西区公安分局综合档案室和档案鉴定小组的成立

（一）机构设置

1970年沙朗公社恢复后至1986年11月，派出人员兼职档案工作。1986年12月，设立沙朗镇档案室，配备档案管理员。

1994年12月20日，成立西区档案室，隶属于西区党政办公室。明确档案室职责是负责区党委、区办事处一切具有保存价值的各类档案保管整理工作；贯彻执行上级有关档案工作的方针政策，制定全区档案事业发展规划以及档案管理规章、制度、标准并组织实施；并对全区各部门、事业单位、村级档案工作进行指导和监督。

1995年10月20日，成立西区公安分局综合档案室和档案鉴定小组。1997年，设立西区办事处档案工作领导小组，负责人西区党委副书记郭惠冰，小组成员由各部门兼职档案员组成。

1999年8月沙朗镇并入西区后，原沙朗镇档案室工作归为西区档案室管理。2002年，西区调整充实档案工作领导小组成员，组长、副组长分由西区党委副书记李颖常、西区党政办公室副主任陈灿辉担任，成员由党政办、组织人事办、教科文卫办、财政所、城管办、农办、公安分局等人员组成。档案日常工作归口西区党政办管理，档案室专职档案员为陈淑贤。2009年，西区档案室有专职档案员1名，兼职1名。

2011年，西区调整档案管理工作领导小组，组长、副组长分由西区党工委副书记王少敏、西区党政办主任陈恒担任，相关部门负责人为组员，满元春、陈淑贤为档案工作人员。2011年，下属单位、社区档案负责人多由分管档案工作的领导担任，档案员负责日常档案工作开展。

1986年12月，沙朗镇隆昌村、隆平村、广丰村等村委会建立档案。1994年，西区财政所设立档案室，西区城管办设立城建档案室。此后学校等单位相继成立档案室。2004年，西区3个村委会、6个居委会均成立村级档案室，其中长洲社区档案室面积最大、室藏档案历史最为丰富。2009年，各部门共有兼职档案员22名，均为大专以上学历，接受过短期档案岗位培训；各社区由一名副书记或居委副主任分管档案工作，社区档案员9名。2011年仍然。

（二）档案库房设施

80年代，沙朗镇档案室库房面积20多平方米，有温度计、消防灭火器、旧式计算机等简易的档案设备，档案箱柜各异；集阅览、办公为一体。各村委会文职人员整理本村档案编号，无档案库房，其档案堆积存放。

1994年，西区档案室成立。西区党委、办事处先后投入区档案室专项经费，添置了档案柜、抽湿机、温度计、电脑、防霉、防盗等基本设备，档案室面积为42平方米。1994年，西区城管办档案室库房面积达55平方米，配有档案铁柜、杀虫消毒设备、去湿机、空调、消防设备等，室藏规划档案、城市道路档案、民用建筑档案、地下管线档案等类别。西区财政所档案室库房面积约20平方米，设配齐整，由会计人员专职管理，只保存会计档案，档案整理规范。(www.xing528.com)

1999年，沙朗镇并入西区办事处后，西区统一规划管理原沙朗镇及下属单位、村级档案管理工作。2011年，西区档案室专用库房面积增至55平方米，阅览室面积20平方米，档案密集架88平方米，配有空调机、抽湿机、复印机、刻录机、电脑、扫描仪、摄像机等档案设配。西区公安分局、财政分局、城管办等单位的库房总面积约180平方米，设施配备相对齐全，专职专人管理，基本实现档案电子化检索。长洲、彩虹等9个社区的档案室，库房面积平均在20平方米以上，室内配有档案箱柜、空调、抽湿机，安装防爆灯、防光帘等，严格按照《广东省村民委员会档案工作目标管理考核标准》开展档案工作。

（三）档案收藏与利用

新中国成立后，西区境域始有档案工作。沙朗镇移交中山市档案馆的1967年3月25日中山县委印发《关于恢复中山县良种繁育场为地方国营农场的决定的通知》属永久保存件，为西区境域现存最早的一份文书档案。1969年，中山农场成立保密领导小组，清理档案及检查保密工作，并形成《清理档案情况报告》。

1970年10月，沙朗公社革委会档案及保密小组成立，清理公社文件档案及检查保密工作。此后至1986年均以此运作。1986年12月，沙朗镇经管办、统计办、文教办、公交办、财政所、粮所、民政办等各自汇集本单位的文书资料，归集沙朗镇档案室资料员整理。此起，形成工作制度。1992－1993年，沙朗镇政府文书材料立卷归档，经中山市档案局验收合格。形成文书档案421卷、婚姻登记档案41卷。1997年，沙朗镇国土所、环保所、房产办证、城建等部门整理归档资料，共立卷8151份22331张432盒；镇档案室建立健全《档案管理制度》《档案利用制度》等。是年，沙朗镇档案室按照有关档案移交进馆规定，将形成1983－1987年永久、长期文书档案共313卷移交市档案馆保存。1998年12月，沙朗镇人民政府印发《机关档案管理工作实施办法》等15项档案工作管理有关制度，要求镇府各部门、单位和村委会按照《实施办法》做好档案管理工作。

1984年2月石岐西区办事处成立后，区党委办公室、妇联、团委、区办事处办公室、侨办、民政办、城管办、文教办等单位收集整理本单位的工作总结、纪要、报表、计划等业务资料，统一报送至区办事处办公室归档保管，但因西区办事处没有档案工作机构和工作人员，归集的档案资料一般堆积存放在箱柜，凌乱，编号不规范。1988年起，贯彻执行上级文件精神及实施《档案法》《国家保密法》是年，西区自查档案工作，制定《办事处机关保密制度》《西区档案保密制度》，加强保密技术硬件设施建设。1993年8月17日，《关于设西区档案助理的通知》（西办字〔1993〕34号）确定徐介行任西区档案助理（专职）人员。至此，西区正式配备档案工作人员。1995年起，按照档案管理规定，西区全面规范地整理资料，编号装订，立卷排架，形成文书档案、会计档案、基建档案、婚姻档案、照片档案等五大类别，结合计算机信息化办公，著录打印档案目录。截止1999年，共整理归档各类档案537卷，其中永久、长期422卷。案卷排架7.6米，机读目录2558条。

1999年沙朗镇并入西区后，新西区继续推进档案工作建设。2002年，西区档案室室藏案卷1308卷，案卷排架长度23.7米。是年9月26日，向中山市档案馆移交1988－1992年的文书档案共135卷，其中保管期限为永久60卷、长期75卷。10月9日，向西区公安分局移交属永久保管档案的该单位办公大楼基建档案4卷426张、西区公安分局国土证一本（证号为中府国用字〔1995〕第2000353号）。该年，西区档案室利用档案人次45人次、20卷次、42件次，均为新中国成立后档案；9个村（居）委会共整理归档档案4299卷。2006年8月8日，西区档案室向市档案馆移交1993－1997年的文书档案共134卷，其中保管期限为永久75卷、长期59卷。2007年9月，西区档案室开始开通使用中山市电子档案管理系统，管理区政府形成的各类档案的信息和数据，配置各种检索工具，拓宽检索途径，基本能满足各种档案查找和检索的需要。2008年10月14日，西区档案室向中山市档案局移交原沙朗镇婚姻登记档案1973－1999年共58卷、西区办事处1983－2003年婚姻登记档案共3891卷。2011年，西区档案室进一步明确需进馆档案须编有目录一式四份。至此，有室藏1998－2011年文书档案7308件（卷），基建档案30卷，会计档案1004卷，计划生育档案3865件等。现存各类档案编有纸质档案全引目录一式两份，编有《西区组织沿革》《西区大事记》和《基础数字汇编》等参考资料。

（四）档案管理升级

2000年4月，西区档案室开始室库设施、基础业务、开发利用等一系列档案综合管理晋升省特级的升级工作，接后多个部门、单位推进此一工作。12月，西区公安分局公安派出所档案室被广东省公安厅、省档案局评为档案综合管理省特级单位。2002年2月4日，中山市档案局组织考评组考评西区档案室的档案综合管理升级，给分为总分95.2分，达到省特级标准，翌日中山市档案局发出《关于中山市人民政府西区办事处机关档案综合管理晋升省特级的复函》（中档〔2002〕5号），同意西区档案综合管理为省特级单位。2004年9月，西区3个村委会、6个居委会的村级建档工作经中山市档案局检查，全部达到合格标准。是年，西区工商分局晋升为档案综合管理省特级单位，成为中山市工商系统此类管理首个。2005年10月18日中山市档案局复查小组复查、最终确认西区档案综合管理省特级复查合格单位。2008年9月4日，中山市档案局、市卫生局专家小组一行检查验收西区医院上等级、达标等工作。西区医院档案室的文书档案、基建档案、设备档案、照片档案、档案软件、档案设备配置等方面共得81.5分，达到科技事业单位档案管理省级先进标准。2010年，西区烟洲小学、西区中学晋升为广东省档案工作目标管理一级单位。