资料整理与分类，确保志书质量和资料利用

对于资料内容的整理，中国历史学家梁寒冰在《整理旧方志与编纂新方志刍议》一文中明确指出：“……经过一番去粗取精、去伪存真的改造制作功夫，分门别类地进行科学的整理和编辑，才能作为编纂新志书的重要依据之一”[2]。其具体方法，我们可以从下面三个方面进行：

1.建立资料卡片。（1）大量的资料是靠一点一滴积累起来的，这一点一滴的积累要使用统一的资料卡片，以便使用和归档。资料卡片要注明建卡人、建卡时间、页序、卡片编号及类别。（2）资料卡片必须是一事一卡。这个“事”，一般是篇章节目的“目”或者“子目”，一张卡片只记一个“目”或者“子目”的事。（3）资料卡片必须完整，要有摘抄的问题和内容。（4）要注明资料的来源和出处，包括卷宗字号、文件名称、发文单位、时间或者书名、作者、版本、卷册页码等。（5）要忠于原文原意，不能断章取义。（6）要认真细致，核对清楚，保证准确无错。（7）有复印件或者照片的资料，可将复印件或者照片附贴在资料卡后面。

2.对资料卡片分类归档。对资料卡片的整理，关键在于科学分类，否则就杂乱无章，难于利用。分类方法：（1）按时间分类。（2）按内容分类。（3）按志书的篇章节目分类。(www.xing528.com)

3.编纂资料长编。所谓资料长编，就是将收集到的许多原始资料，进行筛选、鉴定、编排和整理，汇集成册。资料长编的编纂，是收集资料的最后一道工序，是一项基础性的工作，是修志的一个重要环节，也是确保志书质量、充分发挥资料作用的一项重要措施。通过对资料长编的编纂，一是便于熟悉资料。二是可以发现资料缺漏，进行及时补救。三是有利于进行编写。四是有利于总纂和评审验收。一部志书，成于众人之手，要经过主编总纂，还要经过评稿审稿，有了资料长编，就有了依据，便于总纂和评审验收时修改补充和核实。五是有利于资料的保存和利用。在编纂资料长编方面，我省白山市地方志办公室的做法值得借鉴。