信息管理系统：功能、组织、机制、效益

（一）信息管理系统概念

1．信息管理系统的定义

信息管理系统是一个由人、计算机及其他外围设备等组成的能进行信息的收集、传递、存贮、加工、维护和使用的系统。

它是一门新兴的科学，其主要任务是最大限度地利用现代计算机及网络通信技术加强企业的信息管理，通过对企业拥有的人力、物力、财力、设备、技术等资源的调查了解，建立正确的数据，加工处理并编制成各种信息资料及时提供给管理人员，以便进行正确的决策，不断提高企业的管理水平和经济效益。企业的计算机网络已成为企业进行技术改造及提高企业管理水平的重要手段。

2．信息管理系统的内容

一个完整的信息管理系统应包括：辅助决策系统（DSS）、工业控制系统（CCS）、办公自动化系统（OA）以及数据库、模型库、方法库、知识库和与上级机关及外界交换信息的接口。其中，特别是办公自动化系统（OA）、与上级机关及外界交换信息等都离不开Intranet（企业内部网）的应用。可以这样说，现代企业MIS不能没有Intranet，但Intranet的建立又必须依赖于MIS的体系结构和软硬件环境。

传统的信息管理系统的核心是CS（Client/Server——客户端/服务器）架构，而基于Internet的MIS系统的核心是BS（Browser/Server——浏览器/服务器）架构。BS架构比起CS架构有着很大的优越性，传统的信息系统依赖于专门的操作环境，这意味着操作者的活动空间受到极大限制；而BS架构则不需要专门的操作环境，在任何地方，只要能上网，就能够操作信息系统，这其中的优劣差别是不言而喻的。

（二）信息管理系统的结构

信息管理系统的结构是指信息管理系统内部各组成要素之间相对稳定的分布状态、排列顺序和作用方式。它既可以是逻辑结构，也可以是物理结构。

1．信息管理系统的逻辑结构

从信息资源管理的观点出发，信息管理系统的逻辑结构一般由信息源、信息处理器、信息使用者和信息管理者四大部分构成。

信息源泛指各类原始数据，是信息管理系统的基本收集对象；信息处理器承担信息的加工、存储、检索和传输等任务；信息使用者是信息管理系统服务的对象，他利用信息管理系统提供的信息进行决策和选择；信息管理者负责信息管理系统的设计实现，在实现以后，负责信息管理系统的运行和协调。

2．信息管理系统的物理结构

（1）基础部分

基础部分由组织制度、信息存储、硬件系统、软件系统组成。由于信息管理系统是人机系统，因此必须有合理的组织机构、人员分工、管理方法和规章制度等一套管理机制。此外，则是由计算机系统作为强大的技术支持，包括硬件、软件和大量数据的存储。

（2）功能部分

功能部分是针对组织的各项业务而建立的信息处理系统，对企业而言，它可能包括质量、产品销售、经营管理、生产管理、财务会计等方面。

（三）信息管理系统的功能

信息管理系统一般都具有数据输入、存储、处理和信息的输出功能。这些功能一般由计算机完成，有一部分由人工完成。

1．数据的收集和输入的功能

信息管理系统的输入功能取决于系统所要达到的目标、系统的能力和信息环境的许可。首先将分散在各处的数据收集记录下来，按信息管理系统要求的格式和形式进行整理，把数据录入在一定的介质（如纸张、卡片、磁带、软盘等）上并经校验后，即可输入信息管理系统进行处理。在实时处理中，可以通过数据收集器、光笔阅读器和键盘，将随时发生的数据及时地输入。但在多数情况下，数据的收集和整理工作由人工来承担。信息管理系统的输入还应具有不断适应信息环境变化的特点，即它所收集的数据的载体、内容、数量、时限以及收集的方法、速度都与其所属的组织的目标、需求、人力、财力和技术条件密切相关。

2．数据的处理功能

对收集输入的大量数据资料，需要及时进行加工处理，才能提供利用。信息管理系统对数据资料的处理主要是通过分类、标引、排序、合并、计算使数据有序化和浓缩化，使之成为信息、知识和情报，存入相应的文档中，以便在需要时向用户提供。为了减少不必要的劳动，提高工作效率，信息管理系统一般是将分散的处理业务，集中统一进行。传统的数据处理方式以手工为主，但在今天已经难以满足实际应用的需要。随着人工智能和专家系统技术的发展，一些功能很强的数据处理软件系统已经研制成功，并投入实际应用。信息处理过程的自动化大大提高了信息管理系统对数据的处理能力和效果。

3．数据的传输功能

数据的传输功能实际上就是数据通信，包括在信息管理系统内部和外部的数据传输，是信息管理系统处理和存储数据、信息的需要。这一功能的实现主要是以计算机为中心，通过通信线路与近程终端或远程终端进行连接，形成网络或联机系统；或者，通过通信线路将中、小、微型机联网，形成分布式系统或网络。在信息管理系统中存储着大量的人工数据、资料传输过程，这些数据、资料以各种文献、单据、报表、计划等形式进行传递。

现代互联网的发展给数据、信息的传输带来了极大的方便。进入网络的各不同系统之间、不同机构之间都可以方便地进行数据传输。有时，也采用软盘片作为数据资料传输的中间形式。当各子系统之间，或具有隶属关系的上下级之间，具有合作关系的各机构之间还未联网时，常常在统一机型及统一数据输入、记录格式的前提下，采用软盘片传输所需要的数据资料。数据传输也包括数据的输入和输出，但它只是信息管理系统处理过程的中间环节，而不是提供给用户利用。(www.xing528.com)

4．数据和信息的存储功能

信息管理系统的存储功能既包括数据存储也包括信息存储。当原始数据和资料输入信息系统后，首先需要将其存储起来，以便多次使用，并在多个处理环节和过程中实现数据资料共享。数据经过加工整理或成为信息之后，更需要将其存储在适当的内外存储器上，以便在用户需要时提供利用。信息系统的存储功能既与输入直接相关又与输出密切相关，前者决定系统存储什么样的数据，存储多少，后者决定系统应当存储什么样的信息才能满足用户需求。

5．信息的输出功能

输入信息管理系统的数据经过加工处理后存储起来，可根据不同的需要，以不同的形式和格式输出以提供利用。信息管理系统的输出有中间输出和最终输出，前者指输出的信息或数据供计算机和其他系统进一步处理，后者则直接面向用户。信息管理系统对外界的影响和产生的效益，还有用户对信息管理系统的满意程度，都是通过输出的信息来体现的，因而信息管理系统的输出功能十分重要。信息管理系统的输出功能、处理功能、传输功能、存储功能都是根据输出功能来确定并进行调整的。

6．信息管理系统的控制功能

为了保证信息管理系统的各项功能连续、均匀地进行，并有效发挥作用，系统还必须具有控制功能。信息管理系统的控制功能体现在两个方面。

（1）对构成系统的各种信息处理设备，如计算机、通信网、人员等进行控制和管理。

（2）对整个信息加工、处理、传输、输出等环节通过各种程序进行控制。

信息管理系统的控制过程是多变量、多因素、复杂的动态过程，为了实现有效控制，必须时刻掌握系统预期要达到的状态和实际状态，不断使实际状态与程序规定的状态保持一致。为此，必须不断根据反馈信息进行调整。通过控制功能的作用，使信息系统的输入、处理、传输、存储、输出等各项功能最佳化，从而使整个信息系统运行最佳化。

（四）信息管理系统的一般类型

1．办公自动化系统

提供有效的方式处理个人和组织的业务数据，进行计算并生成文件。

2．通信系统

帮助人们协同工作，以多种不同形式交流并共享信息。

3．交易处理系统

收集和存储交易信息并对交易过程的一些方面进行控制。

4．管理信息系统和执行信息系统

将TPS数据转换成信息以监控绩效和管理组织，以可接收的形式向执行者提供信息。

5．决策支持系统

通过提供信息，模型和分析工具来帮助管理者制订决策。

6．企业系统

产生并维持一致的数据处理方法以及跨多种企业职能的集成数据库。

（五）信息管理系统的意义与应用

随着我国与世界信息高速公路的接轨，企业通过计算机网络获得信息必将为企业带来巨大的经济效益和社会效益，企业的办公及管理都将朝着高效、快速、无纸化的方向发展。MIS系统通常用于系统决策，例如，可以利用MIS系统找出目前迫切需要解决的问题，并将信息及时反馈给上层管理人员，使他们了解当前工作发展的进展或不足。换句话说，MIS系统的最终目的是使管理人员及时了解单位现状，把握将来的发展路径。