【案例导入】
某天，一位客人在一楼准备乘电梯到五楼宴会厅。同乘一部电梯的有两位身着酒店制服、正准备去参加每月生日会的员工。两位员工边聊边随手按了二楼，而员工生日会通常在三楼举办。到达二楼，电梯门打开后，员工发现二楼好像没有来参加生日会的人，那么生日会应该是在三楼举办，于是员工又按了三楼。员工的行为引起一同乘坐电梯的客人的不快。后来客人向大堂经理投诉，认为酒店员工不应该乘坐客用电梯，且员工乱按电梯完全不考虑客人的感受。
【思考】客人为什么不满？
职场中最普通、最平常的是日常工作。职场中人的能力和水平不仅体现在他取得的工作业绩，也体现在平时的日常工作之中。因此，在评价一个职场中人的时候，日常工作做得如何是相当重要的。看似工作中的小事，却可能引起工作上较大的麻烦和冲突，所以说“细节决定成败”。日常工作看似平凡、普通，但最能体现一个人的工作态度和职业修养。正是平时的点滴积累，才成就许许多多的职场人才。因此，重视日常工作礼仪是每一位职场人的必修课。
一、日常礼仪
1.工作时间
职场人每天都要在办公室工作，要与同事、客户打交道，每天要处理电话和手头上的工作。工作时间要见很多人，要说很多话，要做很多事，较容易疏忽礼仪，因此更应该注意日常礼仪。
2.午餐
弄清午餐时间，不得提前下班就餐。在食堂内，要礼让，排队要讲秩序。不浪费饭菜，注意节约。用餐时和用餐后，注意保持桌面和座位清洁。
3.在洗手间、茶水间和休息室
在洗手间、茶水间、休息室人多的时候，应文明礼让。洗面台使用后，应保持清洁。不要忘记关闭洗手间、茶水间的水龙头。如发现没有关闭的水龙头，应主动关好。注意保持安静，说话声音不要过大。在洗手间、茶水间、休息室见到同事应互相问候。
4.上、下班
按时上下班，不能迟到、早退。如遇急事，应提前向领导请假。上班后应首先考虑有无领导交办的事和自己今天必做的事，并抓紧办理。下班前将第一天待处理的工作记录下来，以方便第二天工作。整理好办公台上的物品、文件。机密文件、票据和贵重物品要存放好。走时应关好灯、窗，并锁好门。
5.进入他人办公室
进入他人办公室时必须先敲门，再进入。已开门或没有门的情况下，应先打招呼，如说“您好”“打扰一下”等词语后，再进入。无事的情况下不要在别人的办公室逗留太久，因为这样不仅会耽误别人的工作时间，而且会给人一种不敬业的感觉。
6.传话
传话时不可交头接耳，应使用记事便笺传话。传话给客人时，不要直接说出来，而是应将事情要点转告客人，由客人与待传话者直接联系。退出时，按照上司、客人的顺序打招呼退出。
7.会谈中途上司到来时
会谈中途上司到来时必须起立，礼貌地将上司介绍给客人。向上司简单汇报会谈的内容，上司走后重新开始会谈。
8.在走廊、楼梯、电梯间
走路时，要舒展肩背，不要弯腰、驼背。有急事也不要跑步，可快步行走。按照右侧通行的原则，如在反向行走遇到迎面来人时，应主动让路。遇到客人找不到想要去的部门时，应主动为其指路。在电梯内应为客人提供正确引导。
具体内容见非言语沟通章节仪态礼仪部分。
二、公共场所礼仪
1.职员必须仪表端庄、整洁
头发要经常清洗，保持清洁。男性职员头发不宜太长。指甲不能太长，应经常注意修剪。女性职员涂指甲油要尽量使用淡色。男士胡子不能太长，应经常修剪。保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味的食品。女性职员可适度化妆，给人清洁、健康的印象，但不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。
2.工作场所的服装应整洁、方便，不追求修饰
衬衫无论什么颜色，衬衫的领子与袖口不得污秽。外出前或要在众人面前出现时，应系领带，并注意与西装、衬衫颜色相配。领带不得肮脏、破损或歪斜、松弛。鞋子应保持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子的鞋。女性职员要保持服装淡雅得体，不宜过分华丽。职员工作时不宜穿大衣或过分臃肿的服装。
3.在公司内职员应保持优雅的姿势和动作
站姿：两脚脚跟着地，脚尖离开约45°，腰背挺直，脖子伸直，头微向下，使人看清你的面孔。两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间。在上级面前或会见客户、出席仪式等站立场合，不得把手交叉抱在胸前。
坐姿：坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方。女性职员应注意膝盖并拢，不得分开。要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐。
公司内与同事相遇应点头行礼表示致意。握手时使用普通站姿，并目视对方眼睛。握手时脊背要挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不亢。伸手时同性间应由地位高或年长者先向地位低或年纪轻的伸手，异性间应由女士主动先向男士伸手。
进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。进入后，回手关门，不能太用力、粗暴关门。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话。如有急事要打断说话，也要把握机会，而且要说：“对不起，打断你们的谈话了。”通过通道、走廊时要放轻脚步。无论在自己的公司，还是在对方的公司，在通道和走廊里都不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客户时要礼让，不能抢行。
递交物件时，如递文件等，要把文件的下半部分朝着对方的方向递过去。如果是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着。至于刀子或剪刀等利器，应把尖端部分向着自己。
三、会议沟通礼仪
【案例】
利源公司要举办一次重要会议，请来了总公司的总经理和董事会的部分董事，并邀请当地政府要员和同行业知名人士出席。由于出席的重要人物多，领导决定用“U”字形的桌子来布置会议桌。分公司领导坐在位于“U”字横头处的下首，其他参加会议者坐在“U”字的两侧。在会议的当天开会时，坐在横头桌子上的分公司领导宣布会议开始，这时发现会议气氛有些不对劲，有贵宾相互低语后借口有事站起来要走。分公司的领导不知道发生了什么事或出了什么差错，感到非常尴尬。
【思考】这个会议安排出现了哪些问题呢？
商务人员在日常工作中必不可少的一件事情就是要组织会议、领导会议或者参加会议，因此会议自然而然地成为公务活动的有机组成部分之一。会议中的座位次序非常重要，如安排不当，或不符合国际惯例，会招致非议，甚至会引起争议和交涉，影响宾主之间的关系。本案例的座次安排出现错误，上、下位颠倒，造成宾客纷纷离席。因此，在安排座次时，应符合国际惯例，严格遵守礼仪规则，要充分考虑活动的性质、内容和参加活动成员的威望、资历、年龄甚至其宗教信仰、从事的专业以及当地风俗等。
在现代工商企业管理中，群体性沟通往往采用会议的方式，而随着企事业单位中会议的增多，会议的高效是管理人员工作能力的体现。会议的主要目的是解决问题，但现实中由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率地沟通，达成共识，有效地解决问题，是本节的中心议题。
1.会议的含义与分类
（1）会议的含义
“会议”是个动态合成词。从字面上讲，“会”的基本意思是聚会、见面、集会等；“议”就是讨论、商议事项或问题。现代意义上的会议的含义是指有组织、有领导地召集人们以沟通为手段，商议事情或传递信息的行为过程。会议是人类社会经常性的活动，是领导活动的有效手段。
两人谈话或讨论，叫交谈或会谈；三人以上，没有主持人，没有中心议题的谈话，叫闲聊。有些会是“会”而不“议”，不能叫会议。例如，庆功会、欢迎会、声讨会、运动会、展销会、宴会、追悼会、舞会等等。这些“会”，只是“聚会”的意思，是“会而不议”，因此不能叫会议。
从会议的含义可以看出，无论何种会议，都是人与人打交道，都需要沟通和反馈信息。会议进行的过程，实际上是一个人们交流信息的过程。一个人在漫长的职场生涯中，要参加（或主持）很多会议，掌握会议的沟通技巧对于职场发展，具有重要意义。
（2）会议的分类
会议根据不同的划分角度，可以分出不同的类型。
按内容（性质）分类：有代表大会、工作会议、学术会议、咨询会、协商会、动员会。
按形式分：小组会、座谈会、报告会、电视电话会、视频会议等。
按与会人员的成分来划分：党委会、董事会、记者招待会。
按规模来划分：大型会议、中型会议、小型会议。
2.会议的作用
（1）决策作用
有许多决策是经过开会讨论后，拍板决定的。通过开会进行决策，是决策科学化、民主化的有效手段。例如，一个企事业单位的重大决策的形成，往往要召开党委会、经理办公会讨论，形成决策或决议。
（2）执行作用
通过开会，传达上级指示、政策，布置本单位行动计划，解决执行中的问题。因此，会议可以起到执行的作用。例如，从集团公司开会回来，分公司老总召集中层干部开会，传达上级布置的任务，部署本单位的行动计划。
（3）协调作用
由于个人或部门看问题的方式不同，利益诉求的差异，企业和企业之间，企业内部的各部门之间，都会产生矛盾冲突，影响生产和工作。通过会议，领导可以主持协调，化解矛盾，形成合作机制。
（4）沟通作用
任何会议都是信息输入、输出、传递的过程，也是一个信息反馈的过程。通过会议可以上情下达、下情上传，互通情况，发挥互通信息的作用。
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神龙汽车公司发动机厂与总装厂之间有大约三个半小时的车程。在采用视频会议系统之前，两个工厂的工程师经常需要到对方生产地点出差。测试数据需要通过信件在两地之间传送，反馈意见与决策信息通常要三到四天时间之后才能看到，这不可避免地延长了产品开发的周期。为了提高工作效率，他们建设了视频会议系统。现在，神龙汽车公司这两个厂的工程师出差次数大大减少。大家不用离开办公室就能参加会议，开会的时候不需要再刻意地限制人数了。相关的所有工程师都能够出席会议，避免了上传下达可能带来的失误和时间的浪费。
此外，在“风神”汽车的开发过程中，在武汉的神龙汽车中国总部经常利用视频会议系统与法国总部进行远程研讨。既节省了大家宝贵的时间，免去了巨额的差旅费用，又有效加强了各方的沟通，使每个人都能有更多的时间专注于自己的业务工作，提高了劳动生产率，加快了产品开发的进程，为“风神”汽车的按时下线立下了汗马功劳。
3.会议的要素
（1）与会者
与会者是指参加会议的正式成员。确定与会者的原则是：该参加的一个不少，不该参加的一个不多。具体讲，与会者应具有必要性、重要性、合法性。
必要性：是指与会者必须与会议直接有关的人员。如，经理办公会的与会人员是本公司的总经理和副总经理，也包括经理办公室的工作人员。
重要性：是指与会者与会议虽没有直接关系，但有利于会议的进程或扩大会议效果的人员。例如，1998年湖北发生特大洪水，省政府召开省长办公会，布置全省抗洪救灾工作。会议请下属单位省防汛指挥部的同志与会，通报汛情。请长江险段的监利、洪湖、荆州等地的领导列席会议，报告灾情。省防汛指挥部和地方领导虽不是省长，不具有与会者的“必要性”，但具有“重要性”。
合法性：是指与会人员必须具有合法的身份和法定的资格。如，党员开会，与会者必须是党员；公司的董事会，与会者必须是董事；主管会议，与会者必须是公司的主管。
（2）主持人
主持人是会议的召集者和组织者，对会议的进行起领导作用。主持人在会议中发挥的作用至关重要，基本作用体现在以下几方面。
会前：确定目的、议程、参会人员、时间、地点、会议种类、资料、用品、器材等。
会中：营造和谐的气氛、宣布开会、控制议程、鼓励发言、控制发言、总结发言、做出决议、确认行动与责任、安排下次会议、宣布闭会。
会后：对本次会议进行回顾与总结、汇报会议的决议、督导会议决议的执行。
（3）议题
议题是会议所要研究解决的问题。一个企事业单位的重大问题才能作为会议的议题。具体小事，由领导当场拍板决定即可。
会议议题应该做到注重实效，适时调整。如果出现会而不议，议而不决，决而不行，行而无果，这些都属于是无效的会议。议题能够顺利有效达成，可以分为三个阶段。①顺利导入议题。进入议题讨论前，以准备的信息说明研讨议题的目的及重要性，让开会的人员都感到这个议题对自己有切身的影响，从而愿意全心投入议题的讨论。②提倡充分发言。主持人要尽量引导大家的意见，包括可以运用指名发问、交替发问和以全体人员为对象发问等方式使与会者充分发言。③获得一致的结论。在会议中，要去除大家无能力做到的想法，删除离题的意见，并对剩下的可行性意见，让参会人员评估每个意见的优劣点，最后评估选出的意见是否能达到议题的目的。
（4）议程
“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般把会议议程定义为“在会议上需要考虑的事务”，实际上议程是指会议的议题性活动顺序的总体安排。它包括两层含义：一是指会议的议事程序；二是指列入会议的各项议题。简单说，议程就是将会议的数个议题，按照内在的逻辑关系，合理安排其先后顺序。编写议程时应注意以下几点。①确定会议的召开和结束时间，并和相关部门做好协调。②充分考虑会议进程，写出条款式的议程安排。开头为会议的日期、时间与地点，每一项均有一个编号，每一项均有一个起始时间，下次会议细节可写在议程的末尾。③把议程安排适时地交到与会者手中。
（5）时间
会议的时间有以下三种含义。
①会议召开的时间。某个会议什么时间召开最合适？要考虑多种因素。例如：一年一度的公司职工代表大会，适宜年初召开，有利于总结上一年的工作，部署新一年的工作。
②会议所需要的时间。少则几分钟，几十分钟；多则数小时、数天。要尽量紧缩会议时间，提倡开短会。
③会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的时间为45～60分钟，超过90分钟，人就容易感到疲劳。因此，每次会议的时间限度最好不要超过1个小时。如果开长会，要安排中间休息。在一个会议全程进行的过程中，人们的注意力在时间分布上是不同的，这就要求会议召开者适时、适度地进行会议时间安排。
（6）地点
会议地点，即开会的具体会场。开会要借助于一定的场所，会场各个方面条件的好坏，舒适程度的高低，对与会人员的心理起到不可忽视的作用，而且与会者的心理状态，直接影响到会议效果，因此要重视会场的选择和布置。会议地点应与会议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解，宽松的郊外气氛是合适的。不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。
与会者参会注意力转化图
4.会议的接待
会议接待涉及的内容很广，是一项非常烦琐和细致的工作，包括会前的准备、会中的接待和会后的服务等几个重要环节。(www.xing528.com)
（1）会议前的筹备工作
确定接待规格，拟定详细的接待方案。会议的接待规格需要根据会议的规模，会议的种类、主题以及参加会议的主要来宾的身份等内容来确定。一般而言，上级单位主持召开的会议，会议规格应较高。如果是内部会议，则可以尽量简化，不拘形式；如果是邀请了上级领导参加的会议，则要让会议办得隆重些。另外，召开大型的发布会、表彰会、洽谈会等也要热烈而隆重。会议接待方案主要包括：接待对象和目的，接待方针，接待规格，接待内容，接待日程，接待地点，接待任务的具体分工情况，接待经费等。
确定邀请对象，发放会议通知和日程。会议的邀请对象一般根据会议的内容和要求来确定，要多征求各部门和领导的意见，不能独断专行，更不能出现差错。应该到会的，一定要通知到；不能参加会议的，就不应当参加。大型会议一般覆盖面要广，如可以对外宣传的，还应邀请媒体记者来参加，增加会议的透明度。会议通知必须写明开会的时间、地点、会议主题、会议要求、参会人员、应带的材料、会务费，附上会议接待的联系方式、日程安排等内容，便于参会人员了解会议的基本情况。如果是重要的会议，通知后应附回执，可以确定受邀人是否参加会议和具体的参会人员名单。如有外地人员参加的会议，通知要附上到达的会议地点和住宿处的具体名称、地址与交通路线，以及是否有人接站等相关内容。普通会议和临时性的会议可以打电话通知参会单位或人员，但重要的会议必须要有书面的正式通知，并提前发出，让参会者提前做准备。对于通过投递的方式送出的通知，需要打电话进行确认收到与否，以免误事。
（2）会议会场的选择
会场大小适中。会场的大小一般根据参加会议人数的多少和会议的主要内容来综合考虑。普通的会议，可以选在能容纳相应人数的会议室；大型会议，可以选在大礼堂等场所。
会场地点合理。会场地点的选择要考虑交通是否便利，应照顾大多数参会人员能够方便到达。如果开会时间在上午较早时段，同时又需要召集分布较散的参会人员，尽量不要选择城市中心，否则可能会因交通拥堵造成参会者迟到。还需要注意，选择的会场附近是否有噪声，如大型工地施工等，否则也可能会影响会议质量，应考虑调换会场。
会场设施设备齐全。选择会场还需要考虑和检查会场的音响设备、灯光、通风系统等是否完好，其他配套设施是否完善，这些都是保证会议顺利进行的关键事项。任何一件设备出现问题，都将直接影响会议的进程。通常，大型会议都要摄像或照相，用于宣传或作为资料保存，因此摄像、照相的设备也需要事先准备好，并检查机器的好坏和电量的充足等情况。
会场的布置。一般大型会议应在场内悬挂关于会议的主题横幅，如“热烈庆祝×××会议顺利召开”。同时，在门口悬挂或张贴表示欢迎的标语，“热烈欢迎参加×××会议的参会人员”。若有上级部门的重要领导来参会，标语还可以写成“欢迎××领导莅临××指导工作”。若是庆祝、表彰等会议，会场内可以摆放鲜花、盆景，营造喜庆、轻松的气氛；如果是较严肃、庄严的会议，主席台上可以悬挂国旗或国徽。通常较正式的会议都需要摆放茶杯、饮料，并且摆放要整齐、美观。
会议资料的准备。会议资料要提前准备齐全，印制足量，装订整齐，把需要发送的所有资料整理好后用文件夹装好，根据需要配上笔和笔记本，便于参会人员阅读和记录。
一般大中型会议进行时为了维持会场秩序、保证会议安全会印制会议票证。
组织会议报到。会期较长的大中型会议，通常要在与会人员住地设报到处，并安排专人负责报到工作。负责报到工作的会务人员应提前进入会议住地，安排好与会人员的食宿事项。在报到的同时，要发放会议票证和会议材料。报到结束后，要及时向会议领导人报告报到结果。
（3）会议的形式
环绕式。就是不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，而听任与会者在入场后自由就座。这一安排座次的方式与茶话会的主题最相符，也最流行。
散座式。散座式排位，常见于在室外举行的茶话会。它的座椅、沙发、茶几四处自由组合，甚至可以由与会者根据个人要求而随意安置。这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。
圆桌式。圆桌式排位，是指在会场上摆放圆桌，请与会者在周围自由就座。圆桌式排位又分下面两种形式：①适合人数较少的，仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，请全体与会者在周围就座。②在会场上安放数张圆桌，请与会者自由组合。
主席式。这种排位是指在会场上，主持人、主人和主宾有意识地安排在一起就座。
（4）常用座次安排图
①主席台座次安排（主席台朝向为↓）
主席台人数为奇数时：
主席台人数为偶数时：
②餐桌座次安排
a.中餐桌
b.西餐桌
③会议座位安排
a.长条桌
当A为外宾时，A3与B3分别为客方与主方译员。
b.沙发室
c.与外宾会谈
（注：A为主方，B为客方。）
d.与上级领导座谈
（注：A为上级领导，B为主方领导。）
④合影座次
（注：人员排序与主席台安排相同。）
⑤会议前的接待工作
会前检查。在会议正式开始前一两个小时，应进行一次全面、细致的检查，对考虑不周或没有落实到位的工作及时予以补救，尤其要注意会场的音响、灯光、主席台上的座次安排、领导的桌签有无错字、茶水是否准备等细节。
签到服务。较正式的会议都会设有签到处，通常是在会场外较醒目的地方设置签到台，备好签到簿、签字笔，配备接待人员为参会人员礼貌服务。如准备有资料需要发放的，由接待人员双手递上。
引导服务。参会人员签到后，会议接待人员应热情、礼貌地根据与会者的身份引入会场指定位置就座，引导时需要注意礼仪规范。如果是重要领导，可先引入休息室，由单位领导陪同，待会议正式开始前几分钟再引入主席台就座。
接待服务。参会人员在引导下入座后，接待人员应及时倒茶送水。倒茶时注意水壶与杯口的距离，不能将水壶口直接放在杯口上。注意杯盖的内口不要直接与桌面接触，应将其倒放在桌上。倒茶时手指也不能接触到杯口上。倒水时要轻，不要将茶水溅出，更不要弄到参会人员的身上，那是非常不礼貌的。如果参会人员还有其他需求，要尽量热情帮助并提供周到服务。
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会议沟通能力测试
你的会议沟通表现，是打√，否打×。
1.总是在会议开始前三天就已经安排好了会议的日程并将该议程通知到每位与会者。
2.当与会者询问议程安排时总是回答：“还没定呢，等通知吧”。
3.对于会议将要进行的每项议程都胸有成竹。
4.会议开始前半小时还在为是否进行某几个议题而犹豫不决。
5.提前将每一项会议任务安排给相关的工作人员去落实，并在会议开始前加以确认。
6.临到会议开始前才发现还有一些会议设备没有调试好。
7.预先拟定邀请与会的人员名单，并在开会前两天确认关键人士是否会出席会议。
8.自己也记不清邀请了哪些人出席会议，会议开始前才发现忘了邀请主管领导参加会议。
9.会议时间安排恰当，能够完成所有的议题。
10.会议总是被一些跑题、多话者干扰，难以顺利进行。
11.会议室布置恰当，令与会者感觉舒适又便于沟通。
12.会议室拥挤不堪，令与会者感觉不快，大家都盼望着早点结束会议。
以上12个问题，是你的会议沟通活动中常见的表现，如果选择了题号是单数的行为表现，请给自己加上一分；如果选择了题号是双数的行为表现，请给自己减去一分。
最后看看自己的总分吧！
3～6分：你的会议沟通技巧是值得称道的。
0～3分：你的会议沟通技巧也还不错，但需要进一步改进。
低于0分：你的会议沟通技巧真不怎么样，赶快努力吧！
（2）会议中的礼仪
会议发言人的礼仪。会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度和气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿，旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。自由发言则较随意。应注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答；对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由；对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。
会议参加者的礼仪。会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，按会议安排落座。开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳。发言人发言结束时，应鼓掌致意。中途退场应轻手轻脚，不影响他人。
主持人的礼仪。各种会议的主持人一般由具有一定职位的人来担任。其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅、邋里邋遢。走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而定。主持庄严隆重的会议，步频要适中，步幅要从容；主持欢快、热烈的会议，步频应较快，步幅要大。入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸，两手轻按于桌沿。主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、抖腿等不雅动作。主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈。会议开始前，可点头、微笑致意。
会议中的接待礼仪。会议进行过程中，接待人员应随时注意观察参会人员的茶水情况，一般对于少于二分之一的茶杯要及时添水。通常从参会人员的左侧添水，要注意尽量不影响参会人员或身旁的其他人员，动作要轻盈，茶杯轻拿轻放。如果会议设有颁奖表彰环节，要有专门的礼仪人员组织领奖人员依次按顺序排队上台领奖，还要有礼仪人员将事先分好的奖状或证书交与颁奖领导。会议中如需播放乐曲的，事先要统一安排好，特别是选好音乐，并定好位置。待会议开始后，相关工作人员就要严阵以待，按规定流程依次进行。例如，大会需要奏国歌，当听到主持人宣布“全体起立，奏国歌”，此时，国歌声就应该立刻响起。会议进行过程中，如果有参会人员有事相告，接待人员应走到该与会者身边，轻声相告，不要影响其他人。如果有急事需要联系主席台上的领导，最好写成便条传递通知，避免接待人员在台上频繁走动或耳语，分散参会人员的注意力，影响会议的效果。
会后若有合影留念等活动，在会议进行中，接待人员就要提前做好准备，将场地、椅子等布置好。如需要安排座次的，要迅速在椅背上贴上名签。同时，摄像师要准时到位，保证会议议程的节奏。如果在会场上因操作不慎出现小差错，接待人员绝不能慌乱，应不动声色地尽快处理，尽量不要惊动参会人员，更不能在会场内来回奔跑。如果影响到个别参会人员，要诚恳道歉，保证会议能够正常有序地进行。
在会议结束前，要将各位领导及其他参会人员的车辆妥善安排好，便于送别领导或与会者，方便他们离开。如停车场较远，会场门口场地又较宽敞，应提前将车辆开至会场门口，按礼宾先后次序停放整齐，方便领导或与会者上车。
（3）会议后的服务
会议结束后，接待人员要做好善后服务工作。如果安排有照相、参观、会餐等活动，接待人员应按分工及时引导参会者到指定照相地点，或引领其参观，参观途中需作必要的介绍，或安排车辆送参会人员到会餐地点用餐。
会后要及时清理会议文件和编发简报及新闻，特别要注意及时回收需要回收的文件资料或意见。同时要对现场记录进行整理，以更正现场记录中由于紧张而造成的字迹不清和语言文字不规范等问题，保证会议记录的真实、清晰、准确、完整和规范。根据各种会议的不同情况，会议可发布新闻消息，或进行典型报道。新闻报道通常由会议工作人员与新闻记者配合共同编写，以求及时、准确地反映会议精神。新闻稿件在发布前应送领导人审核，以免出现差错。
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茶话会
比起其他会议类型，茶话会是社交色彩最为浓重而商务色彩最为淡薄的一种类型。所以，有人将其称为“商界务虚会”。“茶话会”，在商界主要是指意在联络老朋友、结交新朋友的具有对外联络和进行招待性质的社交性集会。因其以参加者不拘形式地自由发言为主，并且备有茶点，故被称为“茶话会”。有的时候，也有人将其简称为“茶会”。
从表面来看，茶话会主要是以茶待客、以茶会友，但是实际上，它的重点不在“茶”而在于“话”，即意在借此机会与社会各界沟通信息、交流观点，听取批评，加强联络，为本单位实现“内求团结，外求发展”这一公关目标创造良好的外部环境。从这个意义来看，茶话会在所有的商务性会议中并不是无足轻重的。
茶话会的主题，特指茶话会的中心议题。在一般情况下，商界召开的茶话会，其主题大致可以分为如下三类。
其一，以联谊为主题。以联谊为主题的茶话会，是平日所见最多的茶话会。它的主题是为了联络主办单位同应邀与会的社会各界人士的友谊。在这类茶话会上，宾主通过叙旧和答谢，往往可以增进相互之间的进一步了解，密切彼此之间的关系。除此之外，它还为与会的社会各界人士提供一个扩大社交圈的良好契机。
其二，以娱乐为主题。以娱乐为主题的茶话会，主要是指在茶话会上安排一些文娱节目或文娱活动，并且以此作为茶话会的主要内容。这一主题的茶话会，主要是为了活跃现场的局面，增加热烈、喜庆的气氛，调动与会者人人参与的积极性。与联欢会不同的是，以娱乐为主题的茶话会安排的文娱节目或文娱活动，往往不需要事前进行专门的安排和排练，而是以现场的自由参加和即兴表演为主。它不必刻意追求表演水平的一鸣惊人，而是强调重在参与、尽兴而已。
其三，以专题为主题。所谓以专题为主题的茶话会，是指在某一特定的时刻，或为了某些专门的问题而召开的茶话会。它的主要内容是主办单位就某一专门问题收集反映，听取某些专业人士的见解，或者是同某些与本单位存在特定关系的人士进行对话。召开此类茶话会时，尽管主题既定，仍需倡导与会者畅所欲言。为使会议进行得轻松而活跃，有些时候，茶话会的专题允许宽泛一些，并且许可与会者的发言稍许脱题。
四、办公室沟通与礼仪的禁忌
（1）过分注重自我形象。办公桌上摆着化妆品、镜子和靓照，还不时忙里偷闲照照镜子、补补妆，这不仅给人工作能力低下的感觉，且众目睽睽之下不加掩饰实在有伤大雅。
（2）使用公共设施缺乏公共观念。单位里的一切公共设施都是为了方便大家，以提高工作效率，打电话也好，传真、复印也好，都要注意爱护。给好友打电话聊聊近况本无可厚非，只是别在办公室里聊天，以免影响他人工作。
（3）零食、香烟不离口。女孩子大都爱吃零食，且以互换零食表示友好，但记得工作时要把馋虫藏好。尤其在有旁人和接听电话时，嘴里千万不可嚼东西。至于那些以吸烟为享受的男士，在公共场合也应注意尊重他人，不要随意污染环境。
（4）形象不得体。坐在办公室里，浓妆艳抹、环佩作响、香气逼人、暴露过多，或衣着不整、品位低俗，都属禁忌之列。工作时，语言、举止要尽量保持得体大方，过多的方言土语、粗俗不雅的词汇都应避免。无论对上司、下属还是同级，都应该不卑不亢，以礼相待，友好相处。
（5）把办公室当成自家居室。中午自带的盒饭用微波炉加热一下，再煮点小菜做汤，一顿丰盛的午餐就有了，饭后将餐具随手一放。可是，下午上班后，同事们要在这间充满菜味的屋子进进出出，感觉实在不妙。
（6）高声喧哗，旁若无人。有什么话慢慢讲，别人也一样会重视你的。其实，你举止文质彬彬可以教会别人与你一起维持文明的环境。
（7）随便挪用他人东西。未经许可随意挪用他人物品，事后又不打招呼的做法，实在显得没有教养。至于用后不归还原处，甚至经常忘记归还的，就更差了。
（8）偷听别人讲话。两人私下谈话，你却停下手中活计，伸长两只耳朵；别人在打电话，你两眼紧盯打电话的人，耳朵灵得像兔子，这会使你的形象大打折扣。此时有可能的话，还是暂且回避一下为好。
（9）对同事的客人表现冷漠。无论是谁的朋友踏进你办公室的门，就是你们的客人，而你就是理所当然的主人。做主人的，一言两语把客人推掉，或不认识就不加理睬，都有失主人的风度。客客气气招待同事的客人，认真地记录电话，如果你出外办事，你的朋友也同样不会遭受冷落。
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