去档案馆查阅文书，与到图书馆检索图书，凡利用过档案的人，必然会感到它们的迥然不同。究竟差异何在？我在多年的阅读利用中体会到一点，并在《清史史料学初稿》（南开大学出版社1986年，台湾商务印书馆1994年、沈阳出版社2004年）一书中作了专门的陈述，兹将要点转述于次，给刚刚接触档案的初学者一点信息。这就是：
首先需要懂得档案馆的档案分类法。它同图书馆的图书分类完全不同，通常是以档案的形成和收藏单位（衙门）命名，建立全宗，下面按文书的体裁（文种）分类，再次则以朝年区分，如前述我们所阅览的土地债务类档案，其所属分类为：内阁全宗刑科题本·土地债务类·嘉庆朝。
其次要懂得清代职官制度。档案分类既然是按衙门区划的，这就注定要明了中央和地方衙署的设置，以及它们的职掌。
第三具有清代文书体裁的知识。如同前述道理一样，不明了清代文书体裁，对档案中同是皇帝的指令：诏书、誊黄、敕命、敕谕、朱谕、谕旨、朱批谕旨、明发、寄信、廷寄等文书如何区分呢？只有懂得了，才可能正常地、有效地提阅与利用。
第四是须知档案资料亦有其局限性。成为档案的公文是处理政务过程中形成的，决定了它叙述事情的零散性和琐碎性，也就是说它反映的事实比较具体，而缺乏概括性，因之不要指望档案能给我们一切材料。
第五是档案史料的真实性也需要鉴别。档案是第一手史料中的第一手材料，通常是反映历史真实的，但一些档案是有意歪曲事实的，切勿相信所有档案资料都是真实可靠的，因而需要作史料真实性的鉴别。(www.xing528.com)
第六是利用档案史料应同利用其他文献资料相结合。档案资料对一个大事件的交待，常常是不完整的，单依靠它，好多事情不会研究清楚，只有结合阅览其他文献，来互相补充。
第七是背景知识的先期把握。阅读档案之先或同时，对清代，特别是研究的课题有所了解，有了背景知识，就容易理解档案所描述的内容了。
最后一点是利用相关工具书。如“一史馆”编著的《中国第一历史档案馆馆藏档案概述》（1985），庄吉发著《故宫档案述要》（1983）等。
（2004年5月25日草，载《历史档案》2005年第1期。该刊编辑部可能出于谦虚的考虑，将我感谢馆里各位女士和先生的有关内容删去，是以我这里采用的是原稿，然主要内容与发表的相同。2018年11月20日阅后补记）
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