实用沟通与礼仪：学会新闻发布会的技巧

【案例导入】

国务院新闻办于2012年1月8日召开2012年春运工作新闻发布会，铁道部、交通部、国家民航局、国家气象局、安监总局等相关负责人参会，并就有关春运工作情况进行介绍。

据交通部门预测：2012年春运全国道路水路客运量将达到28.89亿人次，其中，道路旅客运输量28.45亿人次，平均每天7110万人，同比增长约9.5%。交通部将重点力保农民工返乡提供保障和优质服务。

据铁道部统计，2012年全国铁路将发送2.35亿人，同比增加1352万人，增长6.1%，日均588万人，同比增加34万人。同时铁道部重点介绍网络售票、电话订票和电子支付票款以及扩大实名制范围等相关情况，确保春运任务顺利完成。

安全监管总局副局长王德学指出，国务院安委会20个成员单位组成16个督查组，分别深入全国各地展开检查。针对烟花爆竹、危险化学品开展专项整治工作，并同时作好春运应急救援处置工作。

民航局相关部门预测，2012年民航春运旅客人数将达到3488万人次，比去年增长7%。民航局和各地管理局相继批复国内加班14 000班，每天提供座位数超过100万个。针对东北、西南地区热点地区运输升温情况，民航总局加大该地区的航班数，保证春运任务完成。

【思考】新闻发布会有什么作用？

在资讯快速传播的今天，新闻发布会作为一种重要的公关传播手段，深受各类型企业、各级政府甚至国家的欢迎。一场成功的新闻发布会不仅能够提升企业、政府、国家的影响力，甚至能够对今后的发展产生深远的影响。政府采用新闻发布会的形式，起到扩大宣传效果、传递信息、加强与公众沟通的作用。因此，新闻发布会成为喜闻乐见的公共传播方式。

一、新闻发布会的定义与特点

新闻发布会又称记者招待会，是一个社会组织直接向新闻界发布有关组织信息，解释组织重大事件而举办的活动。除了党政机关、社会团体可以公开举行新闻发布会外，一些大中型企事业单位也可以邀请各种新闻媒介的记者参加，举行新闻发布会，新闻发布会是一种特殊的会议。

新闻发布会的特点如下：第一，正规、隆重。形式正规，档次较高，地点精心安排，邀请记者、新闻界（媒体）负责人、行业部门主管、各协作单位代表及政府官员。第二，沟通活跃。双向互动，先发布新闻，后请记者提问并作答。第三，方式优越。新闻传播面广，由报刊、电视、广播、网站等集中发布（时间集中，人员集中，媒体集中），迅速扩散给公众。

二、新闻发布会的会议筹备

召开新闻发布会需要提前做好以下准备工作。

1.确定新闻发布会的主题

组织工作团队对要发布的内容和主题进行必要的讨论研究，其重点是正确确定新闻发布会的选题。例如：什么是重大的有社会影响力度的话题？什么是大众关心的、吸引记者视线的有新闻价值的主题内容？

新闻发布会的主题是新闻发布会的中心议题，一般新闻发布会的主题有以下三类：发布某一消息，说明某一活动，解释某一事件。诸如组织开业、扩建、合并或者关闭，组织创立的周年纪念日，组织的经营方针发生改变，新举措、新产品、新技术、新服务面世，组织的高级管理人员发生变动，组织遭遇重大事故，组织遭到社会的误解或者批评等，都是新闻发布会的常规主题。

2.时空的选择

（1）时间的选择

一般来说，一次新闻发布会所使用的全部时间应限制在2个小时以内，具体而言，一是要避开节假日，二是要避开本地的重大社会活动，三是要避开其他单位的新闻发布会，四是要避免与新闻界的宣传报道重点撞车或相左。通常认为，举行新闻发布会的最佳时间是周一至周四的9～11点或15～17点，在此时间内，绝大多数人都是方便与会的，之所以将周五排除在外，主要是因为周末随之而至，人心涣散，对新闻报道往往不予重视。

（2）地点的选择

选择新闻发布会的举行地点时，除可以考虑本单位本部所在地、活动或事件所在地之外，还可优先考虑首都或其他影响巨大的中心性城市，必要时，还可以在不同地点举行内容相似的新闻发布会。举行新闻发布会的现场，应交通方便、条件舒适、环境幽雅、面积适中，比如本单位的会议厅、宾馆的多功能厅、当地最有影响的建筑物等，都可酌情予以选择。

3.人员的安排

根据发布主题的需要确定出席新闻发布会的相关领导和有关人员，与他们充分沟通。发布会出席者虽然要有明确的事先分工，分别回答不同方面的问题，但一定要在事实和性质、政策等方面保持口径的一致。与其他会议有所不同的是，新闻发布会的主持人、发言人选择是否得当，往往直接关系它的成败。

（1）主持人

按照常规，新闻发布会的主持人大都应当由主办单位的公关部负责人或办公室负责人等担任，其基本条件是：仪表堂堂、年富力强、见多识广、反应灵活、语言流畅、幽默风趣、善于把握大局、长于引导提问，并具有丰富的主持会议的经验。

（2）发言人

在一般情况下，新闻发布会的发言人是会议的主角，因此通常由本单位的主要负责人担任，有的单位还设有专职的新闻发言人。除在社会上口碑较好，与新闻界关系较为融洽之外，对发言人的基本要求还包括恪尽职守、修养良好、学识渊博、思维敏捷、反应迅速、记忆力强、善解人意、能言善辩、彬彬有礼等。

除要慎选主持人、发言人之外，还要精选一些本单位的员工负责会议现场的礼仪接待工作，依照惯例，他们最好是由品行良好、相貌端正、工作负责、善于交际的年轻女性担任。

为了宾主两便，主办单位所有正式出席新闻发布会的人员，均须在会上正式佩戴事先统一制作的胸卡，内容包括姓名、单位、部门与职务等。

知识链接

×××新闻发布会策划案

发布主题：微尘爱心基金会——“爱满人间”新闻发布会暨启动仪式。

发布时间和地点：2010年12月20日，长沙华天酒店多功能会议厅。

形式：新闻发布会+启动仪式+节目表演。

活动目的：正式启动微尘爱心基金会，帮助更多需要帮助的人，面向全社会发布信息，吸收更多爱心人士、企业的捐款，提高媒体的关注度。

组织工作：由组委会负责，负责嘉宾和领导的邀请、贵宾的接待，负责来宾的签到、资料的分发。

1.前期准备

背景布置：以巨幅彩墨喷画作为主席台的背景。悬挂横条幅，上面写“微尘爱心基金会成立新闻发布会”。投影屏幕，以便观看影像资料。

会场布置：主席台（视嘉宾、领导人数而定）。座椅、座椅前置小桌配桌布。主席台设司仪台、话筒架及花篮。主席台桌上摆放矿泉水、嘉宾名字卡片、话筒。

每位主席台上的嘉宾胸前戴鲜花嘉宾卡。记者、来宾设置40个座椅（不设小桌）。记者、来宾每人发放矿泉水、资料袋。记者、来宾席备2个无线麦克风，方便记者、来宾提问。酒店正大门旁设置一个宣传通告牌，上面写“微尘爱心基金会成立新闻发布会，在二楼多功能会议室举行”。多功能会议室门前，两侧摆放花篮，旁边设置来宾签字处。礼仪小姐负责来宾的指引。录像摄影交由专人负责。

安排贵宾休息室：休息室中放置沙发、茶几、宽屏彩电。茶几上摆放烟灰缸、打火机、矿泉水，供贵宾在此休息等候。

嘉宾邀请流程：拟定邀请嘉宾、记者名单。邀请嘉宾、记者名单交领导审批。专人送请柬。通过传真或电话再次确认嘉宾、记者参加情况。最终确定到会嘉宾名单。

邀请媒体：长沙在线、《边城晚报》《长沙晚报》、长沙第一频道、湖南都市电视台、湖南经济电视台、《潇湘晨报》《长沙都市报》、长沙广播电台（事先与媒体朋友进行沟通，避免现场问到不适合的问题）。

资料袋内容：爱心基金发布会日程安排；基金会创始人讲话稿；市领导祝贺词；嘉宾祝贺词；基金会的职责。

人员安排：8名礼仪小姐。（1）2名礼仪站于主席台后左侧；（2）2名礼仪在会议室门口接待，发放资料；（3）2名礼仪在酒店门口接待；（4）2名礼仪引导来宾入场就座。

保安及工作人员：（1）负责人1名，处理突发事件以及场面调度；（2）设备调试技术人员1名；（3）保安4人；（4）咨询人员2人。

主持人1名。

2.会议流程

9∶10来宾的迎接、签字、发放资料袋、矿泉水，引导来宾到指定席就座。

9∶10至9∶28观看微尘爱心基金会公益宣传片，烘托氛围。

9∶25礼仪小姐带主嘉宾上主席台入座。(www.xing528.com)

9∶28至9∶30停止宣传片的播放，并维持现场秩序。

9∶30至10∶20微尘爱心基金会成立暨启动仪式新闻发布会。

主持人宣布新闻发布会正式开始。

主持人介绍参加发布会的嘉宾、领导、媒体记者。

微尘爱心基金会创始人发表讲话。

××领导致祝贺词。

嘉宾致祝贺词。

节目表演：儿童歌舞《小小的太阳》、音乐家小提琴演奏《勇敢的心》。

答媒体提问（由媒体记者向发言人提问，从多个角度理解微尘爱心基金会成立的目的和意义，为报道提供充分的素材）。

主持人宣布新闻发布会结束，来宾退场。

来宾在出口处领取纪念品（微尘爱心基金会特别徽章）。

4.材料的准备

在准备新闻发布会时，主办单位通常需要事先委托专人准备好如下四个方面的具体材料。

（1）发言提纲

它是发言人在新闻发布会上进行正式发言时的提要，对发言提纲总的要求是：既要紧扣主题，又要全面、准确、生动、真实。

（2）回答提纲

为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如、不慌不忙，事先可对有可能被提问的主要问题进行预测，并就此预备好针锋相对的答案，使发言人心中有数，在必要时予以参考。

（3）宣传提纲

为了方便新闻界人士在进行宣传报道时抓住重点、资料翔实，主办单位可事先精心准备好一份以有关数据、图片、资料为主的宣传提纲，并打印出来，在新闻发布会上提供给每一位外来的与会者。宣传提纲通常应列出本单位名称及联络电话、传真号码，以供新闻界人士核实之用，有自己网站的单位，还可同时列出本单位网站的网址。

（4）辅助材料

假如条件允许，还可在新闻发布会的举办现场预备一些能够强化会议效果的形象化视听资料，如实物、模型、沙盘、录音、录像、幻灯、光碟、书刊等，以供与会者利用。在会前会后，会议主办方亦可安排与会者进行一些必要的现场参观或展览，但安排此类活动时应注意，切勿弄虚作假或泄露商业秘密。

除此之外，会场应有鲜明的会标、签到本、席签、移动话筒、电话等，安排人专门逐一接待，确保分发新闻稿等材料到每名记者的手中。另外，要为摄影记者和摄像记者、网络直播的记者安排好方便工作的空间。

三、新闻发布会的媒体邀请

1.新闻界人士的邀请

确定邀请参加新闻发布会的新闻单位记者名单，并提前发出邀请函。重要的媒体记者进行适当的事先沟通，要在新闻发布会召开之前确认他们是否能够前来参加。有些希望能在会上得到阐述的话题可以通过他们的提问引出来，但一定要自然，不可生硬。

新闻媒介大体上可以分为电视、网络、报纸、广播、杂志等，它们各有所长，也各有所短。

新闻发布会在邀请新闻媒体的具体数量方面的基本规则是：在宣布某一消息时，尤其是在为了扩大影响、提高本单位的知名度时，特别是当本单位处于守势而这样做的，邀请新闻媒体单位的面不宜过于宽泛。主办单位要尽可能优先邀请那些影响面大、主持正义、报道公正、口碑良好或对待本单位向来较为友善的新闻单位派员到场。此外，还应根据新闻发布会的具体性质，确定是要邀请全国性新闻单位、地方性新闻单位、行业性新闻单位同时到场，还是只邀请其中的一部分，如果打算邀请国外新闻单位到场，除要考虑有无实际需要外，还需要遵守相关的外事纪律，并事先报批。

2.协调与新闻界人士的关系

新闻界人士是新闻发布会上的主宾，主办单位如欲使自己的新闻发布会开得成功，就必须求得对方的配合，并与之协调好相互关系。主办单位，特别是主办单位的主要负责人与公关人员在与新闻界人士打交道时，一定要注意：把新闻界人士当作真正的朋友对待，对对方既要尊重友好，更要坦诚相待；对所有与会的新闻界人士一视同仁，不要有亲疏之别，厚此薄彼；尽量向新闻界人士提供对方所需要的信息，要注重信息的准确性、真实性和时效性，不要弄虚作假、爆炒旧闻；尊重新闻界人士的自我判断，不要指望拉拢、收买对方，更不要打算左右对方；与新闻界人士经常保持联络，要注意经常与对方互通信息、常来常往，争取建立双方的持久关系。

四、现场应酬

在新闻发布会正式举行的过程中，往往会出现种种的确定或不确定的问题，有时甚至难以预料到的情况或变故出现，要应对此类难题，确保新闻发布会的顺利进行，除要求主办单位的全体人员齐心协力、默契合作之外，最重要的是要求代表主办单位出面应对来宾的主持人、发言人善于沉着应变、把握全局。

1.维护形象

毫无疑问，在新闻发布会上，代表主办单位出场的主持人、发言人肯定会被新闻界人士视为主办单位的化身和代言人。而在新闻发布会召开之后，他们则更有可能在不少新闻媒体上纷纷亮相，在广大社会公众眼里，他们通常都会与其所在单位的整体形象画等号，甚至决定了社会公众对主办单位的态度与评价。有鉴于此，主持人、发言人要重视自己的外表，特别是仪容、服饰、举止。

按照惯例，主持人、发言人需要进行必要的化妆，并以淡妆为主，发型应庄重大方。男士宜穿深色西装套装、白色衬衫、黑袜黑鞋，并打领带。女士宜穿单色套裙，肉色丝袜，黑色高跟皮鞋。服装必须干净、挺括，一般不宜佩戴首饰。

在面对新闻界人士时，主持人、发言人都要做到举止自然大方，面带微笑，目光炯炯，表情放松，坐姿端正；一定要克服某些有损个人形象的不良举止，如抓搔头皮、紧咬嘴唇、眼皮上翻、东张西望、不看听众、以手捧头、双脚乱抖、反复起立、交头接耳、表情呆滞等。

2.相互配合

主持人和发言人在新闻发布会上是“一家人”，因此二者之间的默契配合是必不可少的，让二者真正做好相互配合，一是要分工明确，二是要彼此支持。

（1）分工明确

在新闻发布会上，主持人和发言人分工有所不同，因此必须各司其职、相互配合，不允许越俎代庖、替人代劳。主持人主要是主持会议、引导提问；发言人主要是主持发言、答复提问。有时，在重要的新闻发布会上，为了慎重起见，主办单位往往会安排数名发言人同时出场，若发言人不止一人，事先必须做好内部分工，不能出现没有人回答或大家抢答的场面，那会影响本单位的形象。一般来说，发言人的现场发言应分为两个部分，首先进行主旨发言，接下来回答疑问，当有数名发言人到场时，只需1人进行主旨发言。

（2）彼此支持

主持人、发言人的彼此支持，在新闻发布会上非常重要。主持人与发言人必须保持一致口径，不允许公开争执、相互拆台。当新闻界人士提出的某些问题过于尖锐或难以回答时，主持人要想方设法转移话题，不使发言人难堪，当主持人邀请某位新闻记者提问之后，发言人一般也要给予对方适当的机会，不然，不论对新闻记者还是主持人来说，都是非常失礼的。

五、善后事宜

在新闻发布会举行完毕后，主办单位还需要在一定的时间内对其进行一次认真的善后评估工作。

1.了解新闻界的反应

新闻发布会结束后，应对照现场所使用的来宾签到簿与来宾邀请名单，核查新闻界人士的到会情况，据此可大致推断出新闻界对本单位的重视程度。除此之外，还应了解与会者对此次新闻发布会的意见和建议，尽快找出自己的缺陷与不足；了解与会的新闻界人士中有多少人为此次新闻发布会发表了新闻稿。

新闻稿是重要信息的核心载体，最好具有一定的感性材料。新闻稿一般有以下要求：发布内容要明确，新闻事实的要素要完整，尽量突出新闻价值；关键的人名、地名、数字一定要写清楚；政府的新闻稿具有一定的权威性，不可含糊其辞，不要用“可能”“如果”“估计”来表述；把政府采取的决策、决定事项、事件的意义和大局作为背景尽可能写清楚。

2.整理保存会议资料

这不仅有助于全面评估会议效果，而且为此后举行同一类型的会议提供借鉴，需要主办单位认真整理保存的新闻发布会资料，主要有：会议自身的图文声像资料，包括在会议进行过程中所使用的一切问价、录音、录像等；媒体有关会议报道的资料，包括在电视、网络、报纸、广播、杂志上所公开发布的涉及此次新闻发布会的消息、通讯、评论、图片等，这类资料可以细分为有利报道、不利报道、中性报道等。

3.酌情采取补救措施

在听取了与会者的意见、建议，总结了会议的举办经验，收集、研究了新闻界对会议的相关报道之后，对失误、过错或误导，应主动采取一些必要的对策。对在新闻发布会之后所出现的不利报道，特别要具体分析对待。对于事实准确的批评性报道，主办单位应当闻过即改、虚心接受。对于因误解而出现的失实性报道，主办单位应通过适当途径加以解释，消除误解。对于有意歪曲事实的敌视性报道，主办单位应在讲究策略、方式的前提下据理力争，尽量为本单位挽回声誉。