大学生时间管理法和技巧

时间管理是自我管理中一项十分重要的内容,大凡业绩卓著的人都是具有高效时间管理的人。本书将介绍几种有效时间管理的方法和技巧,希望借此机会对你合理安排自己的工作、学习与生活,最大限度地发挥时间的效力,提高工作或学习绩效,实践自己的人生目标有所帮助。成功者与失败者的差别不在于他们拥有时间的多少,而在于他们如何掌控时间。

(一)时间管理的原则

1.明确目标

人生旅途上,没有目标就如在黑暗中行走,不知该往何处。有目标才有方向,目标是前进的推动力,能够淋漓尽致地激发人的潜能。明确的目标对于构建成功人生至关重要。

①目标刺激我们奋勇向上。

目标能够刺激我们奋勇向上,但是对许多人来说,拟订目标实在不是一件容易的事,原因是我们每天单是忙日常工作就已透不过气,哪还有时间好好想想自己的未来。

事实上,随波逐流,缺乏目标的人,永远没有淋漓尽致地发挥自己的潜能。因此,我们一定要做一个目标明确的人,生活才有意义。

②目标的设定。

制订目标不是一件容易的事。我们究竟如何选择或是制订正确的目标呢?在选择或制订目标时应考虑两个方面:一是目标要符合自己的价值观;二是要了解自己目前的状况。

③制订具体目标遵循“SMART”原则。

一个目标应该具备以下5个特征才可以说是完整的:具体的(Specific)、可衡量的(Measurable)、可达到的(Attainable)、相关的(Relevant)、基于时间的(Time-based)。

A.具体的。有人说:“我将来要做一个伟大的人。”这就是一个不具体的目标。目标一定要具体,比如你想把英文学好,那么你就定一个目标:每天一定要背10个单词、一篇文章。

B.可衡量的。任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准,你的目标越明确,就越能提供给你更多的指引。

C.可达到的。不能达到的目标只能说是幻想,白日做梦,太轻易达到的目标又没有挑战性。

D.相关的。目标的制订应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性,要具有现实的意义而不能陷于空想。

E.基于时间的。任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定,比如说:“我一定要拿到律师证书。”目标应该很明确了,只是不知是在1年内完成,还是10年后才完成?

2.有计划、有组织地进行工作

所谓有计划、有组织地进行工作,就是把目标正确地分解成工作计划,通过采取适当的步骤和方法,最终达成有效的结果。

①制订计划的好处。

A.可以更好地实现工作及生活目标。

B.节约时间。

C.对所有项目、工作以及活动一目了然。

D.获得阶段性的胜利以及把所完成的任务“一笔勾销”,享受成功的喜悦。

E.减少忙碌与压力,可以更好地安排每天的工作进程。

F.增强信心,提高自我约束力。

G.提高计划制订者的条理性和逻辑性。

②制订计划。

A.确立目标。

B.探寻完成目标的各种途径。

C.选定最佳的完成方式。

D.将最佳途径转化成月、周、日的工作事项。

E.编排月、周、日的工作次序并加以执行。

F.定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。

3.计划与行动

成功地将一个计划付诸实践,比在家空想出一千个好主意要有价值得多。

4.分清工作的轻重缓急

①事情“缓急轻重”测试。

请看下面的行事次序,看看你自己平时喜好用的方式。

A.先做喜欢做的事,再做不喜欢做的事。

B.先做熟悉的事,再做不熟悉的事。

C.先做容易做的事,再做难做的事。

D.先做只需花费少量时间即可做好的事,再做需要花费大量时间才能做好的事。

E.先处理资料齐全的事,再处理资料不全的事。

F.先做已排定时间的事,再做未排定时间的事。

G.先做经过筹划的事,再做未经筹划的事。

H.先做别人的事,再做自己的事。

I.先做紧迫的事,再做不紧要的事。

J.先做有趣的事,再做枯燥的事。

K.先做易于完成的整件事或易于告一段落的事,再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。

L.先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的有利害关系的人所拜托的事,再做其他人所拜托的事。

M.先做已发生的事,后做未发生的事。

以上的各种行事准则,从一定程度上说大致都符合有效的时间管理的要求。我们既然是以目标的实现为导向,那么在一系列以实现目标为依据的待办事项中,到底哪些应该先着手处理,哪些可以延后处理,哪些甚至不予处理?一般认为是按照事情的“缓急程度”来判断。假如越是紧迫的事,其重要性越高,越不紧迫的事,其重要性越低,则遵循上面的判断规则。可是在多数情况下,越是重要的事偏偏不紧迫。如果我们按事情的“缓急程度”办事的话,不但使重要的事情的履行遥遥无期,而且经常使自己处于危机或紧急状态之下,最大的恶果是原本重要不紧急的事必然会转化为重要又紧急的事。

②“第二象限组织法”。

我们认为,处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。所谓“重要程度”,即指对实现目标的贡献大小。值得注意的是,虽然有以上的理由,我们也不应全面否定按事情“缓急程度”办事的习惯,只是需要强调的是,在考虑行事的先后顺序时,应先考虑事情的“轻重”,再考虑事情的“缓急”——也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。

图3.1　四象限图

我们以下面的时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系,如图3.1所示。

A.第一象限:重要又紧急的事。诸如即将到期的任务、客户投诉、财务危机等。这是考验我们经验、判断力的时刻,需要我们尽全力解决。因此,偏重于第一象限的事务,容易产生压力,使自己筋疲力尽,忙于收拾残局。

B.第二象限:重要但不紧急的事。主要是与生活品质有关,包括建立人际关系、制订防范措施、人员培训等。荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。反之,多投入一些时间在这个领域,有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,因此必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。因此,偏重第二象限能使自己有远见、有理想,注重纪律、自制,减少危机。

C.第三象限:不紧急也不重要的事。简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在第一、四象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不在第三象限去疗养一番再出发。这部分倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、观看毫无内容的电视节目、办公室聊天等,这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。

D.第四象限:紧急但不重要的事。表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉,但实际上就算重要也是对别人而言。电话、不速之客、部门会议都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。偏重第四象限容易造成短视近利,疲于危机处理。

E.高效能组织的优先矩阵安排应该是:第一象限(紧急、重要)占20%～30%;第二象限(重要、不紧急)占50%～60%;第三象限(不重要、不紧急)占1%～5%;第四象限(紧急、不重要)占15%～20%。现在,你不妨回顾一下上周的生活与工作,你在哪个象限花的时间最多。请注意,在划分第一和第四象限时要特别小心,紧急的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某个重要的目标,如果答案是否定的,便应归入第四象限。(www.xing528.com)

5.合理地分配时间

穆尔于1939年大学毕业后,在哥利登油漆公司找到一份业务员的工作。当时的月薪是160美元,但满怀雄心壮志的他仍拟订了一个月薪1 000美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后,他立即拿出客户资料以及销售图表,以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现,80%的业绩来自20%的客户,同时,不管客户的购买量大小,他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是,穆尔的下一步计划就是将其中购买量最小的36个客户退回公司,然后全力服务其余20%的客户。

结果如何?第一年,他就实现了月薪1 000美元的目标,第二年便轻易地超越了这个目标,成为美国西海岸数一数二的油漆制造商,最后还当了凯利穆尔油漆公司（Kelly-Moore Paint Company)的董事长。

这个故事除了告诉我们树立正确的目标的重要性外,还体现了巴列特定律(也称80/20定律):总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。按事情的“重要程度”,编排行事优先次序的准则建立在“重要的少数与琐碎的多数”原理的基础上。举例说明:

80%的销售额源自20%的顾客;

80%的电话来自20%的朋友;

80%的总产量来自20%的产品;

80%的财富集中在20%的人手中……

80/20原理对我们的一个重要启示便是:避免将时间花在琐碎的多数问题上,因为就算你花了80%的时间,你也只能取得20%的成效。所以,你应该将时间花在重要的少数问题上,因为掌握了这些重要的少数问题,你只需花20%的时间,即可取得80%的成效。

掌握重点可以让你的工作计划不致产生偏差。一旦一项工作计划成为危机时,犯错的概率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中,但是能有效进行时间管理的人,总是确保最关键的20%的活动具有最高的优先级。

6.与别人的时间取得协作

任何人类的组织,不论大小,都有其周而复始的节奏性、周期性;而我们作为社会或是团体组织中的一员,毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下,我们需要互相尊重对方的时间安排,也就是说要与别人的时间取得协调。

认清并适应组织的节奏性与周期性是成功的要素。你也许拥有全世界最伟大的广告构想,但是如果你在各公司都已经做完广告预算后才提出你的构想,你可能就不会有太好的运气,可能要等到几个月后,你的构想才会被慎重考虑,甚至可能一不小心会被扔到垃圾桶里去。同样,当我们需要到某一部门去参观学习,也需要提前与该部门人员进行预约,双方共同达成一个有关时间、地点、人员安排等的约定。否则,突如其来的打扰会令对方措手不及,甚至有可能将你拒之门外。

大家想想,我们是不是也在经常抱怨外部的打扰(电话、来访等)、突发事件?既然如此,我们是不是也应该站在对方的角度考虑问题,严格要求自己,提前做好计划与安排,与他人的时间取得协作,少一分慌乱,多一分从容。

7.制订规则、遵守纪律

我们在成长的过程中,常被各种纪律所束缚,“没有规矩、不成方圆”,因为有纪律,才有秩序。在时间管理中,我们同样强调纪律与规则。制订规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面。

①在进行工作的时候,一定要念念不忘这个工作应于何时截止。

②即使外部没有规定截止的日期,自己也要树立一个何时完成的目标。

③由于不得已的原因而不能按期完成时,一定要提前和相关部门取得联系,将影响控制在最小范围内。

8.寻找平衡

平衡学习、工作和生活。对于学习的时间分配,可用下列原则。

①划清界限、言出必行。对学习目标做出承诺后,一定要做到,但是希望其他时间得到谅解。

②忙中偷闲。不要一投入工作就忽视了家人,有时10分钟的体贴比10小时的陪伴还更受用。

③闲中偷忙。学会利用碎片时间。

④注重有质量的时间。时间不是每一分钟都是一样的,有时需要全神贯注,有时坐在旁边上网就可以了。

(二)时间管理的方法与技巧

1.设定目标

人生旅途上,没有目标就如在黑暗中行走,不知该往何处去。有目标才有方向,目标是前进的推动力,能够淋漓尽致地激发潜能。明确的目标对于构建成功人生至关重要。

然而,制订目标不是一件容易的事。一个有效的目标必须具备以下特性。

①具体性。有效目标不能大而空,应具有阶段性和可操作性。因此,我们可以将大目标分解为一个个阶段性目标,再制订出高效的日程计划,以此督促自己朝既定目标迈进。如果想成为一名“优秀的教师”,那么需要将这一目标分解为一个个具体的行动,并制订细致可行的每日任务指标,如每天上课、备课、授课时间,学习研究时间等。

②可衡量性。任何目标都应该有可以用来衡量该目标完成情况的标准,包括衡量阶段性成果的控制点和衡量最后绩效的指标。

③可达性。无法企及的目标只能是白日做梦,而太轻易达到的目标则没有挑战性。成功的目标设定应该既有挑战性,又不超出自己的能力所及,经过一番努力最终可以达成。

④任何目标都应该考虑时间的限定。

2.有效规划每天的时间

要做到有效规划每天的时间,可以采用以下的方法。

①在适当的时间段做适当的工作和事情。有些工作需要全神贯注地投入,不能丝毫分心,例如写作或初学一种技术;有些工作无须太多的注意力就可完成,甚至在同一时期可以同时进行两种以上的工作,例如清洗碗盘、哼歌、跑步等;有些工作最初常要全神贯注,但熟练后无须太多的注意力,譬如弹琴。这是因为意识通常仅能专注在一件事上,所以需要脑力的工作一次只能做一项,而潜意识则可以同时处理多种事情,当然这些事情必须是你熟练的。

②把工作的特性和时间的特性有机地结合起来。有些时段容易受到干扰,适合无须全心全意的工作,甚至可以安排两件事情同时进行,比如一边接听电话,一边将档案归类;一边煮饭,一边听新闻。有些时段不受干扰,则可以安排思考性的工作。

但不要把日程安排得太满。意外情况随时都有可能发生而占用时间,若日程太满就会穷于应付。因此,建议每天至少要为自己安排1小时的空闲时间,让工作和生活更加从容。

3.合理安排零星时间

知道你的时间是如何花掉的。挑一个星期,每天记录每30分钟做的事情,然后做一个分类(例如:读书、准备GRE考试、和朋友聊天、社团活动等)和统计,看看自己在什么方面花了太多的时间。凡事想要进步,必须先理解现状。每天结束后,把一整天做的事记下来,每15分钟为一个单位(例如:1:00—1:15等车,1:15—1:45搭车,1:45—2:45与朋友喝茶……)。在一周结束后,分析一下,这周你的时间如何可以更有效地安排?有没有活动占太大的比例?有没有方法可以提高效率?

零星时间常常会被浪费,这非常可惜,其实零星时间占很大的时间比例。我们常常需要处理一些琐碎但必需的工作,譬如,打电话回家问候父母身体是否健康、买椅垫、处理水电费账单、寄份资料给老同学等。可将这些琐事列在记事本里,随身携带,一有空便立即解决可以处理的事情。有些固定的零星时间可以规划妥当加以好好地利用,譬如用每天等车的时间来背英文单词,半年下来日常会话的词汇就都知道了;在电梯里思考一下如何与即将见面的人打招呼,这是建立良好人际关系的方法。善用零星时间往往会达到意想不到的效果。

4.拟订计划

每天在睡觉之前,拟订第二天的计划,包括明天应该完成的任务、可能遇到的状况以及应对策略等。计划做得越周详,完成工作就越容易、越快;若事先不花时间制订计划,那么在工作中,就需花更多的时间来处理未曾预想到的突发事件。计划不可安排得太过紧张,需要预留时间做弹性安排,因为即使再周详的计划都会有疏忽的地方,而且随时可能有突发事件需要处理。

5.养成快速的节奏感、高效的执行力

今日事今日毕。习惯拖延时间是很多人在时间管理中经常会遇到的问题。“等会儿再做”“明天再说”这种“明日复明日”的拖延循环会彻底粉碎制订好的全盘工作计划,并且对自信心产生极大的动摇。

“今日事今日毕”体现的是一种强有力的执行力,这种执行力将按照自己设计好的轨道走向成功的彼岸。同样的时间,同样的工作,不同的人会有不同的工作绩效。原因就在于效率不一,而效率往往取决于节奏。道理很简单:拖拖拉拉与雷厉风行,方式不同,结果自然不同。因此,养成快速的节奏感、提高工作效率,能使自己从繁重的学习、工作中早点解脱出来。

6.善用先进的手段

科技的进步,给人类带来了许多可以节省时间与精力的工具。计算机、网络、传真机等都是现代人的好帮手,计算机的效率高出人类好几倍,一部传真机可以缩短信息传达的时间,因此,只要确定这件工具对你的工作有益,就应该投资。记事本虽非“文明”产物,但其功能不亚于任何利器,有时在脑海中突然浮现出来的一些想法,任其消逝是很可惜的,要学会随手记录,以后再翻阅时可能会获得很好的灵感。除此之外,随手记下该做的事情,不但可以备忘,也能减轻大脑工作的负荷。

7.养成有条理的习惯

据统计,一般公司职员每年要把6周的时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。这意味着,每年因不整洁和无条理的习惯,就要损失近20%的时间。因此,要节约时间,就应该养成有条理的习惯,减少用于翻找物品的时间。

当然,有条理不是要求花费大量时间把所有物件摆放得整整齐齐,而是把同类文件或者物品归类,在需要的时候可以很快找到。

8.需找准自己的生理节奏

每个人都有两种黄金时间。内部黄金时间是一个人精神最集中、工作最有效率的时候。内部黄金时间因人而异,在通过观察掌握了自己的内部黄金时间时,建议用这个时间段处理最为重要的工作。外部黄金时间是指跟其他人交往的最佳时间。这须遵循他人的日程,但可以利用这段时间充分表达自身的优势。具体来说,就是在精力充沛的时候去做最重要的事情,精力不济的时候则可以去做一些较不重要的事情。能将生理节奏与工作的轻重缓急紧密结合,就会事半功倍;相反,就会事倍功半。

9.学会说“不”

有时拒绝是保障自己行使优先次序的最有效手段,勉强接受他人的请托而扰乱自己的安排,是不合理的。如果有的请托由他人承担可能比自己更合适,不妨向请托者提出适时的建议。

10.接受不完美

不要再追求所谓的完美主义了。这种思维方式对己对人都是不必要的苛求。每个人都有自己的缺点,也都会时不时地犯些小错,这有什么关系呢?一个人如果能够集中精力把所有重要的事都做好就已经很不容易了。对那些无关紧要的细枝末节睁一只眼闭一只眼,省下来的时间与精力关注自己生活的重心,难道不是既省心又省力吗?

11.接受懒惰

在我们周围普遍存在着一种对成功的极大误解。大多数人都认为,获得成功的第一步就是高效利用时间,而提高效率的方法则是把生命中的每分每秒都安排得富有意义,即便是在双休日或是假期也要始终过得积极主动。请你不要再误导自己了!真正的成功人士是最懂得享受时光的。不想参加那些无聊又吵闹的派对,不想陪同事逛街,不想陪客户打高尔夫球,那就不去好了!如果喜欢躺在家里的沙发上听最喜爱的古典音乐,那就尽管拿出整晚的时间尽情享受属于自己的音乐旅程;如果更喜爱大自然,那就去找一片安静的绿草地,尽情享受一下午后阳光的温暖。真正懂得慵懒的意义的人才能更轻松地找到生活的平衡点,而且,放松与享乐也是创造力与灵感的最佳源泉。

不要说你想继续学习但因家贫等问题不得不停止,曹雪芹曾身在巨富之家,后家境衰败且亲人多丧,仍历10年作《红楼梦》;不要说由于自身的缺陷而“有心无力”,司马迁一生大起大落,历尽坎坷,并受宫刑,却花了14年时间写出《史记》;不要说资料少没时间,李时珍生在乱世,翻山越岭,尝遍百草,经27年而创《本草纲目》……时间管理的意义不仅在于帮助自己达到工作上的目标,还将最大限度地发挥自己的潜力,并在工作和个人生活之间保持平衡。如果想要实现自己的人生目标,如果想不断实现自我超越,就请有效管理时间吧!