职业院校档案管理服务工作中的问题-竞新集

1.档案利用率低

职业院校档案利用率低，且各类档案的利用率不均衡。对职业院校各类档案的使用状况进行调查发现，教学成绩相关类档案的利用率达到70%，科研文章类档案为10%，党团类档案为2%，行政类档案为10%，财会、实物类档案为8%。

档案管理人员对档案微信公众平台的推广力度较小，很多学生、教师都不了解具体的功能；平台提供的服务较少，分类不明确，在进行档案信息查询时，用户不能及时反馈信息。

科研信息在推送中会出现安全问题。由于平台建设水平较低，一些用户会散播有害信息，或对科研信息进行篡改，导致信息的真实性下降，为学校的档案管理带来较大的问题。

档案信息在传递过程中会出现一些无法识别的信息，对用户产生不利影响［3］。

2.档案管理服务形式单一

职业院校档案管理服务形式比较单一，一般只提供面对面的档案信息查询服务，在网络上建设档案馆的学校很少，不能满足远程用户的档案信息需求。在档案信息的提取上，主要停留在档案复印阶段，或通过开设证明来查阅档案信息，这种方法的工作效率较低，满足不了师生需求和社会需求。(www.xing528.com)

3.档案管理手段落后

虽然我国信息科技得到较快的发展，但是还有相当一部分职业院校在管理档案时沿用传统的方法，即人工管理。在进行必要的档案查找时，由于档案过多，查找效率低，严重影响了学校档案管理的工作效率和工作质量，影响了档案的使用率，不利于学校工作的顺利开展。

4.档案管理人员素质低

现在职业院校一般会建设档案管理信息服务平台，但部分领导对档案管理信息服务平台建设的认识不足或者不重视；在选择管理人员时，一般门槛较低，管理人员专业素质不高；由于科研档案专业性较强，且包含很多专业名词，管理经验不足、专业性不强的教师在进行管理时，会出现工作效率低、信息传送慢的状况，推送的信息质量也没有保障，使平台的建设、发展出现较大的问题。

此外，档案管理人员的服务意识较差，不能对用户咨询的情况及时进行回答，或者工作的热情不高；在进行档案管理的过程中，较少关注社会需求；不注意沟通，对用户的实际需求不了解，使得档案需求群体对档案管理服务工作的期望值不高；不重视服务方式，工作散漫，不尊重档案信息需求者，使档案管理服务的效果不好。