如何制作答辩PPT？需注意PPT版本问题

PPT 中的每张幻灯片都是既相互独立又相互联系的内容。利用它可以更加生动直观地表达演讲的内容，图表和文字都可以清晰、快速地呈现出来。还可以插入图画、动画、备注和讲义等丰富的内容。

简单来说，PPT就是用来辅助演讲的。试想一下，使用纯文字的演说，和使用图文并茂的PPT来演讲，哪个效果会更好呢？自然是后者。因为人都是视觉动物，采用图片可以刺激人的大脑接收得到更多的信息，让大脑能够更好地理解演讲者想表达的内容。再者，PPT上概括式的内容可以展示演讲的思路，让听众在大脑中也形成一个完整的项目思路。而且，好的 PPT 制作和现场演讲能够给项目加分，将项目原本是平面的八分，塑造成立体的十分，更甚者还能够加分到十二分。

PPT 是一种具有艺术美感的表现形式，其原则就是：清晰、简洁和视觉化。如果在 PPT 上罗列太多，就显得烦琐；反之，就显得太干瘪而不够丰满。如何把握中间的这个度，正是参赛者们需要学习的地方。

具体来说，PPT制作要注意以下几个要点。

1．制作软件选择

第一个要注意的点是用什么来制作，现在大家用的 PPT 一般来说是使用Office的PowerPoint或者WPS演示等来制作的，追求极致完美的团队甚至会到市面上找专业的团队来制作答辩PPT。

至于是否找专业团队来制作答辩 PPT，应该根据各自团队的需求决定。若是队伍内每一个人都不擅长制作PPT，那考虑寻找专业团队来制作也未尝不可。不过也可以借这个机会来锻炼提升自己的 PPT 制作能力，毕竟这可以说是一项必备的基本技能。不管是平时上课偶尔的作业展示，还是比赛答辩、毕业答辩，再到以后职场的各种报告的汇报，能制作好看并且有用的PPT都是一项十分重要的能力。

至于到底是采用Office还是WPS来做PPT，通常来说没有太大区别，二者都可以使用。具体答辩时会使用什么软件，官方会在比赛前及时地通知到大家，团队多多关注这种细节的消息即可。

在这里也提醒参赛团队在比赛答辩时需要注意PPT版本的问题。

去到比赛现场的时候，一定要提前到答辩地点试一试PPT能否顺畅地播放，其中的字体、文字内容、图片、视频等是能否顺利地展示。如果不能，一定要在当天及时更改过来。

到达赛场前也可保存多几个不同PPT版本的文件，到现场尝试时哪个适合就采用哪个版本参赛。像“YOUNG·生”团队在省赛前一天去现场试播，就出现了 PPT 里的视频无法播放的问题。这是一个现场答辩时常见的问题，但这个问题是可以通过提前做好充分的准备来解决的。

“别着急，现在我们要做的是找到视频无法播放的问题出在哪里，再将它改过来。现在还有时间改，都行动起来找找问题吧。”队长安慰焦虑的大家道。

经过不断地尝试，他们最终发现是版本无法兼容的问题，并在现场关闭前把视频无法播放的问题解决了。

同样的问题，在“慧读慧写”团队身上也发生过。国赛初赛的前一天，成员们到比赛场地去拷贝PPT，但发现其中的一些“炫酷”动画无法显示，PPT播放卡顿，极其影响效果。当晚，“慧读慧写”团队成员绞尽脑汁，将已有的PPT转化成为多个版本，第二天一早，及时将新版PPT拷贝至答辩场地。

经过一番波折，“慧读慧写”和“YOUNG·生”的成员们也都知道了凡事都要提前做好充分的准备，才能有能力去应对各种突发情况。

其实不仅仅是一场比赛的答辩，今后面对社会的工作面试，或是进行工作总结汇报，都应该做好充足的准备与各种预案。

2．列提纲

接下来是制作PPT的第一步，列提纲。

提纲就是把演讲稿内容中的提纲相应地列到PPT里面，划分好PPT的各个模块。比如封面是第一页，项目背景是第一个大模块的名称，项目再引出过渡页，进入产品与服务模块、营销策略模块、运营模式模块等。

按照演讲稿把以上的内容放到PPT中后，做出一个个空白的只有标题的大页面，完成这一步之后，PPT的基本脉络和思路就呈现出来了。

接下来就可以顺理成章地继续做下去，如果采用做一步再看一步的方式，很可能会导致遗漏某些模块或者想要讲述的内容。

此外，PPT的导航栏非常有用，能让评委或是听众始终明了讲述人的逻辑思维，不至于因答辩的冗长和复杂而在逻辑上“跟丢”。所谓导航栏就是网页中最上方或者最下方的那一栏文字，不管页面内容是什么，“导航栏”都始终存在。

这里有一种在答辩PPT时能帮助听众吸收和理解的展示方法——每一个大模块开始前都用一页PPT来展示所有模块，如产品特色、营销模式、商业模式等，再对即将讲解的板块进行着重强调，让听众明白演讲者的思路，从而牢牢抓紧听众的注意力。这里以“慧读慧写”团队PPT为例，为大家进行详细解说。

图10-1为“慧读慧写”团队路演的五大模块一览。这在平时的课堂汇报、项目答辩中也常被使用，相信大家并不陌生。最重要的，是之后如何“锁”住听众思路。

图10-1　“慧读慧写”团队PPT展示模块一览

图 10-2 展示的就是“慧读慧写”团队介绍产品与服务五大特点时的水平导航栏。从中可以看出，讲解到哪一个特点，该特点就会突出显示，然而其他特点也均在页面上，从而时刻给听众以直观、清晰的视角。

图10-2　“慧读慧写”团队PPT导航栏-水平型

当然，导航栏的位置既可以放在页面最上端，也可以放在页面的左侧或右侧，如图10-3所示。

图10-3　“慧读慧写”团队PPT导航栏-竖直型

在PPT中还有一些常常用到的非常实用的功能。

（1）功能1【对齐】：如图10-4，拖动鼠标选中四个文本框，依次点击【绘图工具[格式]】-【对齐】-【垂直居中】。执行该操作之后，四个文本框将自动对齐在统一水平线上，同理如果是竖直型的导航栏，则选择【水平居中】。

图10-4　垂直居中

如图10-5，点击【绘图工具[格式]】-【对齐】-【横向分布】，可以使文本框的间距在水平方向上均匀分布，在完成这图10-4和图10-5这两个步骤之后，文本框在视觉上便会变得十分整齐，让人看着非常舒服。同理，竖直型导航栏则选择【纵向分布】。

图10-5　横向分布

（2）功能 2【组合】：如图 10-6，点击【绘图工具[格式]】-【组合】-【组合】，图10-7是组合后的效果。当选择了将这四个文本框组合，它们便变成了一个整体的文本框，无论如何操作，它将作为一个整体文本框进行变动。若想取消组合，则点击【绘图工具[格式]】-【组合】-【取消组合】。

这个功能也同样非常实用，可以将文本框和图片组合在一起，会避免很多需要分别操作的烦琐步骤。

图10-6　组合前(www.xing528.com)

图10-7　组合后

3．页面布局

在列好提纲之后，需要往每个空白的页面中填充内容。这里可以先把相对应的演讲稿中的要点加入幻灯片中，但绝对不能够把演讲稿整个复制进去，那样的在视觉上看会显得非常拥挤。

在比赛的现场也出现过不少队伍的演讲人表现很好，但是 PPT 视觉效果却欠佳，就是因为文字过于密集且字号太小，使人感到局促而不够大气。所以一定要把握好 PPT 里文字的数量和排版，过多会缺乏重点，过少又显得空旷。

大家可以通过加粗字体，或者修改字体颜色为红色等醒目颜色来突出强调重点，同时也可以运用一些图形进行强调。这一点可以通过参考优秀的PPT来学习。

页面的构图布局形式也可参考优秀PPT的布局形式，学习如何做到把图片与文字巧妙地结合在一起。经典的版式有三分型、四分型、时间轴型、图文混排型等，还可以巧妙结合统计图表来布局。页面的构图最好不要过多重复，否则会让人感觉乏味。

“慧读慧写”项目的PPT中采用了一定的动态的方式，在页面的下方有一个由书本构成的拱形桥，拱形桥里的书本图片是在不停地流动的，这让看惯了平面静态页面的人们有了眼前一亮的感觉，这样颇具特色与创意的布局也值得学习参考。

4．颜色与字体

答辩PPT主题基调的颜色，最好统一使用一个色系。颜色出现过多会给人造成视觉上的不适应，让人产生一种“杂乱”的感觉。颜色的选择推荐大家采用学校校徽的色彩，使用与校徽一致的色系可以体现对母校的归属感。

最简单的做法就是使用软件中的取色器，如图10-8所示。方法是首先选中想要选取的颜色的图片，然后点击【开始】-【字体颜色】-【取色器】，这样便可以获得想要的颜色了。

图10-8　取色器

至于PPT中字体颜色的选择，推荐大家采用深色作底色，浅色作字体颜色，这样的效果会使得字体较为突出。因为每一个比赛现场的显示屏屏幕的亮度和当时环境的亮度都不一定是理想的状态，所以最好的办法就是让字体变得更突出，这样不管是在什么环境下，都能保证听众们可以看清楚PPT上的字。

字体的选择，首先推荐的是万能的微软雅黑、黑体等比较常见的而且识别度较高的字体，这样可以免去嵌入字体或打包字体到答辩设备的麻烦。同时，最好也不要选择过于花哨或者潦草的字体，以免对评委老师们造成干扰。

不过，有心的团队也可以根据演讲主题有选择性地挑选字体。例如，“慧读慧写”团队的产品是专门针对二至六年级小学生，他们在答辩时就专门选择了偏可爱俏皮的“方正稚艺”字体，符合产品目标对象的年纪特点，如图10-9所示。

图10-9　方正稚艺字体

如果制作PPT时选用了特殊字体，那么一定要考虑新字体能否在正式比赛中顺利呈现。对此，有三种方式可以帮助解决这类问题：① 方法一，嵌入字体。具体的操作为出击【开始】-【选项】-【保存】-勾选【将字体嵌入文件】即可。② 方法二，可以将每一个文本框都进行矢量化。具体操作为【单击右键】-【设计文字格式】-【设计工具】-【矢量】-【矢量化】。③ 方法三，将字体安装包和PPT一块拷贝至设备上。

字体的大小建议最小不要小于14磅，以免让人看起来吃力。

5．其他细节

细节往往决定成败，如果在PPT中对小细节处理到位，便可以让整体看上去更加协调与完美，具体可以注意以下细节。

第一，注意PPT中图片的清晰度，如果展示的图片一片昏暗，或者模糊到评委们根本看不清，即使图片内容很好，评委们也不得不给出减分。

第二，PPT中不要出现太多的切换和动画效果，如果一定要有，最好把速度调快一些，过多的切换会造成演讲中的时间拖延与浪费，而且若是过多动画造成电脑卡顿，则会造成更大的损失。

第三，封面页、过渡页、标签页、结尾页等关键页面的制作可以精美一些。所谓好的开始是成功的一半，一个令人眼前一亮的封面可以让评委们从审美疲劳中“苏醒”过来。

第四，一定要注意 PPT 的兼容问题，提前到现场进行调试。除了多保存几个版本以外，还可以导出一份 PDF 图片版的PPT以防万一。

第五，多用图片和表格。一张图表可以抵得上千言万语，更具有视觉冲击力。建议在PPT中交叉使用和项目相关的图片或者统计表格，比如在项目落地时采集的各种素材照片都可以用上。

最后，尽可能少出现纯文本的页面，建议纯文本页面的文字部分不要超过6行，每行都以简明准确的文字来进行描述。

同时，想要做出好的PPT，要靠不断的实践与积累，因此一定要多多实践练习PPT的制作，

希望想要参加“三创”赛的同学们可以通过参加比赛来收获一些东西，在比赛中能解决自己的一些疑惑，进一步看清自己前方的道路该怎么走，而不仅仅是为了比赛而比赛。

未来的社会肯定对复合型人才的需求越来越大，掌握的知识、技能越多，越能使自己立于不败之地。希望参赛者能够从“三创”赛中收获得到的不仅仅是奖项，更重要的是收获到强大的自学能力、为人处世的态度以及良好的价值观。