中山市横栏镇志：确定档案存储并编撰镇方志

一、档案管理

1955年横栏建区后，开始收集档案资料，但没有正式的管理机构和人员，各村、机关各部门、单位上报的报表、计划、总结等资料由区政府办公室的文书负责收集和保管。由于当时条件限制，档案资料都是用人工手写或油印，纸张规格不统一，资料收集不规范、不完整和损毁的情况较严重。

80年代，档案管理工作逐步得到重视，镇（公社）政府及所属部门单位开始重视档案资料的收集工作。镇机关设兼职档案管理员，各村（管理区）、各部门、各单位由资料员负责兼管本单位档案资料工作。档案管理逐步走向规范化，档案质量有所提高，档案资料除还用人工手写外，其余部分采用电脑打印，纸张规格较为统一，资料收集也较齐全。但有部分部门单位由于人事变动等原因，部分档案资料失存。

1991年9月，横栏镇政府档案室正式挂牌。档案室总面积24平方米。2000年，开展创建档案综合管理升省特级单位工作，投入8万元专款完善档案室的硬件配套设施，设置防盗门等防盗设施，更换高标准档案柜12套、添置空调机、抽湿机、复印机、电脑、收录机、照相机等基本设备，实现电脑化管理。档案管理方面严格按照省、市档案管理要求开展工作。配备专职档案员一名，村级兼职档案员12名，形成档案工作网络。是年3月，成立横栏镇机关综合档案室，明确其职责范围，对镇的档案工作实行宏观管理，先后制定完善《档案综合管理实施办法》《文书档案立卷归档办法》《文书档案保管期限表》《基建档案立卷归档办法》《声像档案保管期限表》等一系列档案管理制度，明确档案归档方法、保管期限以及保密、利用、销毁制度等，加强对各村，各部门、单位档案工作的业务指导。健全“利用登记”和“利用效果登记制度”，根据机关各办公室工作需要，及时、准确地提供有关档案资料。

2000年10月，成立横栏镇档案鉴定领导小组，加强对档案工作领导，对档案室进行全面整理，处理已达到或超过保管期限的档案，减少档案庞杂、臃肿的现象，精简库室。镇档案室按照档案管理及各类文件材料的归档范围的有关规定，全面整理档案资料，重新装订、编号造册登记，分类为文书档案、基建档案、会计档案、声像档案、实物档案、婚姻登记档案等。各类档案每年都编有符合要求的检索工具，档案归档文件完整、准确、系统。对应归档的材料及时处理，对镇机关各种门类和载体的档案及检索工具实行统一管理，坚持各类档案的立卷，准确组卷，卷内文件做到排列系统，案卷封面、卷内目录等填写完整准确，装订整齐牢固。整理收藏1961－2000年文书档案592卷、基建档案10卷、会计档案1209卷、声像档案中的录像带3盒、照片6册、底片600张、婚姻登记档案329卷、实物档案104件、图书资料60册。全面落实档案保管的“八防”措施。按规定做好档案的收入移出登记手续，设立统计台账，按档案管理年限的规定，到年限的档案移交市档案馆保管。镇档案室根据档案资料整理汇辑出《基础数字汇编》《发文汇编》，以及《提高农业经济效益大力发展三高水产》等专题材料。同年，镇教育、卫生、公安、司法、武装、组织人事、计划生育、城建等部门以及各村（居）委会、中小学、企业等单位均加强档案管理工作，对本部门单位的文书档案和专业档案进行归档保存。是年11月，镇档案室经省档案局检查组评估，被评为广东省档案综合管理特级单位。2004年8月，镇政府档案综合管理通过省特级单位复查。

2005年，横栏镇档案室文书档案共2313件，其中永久档案1850件，长期232件，短期231件。实物档案3件。档案日常利用主要用于查阅以往文件，包括农村干部岗位工资及考核奖金发放资料、婚姻登记资料、镇长办公室会议纪要、土地征用合同资料等，还根据档案资料编制了横栏大事记、《中山年鉴》横栏镇建设概况等。2003年起，横栏镇启动编撰《中山市横栏镇志》工作，镇档案室为镇方志办公室提供了大量的历史档案资料。(www.xing528.com)

二、编修年鉴

横栏镇年鉴编撰工作始于1998年，由横栏镇政府党政办公室负责组织编写。主要收集横栏镇政府各部门、单位1991－1997年的工作总结、统计数据、大事记等内容进行编写，是年为中山市首本《中山年鉴》（1991－1997）供稿16800字，内容涉及横栏镇的简况、工业、农业、个体私营经济、商业贸易、基础设施建设、财税金融、科技教育、文化体育卫生、人民生活、精神文明建设、计划生育、社会治安、民主与法制建设等。1999年开始，根据中山市人民政府地方志办公室的安排，每年初由镇政府党政办公室收集各部门、各单位上年度的工作总结、专题材料、统计报表、照片以及重要事项等，安排专人负责编写反映上年度的年鉴稿，向市人民政府地方志办公室供稿。2005年，根据信访工作的重要性，在年鉴编写中增加“信访”条目。至2005年，横栏镇为《中山年鉴》供稿8年，共编写专题条目44条，供稿字数7.5万字。

三、编修地方志

根据《中山市第二届新方志编修工作实施意见》要求，横栏镇于2002年12月开始筹备《中山市横栏镇志》编修工作。2003年4月成立修志小组，下设办公室，聘请3名退休干部、教师具体负责修志工作。同时，镇政府印发《关于协助做好编修地方志工作的通知》，并召开全镇修志工作培训动员大会，邀请市人民政府地方志办公室领导前来授课，明确各村、各单位、各部门职责，为修志小组提供历史资料。收集资料分两阶段进行，先收集2000年以前资料，接着收集2001－2005年资料。前后通过各种渠道共搜集和查阅资料5000多万字，通过到各村、各部门召开座谈会、访问知情人、实地调查考察等，积累1500多万字的文字资料和600多张图片，整理出350多万字的《资料汇编》，为《中山市志》镇区篇（横栏镇1979－2005）及《中山市横栏镇志》的编写打下良好基础。

《中山市志》镇区篇（横栏镇1979－2005）初稿于2004年12月完成并上送市方志办。2005年，根据市人民政府地方志办公室安排，补充编写2001－2005年的志稿。