甘肃省检验检疫档案管理成果

甘肃局档案工作始于1957年，1986年正式起步。甘肃检验检疫机构的档案主要包括文书档案、科技档案、财会档案、声像档案、商品档案和实物档案。文件归档遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，归档分类采用保管期限—年度—组织机构分类法，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化。编制了归档文件目录、案卷目录、全宗档案存放索引、文件字号索引等。经过20多年的发展，档案收集、管理和利用制度不断完善，档案基础设施建设不断加强，档案工作逐步走向标准化和科学化。

一、档案建设

1957年兰州商检处的文书档案均由甘肃省外贸局管理，处内仅存商品检验业务概况月报表、出口商品检验结果登记表。由于机构和体制的多次变迁，加之基础工作制度不够健全，文件材料管理不善，档案工作几乎空白。1981年，甘肃局建立了档案借阅、查阅登记册，但档案管理工作一直不受重视，文件资料散失严重。1986年，甘肃局开始进行档案资料的抢救、收集、整理工作，共整理装订了从1976年—1986年的文书档案59卷，机关档案工作正式起步。

1988年，《中华人民共和国档案法》颁布实施后，甘肃商检局档案工作逐渐步入正轨。1989年局机关搬迁至大雁滩245号后，甘肃商检局正式设立档案室，加强了文件材料的管理和立卷归档工作，案卷数量有了很大增加。同年，甘肃商检局获得甘肃省档案局颁发的“机关档案管理省二级”证书。1991年，甘肃商检局制定了《甘肃商检局机关档案管理实施办法》《档案工作人员岗位责任制》等7项制度，档案管理与利用逐渐走向制度化。同年，根据国家商检局统一部署，甘肃局开展了档案室上等级工作，对历年的150多卷档案材料重新进行了归类整理。为确保工作顺利开展，甘肃商检局专门调配了一名具有大专学历的助理馆员作为专职档案人员，并添置了照相机、复印机、录音机、微机、灭火器、干湿度计、吸尘器、防尘窗帘、手电钻、切纸刀等必要的设施，制定了《甘肃商检局文书档案分类方案》《文件材料归档和不归档的范围》《保管期限表》等一系列管理办法和制度。经过几个月的努力，共整理装订1957年—1990年各类档案736卷，编制全引目录、案卷目录和卷内文件目录等检索工具。经过检查验收，1992年，甘肃商检局机关被甘肃省档案局评为“甘肃省机关档案管理二级单位”。

1999年甘肃检验检疫局成立后，接收了原商检档案2218卷、原兰州动植物检疫局档案470卷、原兰州卫生检疫局档案411卷，共计3099卷。其中，文书档案1648卷，会计档案1167卷，科技档案284卷。

2000年2月，甘肃检验检疫局印发了《甘肃出入境检验检疫局档案管理办法》，明确了局机关的档案管理原则：文书档案由档案室统一立卷、统一管理；财物、基建、科研、统计等专门档案由主办处室分头立卷，确定密级和保存期限后于次年6月底前移交档案室统一管理；商品档案（证书单据等）由各处室分头立卷，自行保管，按年度向档案室提交档案目录；人事档案由人事处单独管理；各地区局的档案业务除受省局办公室指导外，还应受到当地档案机关的监督和管理。

2001年3月，为迎接国家检验检疫局和国家档案局在检验检疫系统开展档案管理考核验收工作，甘肃检验检疫局按照《检验检疫系统档案管理考核验收标准》，对三个分支局开展了档案工作检查，重点检查了档案工作中的行政管理、文书工作、基础设施、业务建设、开发利用5个项目。

截至2002年底，甘肃局档案室共接收移交档案4个全宗，即：甘肃出入境检验检疫局、原甘肃进出口商品检验局、原兰州动植物检疫局、原兰州卫生检疫局。库存各类案卷共3603卷，其中检验检疫文书档案590卷；原商检文书档案1114卷，科技档案161卷，会计档案856卷，声像档案中录音、录像带头48盘，照片526张；原动检文书档案281卷，科技档案33卷，会计档案156卷；原卫检文书档案252卷，会计档案154卷。收集各类业务资料89本。

2003年，根据甘肃省档案局关于《甘肃省各级机关档案上等升级试行办法》，甘肃检验检疫局开展了档案上等升级活动，经省档案局检查验收，评为档案管理一级单位。

2004年，质检总局办公厅档案工作检查组对甘肃检验检疫局的档案管理工作进行了检查。

2006年4月，甘肃检验检疫局印发了《实物档案管理办法》，规定本局实物档案主要包括上级领导机关颁发的奖状、奖杯、奖旗、荣誉证书，以及本局与外界交往活动中接受对方赠送的牌匾、锦旗、古玩、字画及其他能够长期保存的物品。实物档案由局荣誉室集中管理，档案室编制目录。6月，印发了《甘肃检验检疫局电子文件归档与电子档案管理办法》，明确了电子文件的形成、积累、保管和整理由电子文件的形成部门负责，电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。

2006年，甘肃省档案局对甘肃检验检疫局档案管理工作进行了检查。

2008年，根据国家档案局令《机关档案文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号），甘肃检验检疫局编制了《甘肃检验检疫局文件材料归档范围和保管期限表》。

随着甘肃检验检疫事业的逐步发展，甘肃检验检疫局文书档案数量不断增加。2009年，甘肃检验检疫局开始开展档案信息化建设，通过与计算机公司合作，完成了OA系统到档案信息化系统的直接归档，实现了档案查询、档案统计、档案全文检索的自动化。同时，对约10万张原始的纸质档案进行了图像扫描、数据挂接、备份及导入，实现所有历史纸质档案到电子化档案管理的转化。

截至2010年底，甘肃局档案室共配备档案密集架10列、文件柜6组、音像防磁柜1台，内存4个全宗，文书档案10084卷（件），会计档案2274卷（册）。

二、档案编研(www.xing528.com)

随着档案管理工作逐渐步入正轨，自20世纪80年代开始，甘肃检验检疫机构开始加强档案编研工作。主要包括年鉴、志书和大事记三个方面。

1984年，国务院发布《中华人民共和国进出口商品检验条例》，甘肃商检工作进入检验把关和监督管理并举的改革新时期。1987年，为了积累工作经验，检阅改革成果，进一步改进工作，甘肃商检局编印了甘肃商检发展史上第一部年鉴——《甘肃进出口商品检验年鉴1986》。这本年鉴32开本，通过文件选编的方式，汇总了国务院、经贸部、国家商检局、甘肃省政府、甘肃商检局关于商检工作的文件50余份，并对甘肃商检机构的发展历史、历年检验情况、固定资产状况进行追溯，为甘肃检验检疫工作的发展理清了脉络，具有重要的史料价值。1988年的《甘肃进出口商品检验年鉴1987》在综合汇编的基础上突出了进出口商品质量监督管理工作会议、联合技术职务聘任等3个专题，并增加了人员、科研、签证、收费等内容。至1992年，《甘肃进出口商品检验年鉴1991》主要栏目基本固定，共包括工作安排、检务工作、检验管理、监督管理、科技工作、人事工作、党的建设、思想教育、廉政建设、档案管理、资产管理、工作报告、商品质量分析、检验业务统计、商检公司、标准资料、商检纪事、宣传报道等18个方面。截至1999年“三检”合一前，甘肃商检局共编发《甘肃进出口商品检验年鉴》13本。1999年甘肃检验检疫局成立后，继续编发《甘肃出入境检验检疫局年鉴》。《甘肃出入境检验检疫局年鉴1999》加入了动植物检疫和卫生检疫的内容，对机构改革相关文件进行了全面的收录。由于内容增多，版面扩大为16开本。《甘肃出入境检验检疫局年鉴2000》的内容进一步扩大，增加了3个分支机构专栏，收录了政策研究论文7篇，印刷装帧更加规范美观。2002年，由于资金和人力等原因，《甘肃出入境检验检疫局年鉴》编纂工作告停。

1986年，根据《1986—1990年甘肃地方志编纂规划》，甘肃省启动《甘肃省志》编纂工作。作为甘肃省对外经济贸易委员会的成员，甘肃商检局承担了《甘肃省志•外经贸志》中第八篇《进出口商检业务》的编纂任务。全篇共四章11节，分别为《商检的发展历史与体制变化》《甘肃商检工作遵循的基本政策规定与实施检验的商品种类》《商品检验机构的职能和任务》《进出口商品检验业务的程序和方法》。《甘肃省志•外经贸志》1993年完稿，2000年底通过终审，2002年3月出版印刷。

2000年，国家检验检疫局启动《中国出入境检验检疫志》编写工作，要求各直属检验检疫局提供检验检疫发展相关资料。10月9日，甘肃检验检疫局成立编纂委员会，为《中国出入境检验检疫志》搜集、提供、撰写甘肃“三检”工作情况，同时为《甘肃出入境检验检疫志》的编纂做好资料搜集工作。2001年3月22日，根据全国检验检疫系统修志工作会议精神，甘肃检验检疫局启动《甘肃出入境检验检疫志》编纂工作，成立修志工作领导小组和修志办。2001年6月印发编纂实施方案，2002年3月修改定稿，2002年9月成稿付梓。全志共60万字，分为《机构》《商品检验》《动植物检疫》《卫生检疫》《检务管理》《科学与技术》《行政管理》《精神文明建设》八章，38节，并收录了国家、甘肃省有关检验检疫法律法规和商品种类表30个。《甘肃出入境检验检疫志》是中华人民共和国成立以来甘肃省第一部全面、系统记载甘肃出入境检验检疫工作发展的专业史，为研究甘肃检验检疫工作留下了珍贵的资料和数据。

2008年，国务院启动《汶川特大地震抗震救灾志》编纂工作，国家质检总局被列为承编单位之一，专门成立了编纂工作领导小组，于2009年4月启动编纂工作，并要求四川、陕西、甘肃、重庆地方两局同步成立编纂领导小组办公室，做好资料长编的编写工作。2009年4月，甘肃检验检疫局成立编纂工作领导小组，8月完成资料长编的编写工作。在上报总局的同时，将资料长编编印成册，定名为《甘肃出入境检验检疫局汶川特大地震抗震救灾志》（资料长编）。全志共六章18节，收录照片46张。从严格意义上说，这本书无论是体例格式还是行文规范都与志书的要求相去甚远，但作为资料仍然具有一定的存史价值。

自“三检”时期，甘肃检验检疫机构就认真开展大事记编写工作，自1986年—2010年，坚持每年编发大事记归档。

三、档案利用及典型实例

在做好档案收集的同时，甘肃检验检疫机构一手抓档案管理现代化，不断完善档案检索系统，一手抓转变职能，做好查阅接待工作，努力提升档案利用效果，为相关单位及检验检疫部门自身制定规划、实行科学决策、进行经济活动、开展诉讼、编史修志及干部晋级调资等一系列活动提供了大量可靠的依据。比较典型的有：

2001年，在《甘肃出入境检验检疫局志》编写期间，修志办公室68人次从局档案室查阅原甘肃商检局、兰州动植检局和兰州卫生检疫局档案336卷次。11月，建设银行拱星墩办事处从甘肃局档案室复印有关贷款合同，顺利通过了建设银行西北分行的审计。

2003年，为人事部门提供了原兰州卫检局人事劳资报表，为1名同志明确了职务待遇。

2004年，在甘肃检验检疫局中心实验室分析仪器室改造中，经查阅基建档案，节约基建资金20余万元。

2005年，在申报国家级精神文明建设工作先进单位期间查阅了1996年—2004年有关文书档案、声像档案30余卷，确保了申报工作取得成功。在中心实验室阳光温室改造工程中查阅办公楼基建档案4卷，确保正常开工建设，并节约经费10万余元。

2006年，在甘肃检验检疫局诉兰州军区房地产管理局购房合同纠纷案中查阅卫检局综合类卷与新兴公司卷，为诉讼取证提供了帮助。

2009年，在局办公大楼维修改造过程中查阅复印相关基建档案提交地勘院，节约地勘费用5万元。在土地所有权核实过程中提供基建档案中的土地使用证，节约数千元费用。

2010年，在基建工作中查阅办公大楼的消防验收材料，简化了报批审核程序，降低了基建成本。财务部门查阅会计凭证档案，明确了职工药费报销情况和聘用人员养老保险缴纳情况。