办公自动化系统(OAS)是直接面向智能大厦的使用者的,更必须坚持以人为本的总原则。要面向对象,而对象的需求差异很大,因而OAS的构成与系统集成设计往往千变万化。目前,在设计OAS集成时,应重视如下问题:
1.全面分析系统的特性
系统是由相互作用、相互依存、相互制约的若干单元组成的有机整体,该整体与其外部环境实时发生交互作用,具有与其组成单元密切相关,并表现为该系统所特有的性质和功能。系统随其目的、任务、构成等因素的不同而不同,就管理系统而言,均需重视下列几方面的特性:
(1)组织性 任何系统均是若干单元的有组织集合,组织性体现在其内部各组成单元之间的相互联系、相互作用、相互依存、相互制约,而各单元的相互关系决定了系统的结构、特性和参数,影响系统的内部状态、整体性质和外部功能。
(2)整体性 系统是由很多单元所构成的整体,系统的整体性质和功能不同于单元的局部性质和功能。各单元的性质和功能制约着系统的性质和功能,但系统的整体性质和功能不是各单元的性质和功能的简单集合。在各单元性质和功能一定的条件下,系统的整体性质和功能取决于系统的结构、参数及集成模式。
(3)相对性 系统是有边界的,并相对于其外部环境而存在。环境是系统存在、变化与发展的外部条件,系统与环境的相互作用与相互影响,实现了信息、能量与物质的交互,体现出系统的特性和功能。系统对环境的作用和影响,称为系统的“输出”;环境对系统的作用和影响,称为系统的“输入”;系统的输入─输出特性,称为系统的外特性。
(4)层次性 系统的概念具有层次性,在不同的层次,需要用不同的方法与手段进行系统分析。系统和单元的概念不同,一个大的系统可根据层次性分为子系统、子子系统等,系统集成必须解决好层次性问题。
智能建筑中的OAS属于管理系统,它是现代管理科学与系统科学相结合的产物,是通过管理活动,以实现管理目标和功能的系统。OAS不仅具有上述一般系统的共性,即组织性、整体性、相对性、层次性,还具有下列特点:
(1)目的性 OAS是以实现管理目标为目的的系统。通常,管理系统的目标是多样的,如优质、高效、低耗、节能、低污染等。在某些情况下,可将多目标问题转化为单目标问题,即将效率、质量、产量、消耗、能耗、利润等目标中的某一项作为主要目标,而将其他目标作为约束条件,如企业往往将最大利润作为主要目标。
(2)综合性 OAS的功能是综合性的,通常包括预测、规划、优化、决策、指挥、组织、监控、协调等功能中的一项或多项。管理系统运用综合管理功能,可实现多种管理目标,以产生优质、高效、低耗、节能等多方面的经济效益、社会效益与环境效益。
(3)主动性 OAS都是主动系统,人具有主动性、积极性、灵活性、创造性,是管理系统中的主动单元,包含有主动单元的系统,称为主动系统。管理系统需要决策人、领导人、管理人员、调度人员、操作人员等。管理系统重要作用之一在于如何发挥人的主动性,以提高功效。
(4)递阶性 现代管理系统常采用递阶结构,即采用集中管理与分散管理相结合的多级递阶管理体制。
(5)开放性 管理系统应是开放系统,而不是封闭系统。管理系统需要与其外部环境进行信息、能量或物质的交互作用。任何管理系统都需要了解国内外市场行情、经济形势、社会需求、技术发展、环境影响、政策法规等各种信息,也需要疏通物料、能量、产品等的国内外供销渠道,还需要与社会各界进行人才交流,引进企业所需的各种技术、经济、管理人才等。为达到上述目标,必须使系统成为开放的、发展的、进化的。
在智能建筑的系统集成设计中,应普遍遵循上述原则,而OAS的系统集成设计因其包含更多的主动单元,应给予更多的重视。
2.重视管理方法
管理方法是实现管理功能、达到管理目标的手段和工具,重视管理方法是优质完成OAS及其系统集成设计的关键之一。现代管理系统,要应用管理科学、系统工程、系统科学、计算机科学、信息技术、自动化技术及人工智能等高新科学技术进行科学管理,以提高管理现代化水平。在管理系统中,常采用如下先进的管理方法和技术:
(1)分析方法 应用管理科学和系统工程方法,进行系统分析,提出管理目标,明确管理任务,其中包括定性、定量指标和静态、动态分析。(www.xing528.com)
(2)预测方法 应用人工智能方法,建立预测专家系统;应用计量经济学方法,建立预测数字模型等,以实现对市场行情、经济形势、技术发展等内容的预测。
(3)规划方法 应用运筹学的线性规划、非线性规划、整数规划、动态规划等方法,制订企业总体发展规划、生产调度计划等。
(4)优化方法 建立管理过程的各种动态或静态管理数学模型,采用相应的动态或静态优化方法,求得各种管理问题的最优解,其中包括最优规划、最优决策支持、最优库存、最优调度方法等。
(5)决策方法 应用决策论、对策论方法,建立决策支持风险分析;采用决策分析专家系统提供决策咨询顾问,建立决策支持系统(DSS),对管理过程进行全面监控,为管理活动提供信息服务。
(6)组织方法 应用计划协调等系统工程方法和组织管理技术,有助于人力、物力、财力的合理分配、使用和有效、及时的调度,以提高管理工作效率,并获取更大的管理效益。
(7)评审方法 根据管理目标和任务,采用专家评审与计算机辅助估算等方法,对管理活动过程的结果和效益进行评价。评审内容包括系统的经济、技术、社会、环境、效益以及人、财、物的状态,也可针对产、供、销情况进行综合评审。
(8)协调方法 应用多变量协调控制理论和大系统控制论的方法,对管理活动的全过程,进行多目标、多因素、多阶段、多层次的协调,实现管理系统的整体协调与全局优化。
3.创造进一步实现智能化的良好条件
以出租或出售为目的的智能建筑与自建自用的智能大厦相比,在功能需求、投资强度等方面存在很大的差异,但是无论哪种类型的智能建筑,都必须与建筑物同步建成事务型OAS,否则将直接影响其基本功能。实质上,这种事务型OAS仅仅是一种辅助秘书等人员工作的计算机辅助管理系统。随着用户对办公信息处理需求的不断扩展和提高,OAS将进一步发展成为办公信息系统(Office Information Sys-tem,OIS),这里将不仅要满足面向秘书的低层次的事务处理,还能够提供面向领导者的信息服务、决策支持、专家咨询等服务。
在OIS功能向全方位拓展的同时,其智能水平也将得到相应的提高。20世纪80年代以来,随着人工智能的发展,以及各种新型自动办公设备的开发与应用,促进了OIS向智能办公信息系统(Intelligent Office Information System,IOIS)的发展。上述系统代表性的成果是专家咨询系统为领导者提供咨询服务;应用文字、图像、声音模式识别与多媒体技术,并与计算机网络密切结合,为办公室提供电子邮件、图文识别、可视电话会议等多种功能。
为了弥补MIS和OAS存在的缺陷,又引出了决策支持系统,其主要目的是提供高层次的决策支持,求解非结构化、半结构化管理问题;利用模型库、数据库等技术,进一步扩展决策者与计算机间的人─机交互功能。决策支持系统的进一步发展,将形成智能决策支持系统(Intelligent Decision Support System,IDSS),其特点是,不仅可及时地为决策者提供信息咨询服务,而且能够进行决策分析、方案制订、风险预测、效益评估与决策优选。
在大型企业的自用办公大厦中,对BAS的集成系统功能要求较高,往往需要同时建成MIS,甚至包括初级的IDSS。但是,在一般出租与出售型建筑中,近期通常不要求提供上述高级系统,但也必须在完成事务型OAS设计时,充分考虑到向高级智能化系统升级的可能性。
4.充分重视安全性
因特网的发展涉及到各行各业,并深入到社会的各个角落。信息电子化、商贸电子化、娱乐电子化等最终都要通过OAS实现,信息将具有空前的价值,网络的安全与OAS的安全性显得空前重要。
目前,OAS的安全性尚未受到足够的重视,由于投资不足,使政府办公系统、公共事业办公系统及企业办公系统安全性均存在较大漏洞或缺陷。OAS集成设计必须充分重视安全性,应严格避免将各子系统的安全隐患叠加到整个系统中。为此,从操作系统、安全软件到系统集成软件都应按工程性质不同,分别给予恰当的安全性处理。
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