建筑装饰装修工程项目管理|文档资料管理

建筑装饰装修工程项目管理信息大部分是以文档资料的形式出现的，因此，工程项目文档资料管理是日常信息管理工作的一项主要内容。工程项目文档资料是有形的，是信息或数据的载体，它以记录的方式存在，具有集中、归档的性质。对项目文档资料进行科学系统的管理，能使项目实施过程规范化、正规化，提高项目管理工作的效率，确保项目归档文件材料的完整性和可靠性。工程项目文档资料管理是具体的，其工作主要包括文档资料传递流程的确定，文档资料登录和编码系统的建立，文档资料的收集积累、加工整理、检索保管、归档保存和提供利用服务等。

建筑装饰装修工程项目文档资料包括各类文件、项目信件、设计图纸、合同书、会议纪要、各种报告、通知、记录、签证、单据、证明、书函等文字、数值、图表、图片及音像资料。

1.文档资料的传递流程

确定文档资料的传递流程是要研究文档资料的流转通道及方向，研究文档资料的来源、使用者和保存节点，规定传输方向和目标。项目管理班子中的信息管理人员是文档资料传递渠道的中枢，所有文档资料都应统一归口传递至信息管理者，进行集中收发和管理，以避免散落和遗失。信息管理人员将接收到的文档资料经加工整理、归类保存后，再按信息规划规定的传递渠道传递给文档资料的接收者。项目管理人员也可根据需要随时自行查阅经整理分类后的文档资料。

负责项目文档资料的管理人员必须熟悉各项项目管理的业务，通过研究分析项目文档资料的特点和规律对其进行科学管理，使文档资料在项目管理中得到充分利用，提供有效服务。除此之外，管理人员还应全面了解和掌握项目建设的进展情况和项目管理工作开展的实际情况，结合对文档资料的整理分析，对重要信息资料进行摘要综述，编制相关工程报告。

2.文档资料的登录和编码(www.xing528.com)

信息分类和编码是对文档资料进行科学管理的重要手段。任何接收和发送的文档资料都应登记，建立信息资料的完整记录。对文档资料进行登录，将它们列为项目管理单位的正式资源和财产，可以做到有据可查，便于归类、加工和整理，并通过登录掌握归档资料及其变化的情况，有利于文档资料的清点和补缺。

为便于登录和归类，利用计算机对文档进行管理时，需要对文档资料进行统一编码，建立编码系统，确定分类归档存放的基本框架结构。为文档资料赋予独特的识别符号（如字符和数字等），就可以给出信息资料的编码，而编码结构是表示文档资料的组成方式和相互之间的关系。

3.文档资料的存放

为使文档资料在项目管理中得到有效的利用和传递，需要按照科学方法将文档资料存放与排列。随着装饰装修工程建设的进程，信息资料的逐步积累，数量会越来越多，如果随意存放，需要时可能会查找困难，而且容易丢失。存放与排列可以编码结构的层次编码作为标识，将文档资料一件件、一本本地排列在书架上，位置应明显，易于查找。为做好装饰装修工程项目文档资料的管理工作，全面、完整地反映其工作活动和成果，客观地记录项目建设的整个历史，充分发挥文档资料在项目建设、项目建成后的使用管理，以及项目维护中的作用，应将文档资料整理归档、立卷、装订成册。项目信息资料只有经过科学系统地组合与排列，才能成为系统的、完整的文档，为项目管理服务，同时，作为归档保存的项目文件。