非物质文化遗产档案管理实践：E-Archive的开发与应用

E-Archive系统 (E-Archive文档综合管理信息系统) 具有C/S结构 (客户端/服务器结构)、B/S结构 (浏览器/服务器结构)，形成了C/S与B/S相结合的混合模式。该系统有C/S、B/S和C/S+B/S三种结构，具有通用版本、事业专用版本、企业版本、学校版本、学生档案版本、医疗版本、电力版本、军事院校版本、电子档案查询利用服务系统等。其中，C/S端面向档案部门使用，处理业务功能和逻辑功能比较复杂等档案部门业务，B/S端面向各个院系、部处所归档单位兼职档案员使用。

E-Archive是一个传统的文档综合管理系统，要将其应用于非物质文化遗产管理，需要进行一定的调整。完全重新开发一套系统在很多时候并不困难，实际上，对于很多开发人员以及很多开发情境而言，重新开发一套系统是一个更为轻松的工作，但是，基于已有的成熟的系统作二次开发可以避免很多的麻烦，可能的问题如安全性问题、bug调试的问题、同相关系统和平台的兼容性问题等。为了将E-Archive应用于非物质文化遗产管理领域，笔者在原有的系统的基础上进行了重构和扩展，将传承人和非物质文化遗产项目体现在非物质文化遗产档案的组织线索中。

本节接下来的安排是，首先对E-Archive作一个简单的介绍，然后交代E-Archive的架构以及笔者的扩展思路，接下来对几个技术细节进行介绍，本节最后将花费较多的篇幅对E-Archive非物质文化遗产传承人管理功能进行详细的介绍。

8.6.1 E-Archive简介

E-Archive系统开发经历了多次改进和版本更新。1984年年初，在广泛调研的基础上，即着手开发研制《综合档案计算机管理信息系统》。第一套软件于1986年投入使用，第二套软件于1991年投入使用，连续五次版本升级。在此期间同时形成了《档案著录细则》和《档案计算机管理规范》，1993年7月经省级查新部门检索查新，由中国人民大学档案学院邓绍兴教授、国家档案局来长治研究馆员、国家教委档案处处长荣文珂研究馆员等9位教授、专家鉴定，专家们一致认为两项成果属“首创”，“填补国内空白”。湖北省教委、电力部、中国高校档案协会等分别以教办 (1993) 019号、电力文档 (1994) 12号、中高档 (95) 06号等文件推广实施《综合档案计算机管理信息系统》。经国家档案局测试，被评为“优秀软件”(最高级别)。国家档案局在文中强调“软件测评达到优秀和良好等级的属推荐应用范围，优秀软件重点推荐”，并由湖北省教委、电力部、中国高校档案协会等单位组织举办《综合档案计算机管理信息系统》培训班共12期，参加人员300余人。第三套软件于2000年投入使用。该系统由省部组织鉴定，“达全国领先水平”，获部科技进步三等奖，获中国高校档案工作协会优秀科技成果一等奖。此套软件深受用户欢迎，目前已有1000余家客户使用。

课题组深度开发E-Archive系统，将其应用于非物质文化遗产档案管理，取得了良好的效果。开发的关键是将非物质文化遗产档案模板融入到系统中，同时在档案数字化管理中体现传承人和项目的管理线索。

需要注意的是，尽管无纸化已经成为现今文档工作的发展趋势，但传统的纸质档案形式却仍然是档案的主要表现形式，而且在未来一段时间内将仍然如此，E-Archive提供了对纸质档案和电子文档的支持，在功能设置上对两类文档的管理工作了都提供了软件功能实现。

8.6.2 E-Archive非物质文化遗产档案管理软件的架构

软件的架构作为一个名词，指的是软件的结构、设计过程以及相应的文档，这些架构要素共同描述了一个软件的设计蓝图和一组结构。在软件开发中，架构既是一种计划，也是一种描述，它提供了一种方式解决共性问题。此处我们讨论E-Archive非物质文化遗产档案管理软件的架构，并不对细节问题进行讨论，而是关注于软件的结构。

从流程角度看，E-Archive软件的结构见图8—4。

图8—4 E-Archive软件结构

任何一个访问请求或者操作请求都需要经过两重权限控制，首先，用户需要登录以获得访问入口，进入之后，对任何数据的访问或者操作都需要获得权限许可，E-Archive实现了元素级的权限控制。细致的权限控制也带来了用户体验以及系统性能的问题，不过，对于档案管理软件而言，安全性无疑是最重要的指标之一。

所有的资源访问和操作都通过业务引擎支持，业务引擎是一些业务逻辑实验的集合，业务引擎在执行操作之前，需要先向权限控制组件询问用户对将要操作的资源是否有足够的操作权限，如果有，方才进行下一步操作，否则将会返回错误代码。在档案管理中，很大一部分工作都涉及格式化信息处理，因此文档模板是业务引擎需要依赖的一个重要部件。文档模板规定了文档格式、元数据规范。在E-Archive中，文档模板通过xml或者数据库存储。

数据交换接口的设置是为了使业务同数据解耦，这样数据层格式的修改不至于导致业务层的崩溃。一旦数据库被修改了，只需要对数据交换接口作调整，就可以使得系统正常运行。由于历史原因，E-Archive没有采用现在通行的如Hibernate、Ibatis，而是使用了一个自建的持久化组件。

数据库采用MS SQLserver，由于数据交换接口的存在，数据库可以自行替换，毕竟MS SQLserver需要较高的维持价格。传统的数据库对全文检索支持不够，而在档案管理系统中，全文检索是一个必要的功能，E-Archive采用了Lucene检索部件，通过索引数据支持对档案全文的检索。

8.6.3 E-Archive应用于传承人档案管理

笔者主要使用E-Archive的B/S部分管理非物质文化遗产传承人档案。

B/S架构使用了J2EE技术实现，后台数据库使用SQLServer，系统按功能划分为三个部分: (1) 后台管理部件——主要部分;(2) 查阅部件; (3) 权限管理部件。

后台管理模块是E-Archive支持档案增删改的组件集合，也是软件中功能项最多的模块。图8—4给出一个后台管理模块的功能图。

查询界面为档案利用人员提供查阅接口，可以实现简单检索、复合检索、全文检索等功能。用户还可以通过查阅界面阅读档案、查看多媒体材料。

权限管理部件可以为不同的人分配不同的资源权限和操作权限，见图8—5。

下文通过系统截图说明B/S架构部分建立非物质文化遗产传承人档案及查询利用的全过程。

8.6.3.1 主体部分-后台管理部件

E-Archive后台系统入口: 输入用户名和密码后，登录界面，见图8—6。登录成功后，出现的界面见图8—7。

对于档案管理系统而言，安全性无疑是最为重要的系统需求之一，进入E-Archive的第一步是登录，系统采用了外置的身份过滤部件实现用户控制，这一部件的作用是，构建一个外置的身份管理器，通过IP控制和Session检验实现身份控制，登录后用户获得一个访问入口，另外，身份控制器本身也包括了一个细粒度的权限管理工具，在后面再作介绍。

图8—5 权限

图8—6 登录界面

图8—7 登录后显示的界面

(1) 案卷级管理

点击“档案管理”— “人物档案”，通过界面就可以对非物质文化遗产传承人档案进行编辑，见图8—8案卷编立界面。

案卷编立界面提供了对标准档案案卷的编立支持，需要填写的数据项包括: 分类号、档号、页号、存址、缩微号 (如果有)、正题名、副题名、文件编号、载体类型、第一责任人、单位、其他责任者、文本类型、密级、保管期限、总数量、总量单位、页数、分量单位、归档时间、归档年度、起日期、止日期、主题词、附注、销毁原因、获奖情况、档案时期。(www.xing528.com)

编立好的案卷，点保存修改即可。这样，就完成了非物质文化遗产传承人档案案卷级的立档整理工作。

对于档案管理而言，文档的录入以及案卷的编制都是非常耗费时间而且容易出错的地方，而且对于档案管理系统而言，这些功能的相应界面也往往是不够友好的。E-Archive有着一个不是非常友好的文档录入、案卷处置界面。但是，E-Archive同时也提供了信息导入功能，可以将已有的非物质文化遗产数据、非物质文化遗产档案数据自动化地导入到系统中，实际上，绝大多数的信息都不需要人手工填入，所需的手工操作往往仅是对数据的复核。

图8—8 案卷编立界面

图8—9 案卷级的立档整理

(2) 文件级整理

与案卷编立界面是一样的，只是输入的内容不一样而已。下面三个图片分别编立了三个文件集合，文本档案录入界面、图片档案录入界面、影像档案录入界面，见图8—10、8—11、8—12。

图8—10 文本档案录入界面

图8—11 图片档案录入界面

每项档案都可以为其附上全文或者其他附件，这些文本将会被送入索引组件进行索引。进入全文管理界面后，点击档案对应的操作符，上传或者挂载附件。结果见图8—13。

图8—12 影像档案录入界面

图8—13 全文管理录入界面

8.6.3.2 查询界面

(1) 不同类别档案的查询

通过点击查询界面，可以查看卷内档案。

①查看文本文件

以下是文本pdf下载阅读界面，见图8—14、8—15。

②查看声像档案及附件

图8—14 文本文件通过pdf下载界面

图8—15 下载后打开的界面

声像档案的查看方法与文本档案查看方法类似，在声像档案显示页面上点击附件链接，即可查看声像档案附件，见图8—16。

(2) 前台查询

图8—16 声像档案查看

打开“档案信息查询”界面，即可进行前台查询，见图8—17。

图8—17 档案信息查询界面

在上述界面中输入档号，点击“查询”，即出现图8—18界面。通过该界面，赵剑英作为传承人的档案全文查询出现在界面上，含不同形式的图形文件、图像文件、声音文件。

8.6.3.3 权限控制部件

图8—18 赵剑英档案查询结果

E-Archive系统通过系统配置向导，可以进行权限控制，见图8—19。E-Archive通过一个权限分配表实现用户、资源、操作的对应，从而做到细粒度的权限控制。由于此部分内容较为复杂，且更多的是软件工程的研究内容，加之篇幅所限，本部分内容不作深入介绍。

除了管理功能外，上述系统适用于立卷与立卷改革后的档案管理，满足DA/T22-2000《归档文件整理规则》的要求，适用于各种分类模式的档案管理，档号编制灵活，具有很强的实用性。

图8—19 系统配置向导