公文写作：规范、完整、高效

职场升职，似乎是一件很难的事情。但是，细微处见精神。许多时候，也许就一个小细节，就让领导对你刮目相看，你的升职之路就很畅通了。小小的公文写作有时并不受重视，然而，有时候说不定它就是你升职的秘密武器呢。

文书礼仪涉及各行各业的礼仪规范，是职业交往中必不可少的关键环节。在特定的时间内，及时准确的礼貌文书，可以表现个人及企业的良好风范。文书礼仪还包括一般的书信礼仪，对个人而言，则体现了其基本的文化素质。因此，无论从事什么职业，都应该了解文书礼仪，在纸面上做到礼貌周到、有礼有节。

（一）公文的含义

公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。

公文按性质可分为通用公文和专用公文两大类。

通用公文从文种上划分，可分为行政公文和事务公文。根据2000年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定，行政公文有以下13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。事务公文包括：计划、总结、调查报告、领导讲话稿、典型材料等。

专用公文指具有专门职能的机关在专门的领域中形成、使用的书面材料，具有专指内容、特定格式。主要包括：财经文书（市场调查报告、经济合同）、司法文书（起诉书、判决书、笔录）、外交文书（国书、照会、护照、条约）及军用文书等。

（二）企业公文

1.企业通用公文的种类

（1）请示。向上级部门请求请示、批准的事项。

（2）报告。向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。

（3）决定。对公司重要事项或重大活动做出安排。

（4）决议。经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。

（5）批复。上级答复下级的请示事项。

（6）通告。在公司范围内公布应当遵守或周知的事项。

（7）通知。传达和批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。

（8）通报。表彰先进，批评错误，传达重要情况。

（9）函。对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。

（10）会议纪要。记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。

2.企业专用公文的种类

备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事。

3.企业公文格式要求

（1）发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。

（2）收文机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位；需同时报送另一个上级部门的，用“抄报”；对同级或下级则用“抄送”。

（3）标题：对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。

（4）正文：公文的主体部分。

（5）发文机关：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。

（6）公文日期：包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印制日期为准，重要公文以签发日期为准。

（7）公文印章：加印在发文日期中间。

（8）密级：保密文件注明密级。

（9）附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。

4.企业对外行文处理程序

（1）拟稿。由具体承办人员起草，并由部门负责人审核。对外发文一般以公司名义发文。在各分、子公司有必要发文时，在公司后加下属企业全称。发文稿必须符合公文种类、格式使用规范。文稿用蓝黑墨水书写。

（2）核稿。拟稿完毕后填写发文拟稿单，一并送各级领导审核。审核有问题时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。

（3）签发。由有关领导审核签发，明确签署意见、姓名、日期。

（4）编号。由行政部统一编排发文字号。

（5）缮印、校对。急件应先行处理，保密件应由专人打印。打印后的校样、废纸、蜡纸等应妥善处理。校对专人处理，以原稿为准，重要文件多人校对。打印、校对责任人签名。

（6）盖章、发文登记。在校对完毕无误、规范的文件上统一盖印。填写登记簿。

（7）封发。发文工作由行政部门负责。查验无误后信件封口，填写准确，注明急件、密级。

（三）公文的格式要素

公文具有规定的格式，要按规定的格式写作。这样可以保证公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高工作效率。

公文的格式要素一般包括：

1.发文机关（版头）

发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。版头是发文机关的标记，目前我国使用的公文版头有以下三种：

（1）由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“北京市人民政府文件”。

（2）由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称“小版头”。例如，“××市教育委员会（函）”。

（3）印有发文机关全称的公函纸作为版头。几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有联合行文机关的版头。

2.份号

份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，位于版头左上角，用阿拉伯数字标识，用以掌握每份公文的流向。绝密、机密公文应标明份号。

3.秘密等级

公文的秘密等级分为“绝密”“机密”“秘密”三种，标注在版头左上角“公文份号”之下。其具体标识为“★”，“★”前标密级，后标保密期限。

4.紧急程度

紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为“特急”“急”两种，标注在版头左上角“秘密等级”下。

5.发文字号

发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。其中发文年度用六角括号括入。如国务院2008年制发的第12号文件，发文字号为“国发〔2008〕12号”。发文字号位于版头与红线之间的正中处，用公函纸制发的，位于标题右上侧。

6.签发人

签发人与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长名义发布的公文，由其签名或加盖签名章后才能发出。签发人则有两种情况：一是指机关负责人在审定文稿后签上姓名表示同意印发；二是报送上级机关的请示、报告，必须注明签发人。这里指的是后一种情况，签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧：“签发人：×××”。

7.标题

公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线做区别标志。如果一份公文没有版头，标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中位置。

公文标题由发文机关名称、公文主题（事由）、文种三部分组成。例如，《国务院关于加强高等学校毕业生就业工作的决定》，这里“国务院”是发文机关，“关于加强高等学校毕业生就业”是事由，“决定”是文种。事由一般都用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构。

8.主送机关

主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。除直接面向社会发布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。

9.正文

正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后，提行空两格书写。

10.附件

附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文做补充说明或提供参考资料。附件附于正文之后。

11.印章

印章是机关权力的象征。公文加盖印章，是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要“骑年盖月”。印章要清楚、端正。联合上报的非法规类公文，由主报机关加盖印章，但在首页要注明会签机关的签发人姓名。联合下发的公文，都应加盖印章。

12.成文时间

成文时间一般就是公文的签发日期，标注于正文右下方。会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文标题之下。

13.附注

附注用以说明在公文其他区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。

14.主题词

主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。

15.抄送机关

抄送机关名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。

16.印发机关和时间

印发机关为发文机关的办公部门；印发时间，一般为印刷时间，放在抄送机关细实线下。

以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定合理安排，以示公文的严肃性。随着办公自动化的逐步实现，格式要素和编排更为严格规范。

（四）常用公文范例

1.请示

请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。请示由标题、主送单位、正文、发文机关、日期构成。

销售部关于前方各处人员奖励办法的请示

销售部长：

销售部为调动前方各处开发主机市场的积极性，在消除各经销处开发时在资源组织、快速反应及发货等方面诸多不利因素的同时，充分体现销售部由规模数量型向质量效益型转变的精神，特对各处制定如下奖励政策：

凡各处通过部现货公司款到付货销售到开发主机市场上的产品，销售价高于定价的，销售额差额部分（利润的××%）予以奖励，其中：小型产品（产品系列按“小型产品销售政策”中的规定执行）和精密产品P5级以上（含P5级）定价为下浮××%（P009价），其他产品定价为下浮××%（P009价）。

计奖办法：月奖励金额=∑（定价下浮%-实际下浮%）*P009价格（不含税）销售金额*××%。

以上请示如无不妥，请批转各前方处室、各部门执行。

办公室

二〇一七 年×月×日

2.报告

报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。

（1）汇报性报告。主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：

1）综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点是全面、概括、精练。

2）专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。

（2）答复性报告。这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。

（3）呈报性报告。主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。

（4）例行工作报告。例行工作报告是下级因工作需要定期给上级写的报告。如财务报告、费用支出报告等。

2017年度工作总结报告

各位董事、股东、××员工和债权人：

首先，在此我代表××公司向你们表示衷心的感谢！感谢各位的大力支持，××在大家的支持和全体员工的积极努力下，公司业绩开始大幅度上升，进入了园区企业发展的“暴发期”阶段。产品销售额比2016年同期增长三倍以上，运作效绩已接近盈亏平衡点；其中出口产品的销售业绩占总销售额的百分之八十。

在公司前景大好的形势下，公司将进入一个关键年份，2018年。这一年，我们将走出企业的“孵化期”，进入企业的“成长期”；公司将开始盈利。所以，我向全体员工提出了“决战2018”的口号。未来几年将是××事业上飞速发展的几年。我相信，在园区领导的支持和关怀下，在全体员工的努力下，××将不负众望，抓住2020奥运年的大好商机，把企业做强做大。为了保证××事业的健康和高速发展，总结经验，扬长避短，提高效率，创新求实是不可缺少的。我将就下面的几个方面对公司的工作业绩进行总结，向各位做个汇报。

第一部分企业经营……

第二部分技术创新……

第三部分经验教训……

×××(www.xing528.com)

二〇一七 年×月×日

3.决定、决议

对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”。

经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

×××公司第×届董事会第×次会议决议

____年____月____日，________公司在____召开第____届董事会第____次会议，会议由______主持，董事_________________________出席了会议，应到会董事____人，实际到会____人，占应到会人数的____%，符合公司法及公司章程的规定。

会议对______________议案进行了审议，一致通过如下决议：

（以下应按会议议程准确写明决议的内容）

到会董事签字：

×××：　　　　　　　　　　　　　　　　　　×××：

×××：　　　　　　　　　　　　　　　　　　×××：

×××：

××公司

二〇一七 年×月×日

4.公告

公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项，属于公开宣布的告晓性公文。它与其他告晓一般事件的“通知”和用于表扬、批评和传达重要情况的“通报”不同，具有高度的庄严性和权威性。公告分发布性公告、告知性公告、关涉国内外有关方面的公告。公告包括标题、正文、和签署日期等。

招募××市股份制中小企业融资担保公司投资者公告

根据××文件中第××条“着力推进中小企业融资工作，2018年市政府安排5000万元，引导社会资金进入，共同建立注册资本金5亿元的股份制中小企业信用担保公司”，拓展中小企业融资渠道，支持中小企业发展，市政府计划在年内成立以民营资本为主的担保公司，欢迎具有实力的企业参与共同投资。参投企业首期投入不低于1亿元，担保公司在成立2年内增资至5亿元。

时间：公告之日至10月7日，每天9：00至17：00（北京时间）。

地点：×××（国庆大假期间请选用电话、传真、电子邮件方式联系）。

联系人：×××、×××

联系电话：×××

传真：×××

E-mail：×××

××市经济委员会

二〇一七年×月×日

5.通报

表扬好人好事、批评错误、传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。

关于给予××批评处理的通报

基层各单位、机关各科室：

2017年，经过广大干部职工的共同努力，公司在机构改革、制度建设和企业文化建设等各方面都取得了新突破，管理水平、技术水平和机械化施工能力不断提高，企业的凝聚力和竞争力不断加强。

然而，在看到成绩的同时，不能忽视工作中存在的问题。一些同志在工作中没有做到令行禁止、政令畅通，对公司规章制度执行的力度有待加强。

综合加工厂主要负责人××，在工作中对公司的指令不能认真坚决地执行；作为主要负责人，就本单位的工作，没有及时与班子其他成员沟通，对公司布置的工作不能按时完成，致使公司大局工作陷于被动，造成了不好的影响。

据此，为教育本人，警示大家，根据市政司字××文件××条，决定作如下处理：

1.给予××通报批评，罚款200元，本月工资考核B级处理；

2.罚款自通报下发之日起三日内上交公司财务科。

希望公司全体员工引以为戒，从中吸取教训，认真学习，踏实工作，模范遵守公司的各项规章制度，为公司的发展做出应有的贡献。

二〇一七年×月×日

6.简报

一个完善的企业也绝不会忽视企业文化的存在，其经理人会巧妙而成功地运用并引导这种文化，这种活的团队精神，永远会为企业的发展壮大服务。良好的企业文化需要一种载体来为它服务，使之健康发展，这种载体就是——企业简报！

周公山活动简报

二○一七年第××期

××公司

（总第××期）

二○一七年×月××日

秋意浓浓　“周公”解倦

时值金秋，2017年的××事业在全体员工的团结、创新、进取中已进展过半，在国庆、中秋双节之际，××公司于×月××日组织全体员工前往雨城雅安周公山旅游度假。这次旅游是公司加强人本管理、对员工人文关怀、肯定员工工作、提升员工身心素质、培养团队凝聚力的重要举措。

7.证明

个人经济收入证明

__________：

兹证明______为本单位职工，已连续在本单位工作____年，学历为____毕业，目前其在我单位担任____职务。近一年来该职工在我单位平均月收入（税后）为______元，（大写：____万____仟____百____拾____元整）。该职工身体状况______（良好、差）。

本单位谨此承诺上述证明是正确、真实的，如因上述证明与事实不符导致贵行经济损失，本单位保证承担赔偿等一切法律责任。

特此证明！

（单位公章）

____年____月____日

单位名称：

单位地址：

单位电话：

经办人：

8.公司简介

企业简介是介绍公司什么时间成立、住所地、规模、经营范围、法定代表人、有何特点等等。所谓简介，也就是让他人通过所写的简介能了解公司的一些基本情况，或者你想要重点介绍公司的哪一方面的情况。它包含的内容一般有：

（1）公司概况：注册时间、注册资本、公司性质、技术力量、规模、员工人数、员工素质等。

（2）公司的发展状况：着重公司的发展速度，有何成绩，有何荣誉称号等。

（3）公司的主要产品：包括产品的性能、特色、创新、超前。

（4）销售业绩及销售网络。

（5）良好的售后服务：写下售后服务的承诺。

××服装发展有限公司简介

××服装发展有限公司坐落于著名侨乡“中国休闲服装名城”——××，由香港××（集团）公司投资创建于1991年，是一家以女裤为主导、时尚女装系列为配套，集设计、开发、生产、销售于一体的服饰公司，经过多年潜心经营，被誉为“中国女裤专家”。2004年，“中国名牌”和“国家免检产品”荣誉称号的获得，使××品牌插上了腾飞的双翅，迈入中国顶级品牌的行列。

进入中国市场十多年来，××产品覆盖了国内近三十个省、直辖市、自治区，设立了数百家××品牌专卖店、店中店、商场专柜及多家分公司、代理机构，产品远销欧美、中东、港澳台等国家和地区。公司现有员工1000多人，具有世界先进工艺的生产流水线48条，年生产能力530万件（套）；同时××公司为国内外几大著名女装品牌设计、开发、加工产品。公司以专业的队伍、严谨的管理、超卓的设备，着力打造××品牌女裤及其时尚系列品牌女装。作为女裤专家，“尽显曲线魅力”的××，激情奔放、彰显非凡、锐意革新、进取不息的精神，形成了××幻变灵动的设计语言。兼容并蓄、博采众长的虚怀纳百川之风范，将西方之媚与东方之柔完美合璧，形成了××超凡脱俗的个性与风格。美丽的缔造者与传播者——“××”，恒久不辍地打造时尚东方的女性服饰新文化。

××公司于2000年通过了ISO 9001国际标准质量体系认证，并荣获福建省著名商标称号。2004年公司再获殊荣，被评为“中国名牌”产品称号。在打造女性服饰文化的同时，××公司坚持用企业文化提升企业核心竞争力，使企业在发展中树立起良好的社会形象。“行远必自迩、追求无止境”，“××”将一如既往地奋进不息，为建树美丽的事业奉献光热，为锻造中国时尚女装的产业丰碑而永远向前。

经营范围企业行业：纺织品、服装业（服饰、鞋类、家纺用品、皮具……）

所在地区：福建省泉州

注册资金：1000万～5000万元

企业性质：外资企业

成立日期：1991-09-27

员工人数：500～1000人。

9.函

函适用于平行的或不相隶属机关之间相互商洽工作，向有关主管部门请求批准等。公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。

公司担保函

北京携程国际旅行社有限公司：

____先生/女士将于____年____月____日至____年____月____日赴境外旅游。我公司保证____先生/女士在旅行期间遵守当地法律，旅行结束后保证按时随团回国。如若____先生/女士在旅行期间，发生不遵守中国及当地法律法规或滞留不归的情况，我公司将承担一切后果及因此产生的一切费用，包括对贵公司所发生的直接损失（RMB100000元/人）、超额损失，以及给贵公司带来的一切经济和名誉损失，均给予相应的补偿。该担保为连带责任保证。

如需要参加面试销签，我公司保证其会按指定时间到使馆办理销签面试。如其没有办理销签，我公司将支付RMB5000元/人给贵公司，以及因此给贵公司带来的一切经济和名誉损失，均给予相应的经济补偿。该保证为连带责任保证。

公司名称：

公司盖章：

授权代表人：

联系电话：

日期：

（附公司营业执照及税务登记证复印件）

10.会议纪要

传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

×××公司第×届董事会第×次会议纪要

会议时间：____年____月____日____时____分

会议地点：（具体到房间号）

主 持 人：（董事长或授权人）

参会人员：（出席会议的全体董事及列席人员）

会议议程：

1.审议____________________________________的议案。

2.会议记录：

签发：（董事长签字）

会议内容：

（按照会议议程准确概述会议形成的意见）

记录人签字：

公司盖章：

____年____月____日