考表不编写页码。
7 页码从卷内文件材料开始编写，每卷单独编号，页号从“1”开始。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
