项目信息门户：1.4.3PIP

项目信息门户是基于互联网技术为建设项目增值的重要管理工具,是当前在项目管理领域中信息化的重要标志。但是在工程界,对信息系统(Information System)、项目管理信息系统(Project Management Information System,PMIS)、一般的网页(Home Page)和项目信息门户(Project Information Portal,PIP)的内涵尚有不少误解。应指出,项目管理信息系统是基于数据处理设备的、为项目管理服务的信息系统,主要用于项目的目标控制。由于业主方和承包方项目管理的目标和利益不同,因此它们都必须有各自的项目管理信息系统。管理信息系统(Management Information System,MIS)是基于数据处理设备的信息系统,但主要用于企业的人、财、物、产、供、销的管理。项目管理信息系统与管理信息系统服务的对象和功能是不同的。项目信息门户既不同于项目管理信息系统,也不同于管理信息系统(图1-8)。

图1-8　项目信息门户与管理信息系统、项目管理信息系统

(1)项目信息门户的概念

门户是一个网站,或称为互联网门户站(Internet Portal Site),它是进入万维网(World-Wide Web)的入口。搜索引擎(Search Engine)属于门户,Google和腾讯也是门户,任何人都可以访问它们,以获取所需要的信息,这些是一般意义上的门户。但是,有些是为了专门的技术领域、专门的用户群或专门的对象而建立的门户,称为垂直门户(Vertical Portal)。项目信息门户属于垂直门户,不同于上述一般意义的门户。

项目信息门户是项目各参与方信息交流、共同工作、共同使用和互动的管理工具。

众多文献对项目信息门户的定义有不同的表述,综合有关研究成果,可对项目信息门户作如下的解释:项目信息门户是在对项目全寿命过程中项目参与各方产生的信息和知识进行集中管理的基础上,为项目参与各方在互联网平台上提供一个获取个性化项目信息的单一入口,从而为项目参与各方提供一个高效率信息交流(Project Communication)和共同工作(Collaboration)的环境。

就建设工程项目而言:

①“项目全寿命过程”包括项目的决策期、实施期(设计准备阶段、设计阶段、施工阶段、动用前准备阶段和保修期)和运行期(或称使用期、运营期)。

②“项目各参与方”包括政府主管部门和项目法人的上级部门、金融机构(银行和保险机构以及融资咨询机构等)、业主方、工程管理和工程技术咨询方、设计方、施工方、供货方、设施管理方(其中包括物业管理方)等。

③“信息和知识”包括以数字、文字、图像和语音表达的组织类信息、管理类信息、经济类信息、技术类信息及法律和法规类信息。

④“提供一个获取个性化项目信息的单一入口”指的是经过用户名和密码认定后而提供的入口。

(2)项目信息门户的类型(www.xing528.com)

项目信息门户按其运行模式分类,有如下两种类型。PSWS模式(Project Specific Website):为一个项目的信息处理服务而专门建立的项目专用门户网站,也即专用门户。ASP模式(Application Service Provide):由ASP服务商提供的为众多单位和众多项目服务的公用网站,也可称为公用门户。ASP服务商有庞大的服务器群,一个大的ASP服务商可为数以万计的客户群提供门户的信息处理服务。国际上项目信息门户应用的主流是ASP模式。

项目信息门户可以为一个建设工程的各参与方的信息交流和共同工作服务,也可以为一个建设工程群体的管理服务。前者侧重于一个建设工程(即Project)各参与方内部的共同工作,而后者则侧重于对一个建设工程群体(Program)的总体和宏观的管理。由于这两种类型的项目信息门户建立的目的不同,其具体的信息处理也有些差别。

国际上有许多不同的项目信息门户产品,其功能不尽一致,但其主要的核心功能是类似的,即:

①项目各参与方的信息交流(Project Communication)。

②项目文档管理(Document Management)。

③项目各参与方的共同工作(Project Collaboration)。

(3)用户

正如前述,项目参与各方包括政府主管部门和项目法人的上级部门、金融机构(银行和保险机构以及融资咨询机构等)、业主方、工程管理和工程技术咨询方、设计方、施工方、供货方、设施管理方(其中包括物业管理方)等都是项目信息门户的用户。从严格意义上讲,以上各方使用项目信息门户的个人是项目信息门户的用户。每个用户有供门户登录用的用户名和密码,系统管理员将对每一个用户使用权限进行设置。

需要指出的是:对一个建设工程而言,业主方往往是建设工程的总组织者和总集成者,一般而言,它自然就是项目信息门户的主持者,当然,它也可以委托代表其利益的工程顾问公司作为项目信息门户的主持者。其他项目的参与方往往只参加一个建设工程的一个阶段,或一个方面的工作,并且建设工程的参与方和业主,以及项目参与方之间的利益不尽一致,甚至有冲突,因此,它们一般不宜作为项目信息门户的主持者。

(4)项目信息门户实施的条件

项目信息门户的实施是一个系统工程,不仅要重视其技术问题,还应重视其与实施有关的组织和管理问题。应认识到,项目信息门户是一种技术工具和手段,它的实施将会引起项目实施在信息时代进程中的重大组织变革。组织变革包括政府对项目管理组织的变化、项目参与方的组织结构和管理职能分工的变化,以及项目各阶段工作流程的重组等。

项目信息门户实施的条件包括:组织件、教育件、软件及硬件。其中,组织件起着支撑和确保项目信息门户正常运行的作用,因此,组织件的创建和在项目实施过程中动态地完善组织件是项目信息门户实施最重要的条件。