提升时间管理能力，轻松打个钩

时间是有所作为的资本，同样的时长，利用率不同，结果也不同。

教授拿了一个大玻璃瓶来上课。他问学生瓶子是空的还是满的，学生不假思索地回答是空的。于是教授往里面装了几块鹅卵石，再问是空的还是满的，学生异口同声地说是满的。这时候，教授从包里拿出一个装着小石子的袋子，把小石子倒进了瓶子里，学生说这下是真的满了，石子都漫出来了。教授不以为然地又往里倒了一杯沙子，接下来再倒一杯水……当瓶子真的不能再装下任何东西以后，教授问学生“如果玻璃瓶代表一段拥有的时间，那这个实验寓意了什么道理”？一位学生回答“时间就像海绵里的水，可以挤出来”。教授肯定了这是一个很好的回答，不过他最想教给学生的道理是有序安排时间的重要性。如果教授打乱刚才的顺序，那么鹅卵石或者小石子恐怕就无缘进瓶子了。相信很多人都听过这个故事，可是知道和做到是两回事。

真的只能“三选二”吗？

关于留学，最流行的传言就是“学习、睡觉、社交，三选二”。我承认笼统意义上它的客观存在，但每个人的情况不一样，如果时间安排得好，三个同时满足也不是不可能。我四年修了三个专业，总GPA（Grade Point Average，平均成绩）3.8/4.0；兼职了三年半的历史Research Assistant（研究助理）、两年的Resident Advisor（学生宿舍管理员）、一年中文口语助教；主办了一年社团活动，四年间参加了各种社团活动；每月去一次养老院表演不同节目逗老人开心；每周运动四五个小时；周末经常跟同学玩……大家觉得我只选了学习和社交吗？可我仍然平均每天睡八小时，通常在晚上十一点前入睡，再紧张也能保证至少六小时的睡眠。这样看来我是不是三个都齐了呢？Multitask（处理多重任务）是美国非常重视的一种能力，几乎所有的申请都会要求列举multitasking的例子。能够multitask的关键是对时间的管理。我认为管理时间的关键是具备宏观思考的能力和发自内心的执行力。就像教授的实验，想在瓶子里装最多的东西，把每一丝缝隙填满，首先得先放大块儿的鹅卵石，再放稍小一点儿的石子，然后是沙子，最后是水。所以，做事之前就得先理清楚哪些事是自己的鹅卵石，哪些是石子、沙子、水。如何判断任务的轻重缓急，取决于这个任务的意义和它大概会花费的时间。

Planner（计划本）和Schedule（时刻表）

2010年刚到西储高中时，我看到每个人都随身带着一本planner，我也有样学样地在bookstore（校内小商店）买了一本开始学着用。每一科目的老师在第一天上课的时候会发一个syllabus（课程与作业大纲），列出整学期或是整年的课程大纲和每次大致的作业，照此综合各科分解任务后，我就能知道每一周的作业量了。我会把每门课的作业抄到planner上，然后再加上杂七杂八的任务，例如周二晚上要开个小会，周三下午有group study（组团学习），周六去老师家吃午饭，周日要帮宿管老师遛一下她家的狗宝贝……这样一来我这一周的事情一目了然。作业当然就是我的鹅卵石，开会和group study是小石子，跟老师一起吃饭是沙子，遛狗是水。因此，我会把大段时间留给学习，如果发生突发事件，我会把学习的任务放在首位，其他像是开会、吃饭，可以放弃或是re-schedule（重新预约）。说到突发事件，这是不可避免的，毕竟计划有时赶不上变化快。如果一个人每天都按照计划完美地过，那这个人的人生是不完整的。

我制订planner的原则

1.固定日。已经确定日期不可变更的事项，我会直接填写到planner的固定日，无论是两天后的还是八个月后的。

2.详略结合。只做最近一周的详细计划，大方向的计划则可以包括一个学期、一年甚至三四年的。比如，假期怎样度过，大型社团活动的阶段性工作。

3.配对。一般用整段时间处理需要静心、专心去做的事项，用碎片时间处理简易事项。事情有轻重缓急与难易之分，时间有整段与零碎之分。人的精力有限，要劳逸结合。所以，如果整段时间与我们通常讲的“鸡肋时间”分配恰当，可以大大提高效率。

4.留白。专门留出一段机动时间，不在这段时间里安排特定任务，以便随机分配事项。或应急，或发呆，或运动，什么都可以，然后第二周reset（重置）。

每做完一项，我就在计划本上打个钩，这样每天都能过得非常有成就感。尤其一个学期下来，看到本子上写得密密麻麻的，打了一个又一个钩，那种成就感会满满地充盈着内心。

有没有无法同时将几块都很重要的鹅卵石放进瓶子的时候呢？有。高中时，每年都有体育赛季，当比赛与上课冲突时，必须选择比赛，另外再补课；当比赛与考试冲突时，也必须选择比赛，可以补考或者提前考。为什么必须选择比赛？因为比赛关乎整个团队，还因为在美国，体育跟上课地位同等重要。记得12年级（相当于国内高三）开学后的一个多月，陆续有许多大学招生官来高中举行见面会，其中在埃默里大学举行见面会的那天晚上，正好赶上我们排练音乐剧《悲惨世界》。之前我取消过一所大学的见面会，因为我们全队在外校参加球赛来不及赶回来，所以妈妈就对这次见面会格外紧张，千叮万嘱要我一定放弃排练。我思考再三后决定跟剧组老师请一小时的假，先去参加见面会，拟好要提问的问题，找招生官说明一下一小时后要去排练可能会先退场。这样，基本上兼顾了两头，更重要的是安抚了妈妈紧张的心情。(www.xing528.com)

美国同学从小就拥有比较大的自主权，父母会尊重孩子的时间表。在人们的日常生活中，“预约”无处不在。拜访邻居、亲朋好友，见老师、医生、律师，都要预约。“Let me check my schedule”是常用句，这些schedule的制订包含主、客观两方面因素。无法想象，在美国如果没有planner和schedule，全凭感觉行动，会是怎样的后果。但有拖延症的人可能会说，有了planner和schedule又怎样呢？

想一想

拖延症者是不是有个爱操心、爱叮嘱的妈妈或者外婆、奶奶？内心是不是对影子般跟随的那个人既抗拒又依赖？在做自己喜欢的事情时是不是并不拖延？在饮食上是不是喜欢做出先甜后苦的选择？处理事务时是不是表现出先易后难的选择？

发自内心的执行力

虽然心理学是我的专业之一，但我对拖延症的心理机制并不十分了解。我想用上述现象说明，拖延症是可以克服的。当我们远离家庭，远离自己依赖的人后，不能再用拖延这种消极的方式表达自己的不满情绪；不能把各种作业看成是被逼迫的任务，因为老师是不会催促学生的，没按时交作业，老师会直接记零分；不想得零分或者想得更高分的动力会把外来的任务转化成自己内在的需求。况且，深入研究许多作业后会发现，它们其实很有趣。不妨尝试着先从宽松的schedule开始，让自己体验成就感。

当成就感越来越多、越来越强之后，就会逐渐驱赶拖延症带来的纠结和烦躁，凌乱的生活也会得到有序的安排，变得有节奏、有美感，心境也会变得淡定从容。

为什么不能只当学霸？

在美国，每节课、每次发言、每次作业、每次小测验，连同期中考、期末考，都会计分纳入公式，从而累计出每个学期、每门课的GPA和总GPA，直至毕业。要保持令人满意的GPA不容易，更难的是，美国大学在录取学生时不仅看成绩，还看重很多其他因素。比如申请作文的质量，这个质量就直接跟亲身经历的多少、内心感触的深浅挂钩了；再比如志愿者服务的内容与时间长短，为此有不少美国高中要求学生必须志愿服务一定小时以上才能毕业。所以，在中学时期，学生就要学会合理安排时间；到了大学，时间管理能力更为重要。美国的人力资源部门十分看重GPA，可这仅仅是考核的一部分，GPA高，说明学习能力强，但职场上看重的不只是学习能力，还有人际交往能力、语言交流与写作能力、抗压能力、组织能力、说服能力等。所以，除了学习成绩外，还要有足够多的社团活动和体育项目的活动记录，从多方面、多角度来为招聘官描绘出一个完整生动的人，而不是停留在纸上的成绩。可以说，“三选二”的选择题显而易见是三者缺一不可的，但是如何做到三者兼顾，就要看怎么平衡选题和分配时间了。小到日常生活、出行旅游，大到申学考试、求职应聘，都需要提前计划、统筹安排，时间管理能力就是在这样的磨炼中不断得到提升的。

我进入埃默里大学商学院时做过Capstone Assessment （顶点测试），测试的是综合处理事物的能力。被测试者的角色是一位副经理，而主管经理突然有急事，于是他把手头所有的事情都丢给副经理来处理了，包括阅读资料，召开三个会议给领导汇报目前的工作业绩，讨论公司未来的战略方案，招聘三位员工，同时还要回复七八封邮件。会议时间是固定的，被测试者随机分组，随机分配时间，也就是说，有些人可能被分到的时刻表是三个连在一起的会议，中间完全没有准备时间；有些可能一开始就要开一个会；还有些人可能幸运些，每个会议之间间隔了一小会儿，但如果把时间全用来准备会议，那就无法完成所有邮件的回复。整场测试只有两个小时，任务的设置就是完不成的，于是对时间的管理能力和判断事情轻重缓急、优先排序的能力就尤为重要。我对那次测试印象极其深刻，因为我从来没有过如此被时间赶着走的感觉，在测试中，没有一件事情是真的准备好了才去应对的，也没有一件事情的结果是理想的。

毕业时也有一个类似的测试。被测试者的角色是一个刚入职的实习生，当天需要完成的事情包括：填写所有的手续表，完成入职测试，找到自己的小组，协调小组成员的时间并回复领导约饭的邮件，然后以小组为单位为公司的产品拍摄宣传广告。测试总时长为一个小时，也是几乎不可能完成所有任务的一个测试，其间还有测试方的故意打扰，比如今天是公司一位高层的生日，需要一起庆祝一下唱首生日歌……

虽然当时觉得这样的测试戏剧化了一些，但它非常准确且有效地让我体会到了时间管理能力跟优先排序能力的重要性。尤其是工作后，发现每天都在重演测试中的情景。