“地记”本为官方方献。最狭义的地记，是当时为了整顿版图、清理户籍，作为中央的调查文献，按照年代为题，对一国所辖地进行整理记录的文体。如晋朝《太康三年地记》《元康三年地记》，宋《元嘉六年地记》，齐《永元元年地记》《永元三年地记》。从今天可见的《晋太康三年地记》看，内容均单记州郡地名，并未涉及郡县得名由来。隋志所言“载笔之士，管窥末学，不能及远，但记州郡之名而已”，是言在国家文献体系中的“地记”一体并未能承继《汉书·地理志》对于地理风俗详细描写的知识形态。如《元康六年户口簿记》，在《宋书·州郡志》中言，以太康、元康定户。《补晋书·艺文志》：“《晋太康三年地记》五卷……”《魏书·陈群传》注云：“案《晋太康三年地记》，晋户有三百三十七万。”[74]可知，“地记”在文体功能上是为记户口、州郡县名为主的一种官方文献形式。“地记”是针对整个国家范围，作为官方档案形式的一种记录文献。
吕思勉《两晋南北朝史》：“案《志》所谓但记州郡之名者盖官书，所谓因其经历，并有记载者，盖私家之作。”[75]吕思勉先生推测，这种只是条录记载各州郡之名的为官方文献，而在后来被任昉、陆澄所收集的大量州郡地记，内容详为训释各地的地物名称，介绍一地的地貌、风俗、物产的为私家之作。这其中就涉及知识的逐步下移，需要进一步探讨。
毕沅辑本《晋太康三年地记》：“司州河南郡，河南郡有东垣县。尸乡，故殷汤所都者也，亦曰汤亭。田横死于是亭。右洛阳，坎欿聚在巩西。右巩，……。阳郡……宏农郡……上洛郡，分京兆立上洛郡，属司隶。……平阳郡，皮氏县有介山，子推所逃隐于是。……河东郡，安邑有司盐都尉，别领兵五千。”“豫州，豫州之分，其人得中和之气，性安舒，其俗阜，其人和，今俗多宽慢。”“汝南郡，西平县有龙泉水，可以砥砺刀剑，特坚利。故有坚白之论云。”[76]其中略有写人物如介子推者，为介绍山名之由来。
在官方“地记”文献中有州、郡、县的架构形式，这是在汉代风土记等地方文献中所没有的。后来的州郡地记，显然有吸收官方“地记”的视野，这也可以从后来州郡地记的命名上看到这种影响。如《江乘记》，又名《江乘地记》；《会稽记》又称《会稽地记》或《会稽志》；宋郑辑之《永嘉郡记》，亦名《永嘉地记》《永嘉记》；郭仲产《秦州记》，又名《秦州地记》；《齐地记》，又名《齐记》；《吴地记》又称《吴郡记》；萧世诚《荆南志》又称《荆南记》《荆南地志》等等。(www.xing528.com)
作州郡地记者，先须有一地之图，方可因已知而进入未知。《益州记》：“江由（有）左担道，按图在阴平县北，于成都为西。注曰：其道至险，自北来者担在左肩，不得度右肩也。”[77]这条佚文说明：作者依图而知所要描述地物的方位。在地记中清晰的方位意识源于能够参看到的国家图籍。地记的典型格式：某县某方位多少里有何物。关于地物之方位道里的知识应该是从图中所得。作记，又往往与图相连。如陶弘景作《古今州郡记》三卷，《本起录》云“并造西域图一张”。《隋志》录陶弘景《古今州郡记》三卷，但《南史》本传言其为《古今州郡图记》。州郡不能亲历之，必有参看国家的图籍文献。晋宋间人所撰《荆州图副》，其行文与地记极为相似，如“江陵县东南七十里，有楚昭王墓，高四丈余。王粲《登楼赋》所谓西接昭丘是也”“南北岸曰屈原之乡里。屈原流放，忽然归，乡人喜悦，因名南岸曰归乡岸。原有姊，闻原还，亦来归，责其矫世。乡人又名其北岸曰秭归岸”[78]。其写法多以“有”为开端，而后有所描述。记与图的密切关系，在于其有相同的知识架构。而后人整理佚文时，常混而为一。如杨佺期的《洛阳图记》，“《隋书·经籍志》：《洛阳图》一卷，晋怀州刺史杨佺期撰。《新唐书·艺文志》：杨佺期《洛城图》一卷。而《艺文类聚》等类书所引，多称为杨佺期《洛阳记》”[79]。是类书所不能辨其为记或图记。
作地记者，必参看图籍，这一条件，只有当地官守或主簿等地方官员方有这种知识获取条件。如晋杨佺期，弘农华阴人，出为河南太守，戍洛阳，著有《洛阳图记》，此为一地之官，而有作一地之图记。这也是魏晋地记创作的显著特征。《隋书·经籍志》：“自永嘉之乱，皇纲失驭，九州君长，据有中原者甚众，或推奉正朔，或假名窃号，然其君臣忠义之节，经国字民之务，盖亦勤矣。而当时臣子，亦各记录。”[80]这一点不仅仅表现在魏晋私史的创作，地理之记，最初即产生在具有执政权的地方长官和属员之手。地理话语权由“国家”而“臣子”的下移，代表着魏晋时期地学知识的下移，继而引起文体变革。
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