商务礼仪实务操作,出国前的准备

1.凭国外邀请函到主管部门申请任务批件

任何因公出访的商务活动都必须由出访单位凭材料到外事办申报，取得任务批件后才能申办护照签证。需提供的材料包括：（1）发自被访国家的邀请函原件；（2）«任务审批程序表»；（3）出境人员审查批件或备案表原件；（4）身份证复印件，开具出国境证明（前往免签证国家）。

2.申办护照

护照是各主权国家发给本国公民出入境和在国外的身份证件。凡出国人员均持有护照，以便有关当局检验时出示。任何国家都不允许没有护照的人进入其国境。各国对护照的检验也较严格，防止持有过期、失效甚至伪造护照的人进入该国国境。因公出国人员的护照，由外交部或由外交部授权的机关办理；因私出国人员的护照，由公安部授权的有关机关办理。

拿到护照后，应核查姓名、出生年月、地点是否填写正确，并在签字格上签名。出国前要凭护照去办理所去国家和中途经停国家的签证，凭护照购买国际航班机票和车船票等。在国外要凭护照住旅馆、办理居留手续等。我国护照的有效期一般为10年，期满后要办理延长手续。护照必须妥善保管，不得污损、涂改，严防遗失。

3.办理签证

签证是一国官方机构对本国和外国公民出入国境或在本国停留、居住的许可证明。签证均做在护照或其他身份证件上。如前往未建交国，则用单独的签证，称另纸签证，与护照同时使用。签证的等级分为外交、公务和普通签证。入出国境的签证分为入境、入出境、出入境、过境签证。另外尚有居留签证。

出国前必须办妥必要的签证，也就是办理所去国家的入境或入出境签证和中途经停国家的过境签证。如持中国因私普通护照，还需向发照单位申办我国签证。办外国签证需向有关国家驻华使领馆申请办理。在国外，如需办理签证，可请我驻外使领馆协助。有些国家规定，凡停留不超过24小时或一定期限的，可以免办过境签证。有些国家之间签订了互免签证的协议，则可不办签证。例如，我国同朝鲜、罗马尼亚等国，因有协议，所以对持有外交、公务和因公普通护照的人员均免办签证。

各国的签证内容大体相同，都规定有效期和居留期限等。如途经一国的过境签证，有效期为1个月，过境逗留时间限3天，也就是说在有效期间的任何日子里均可入出该国国境，但只能逗留3天。又如，前往某国的入出境签证有效期为半年，居留期限为1个月，入出境一次，即在有效期半年内可入境并可在签证有效期内逗留1个月；如超过1个月，则须向有关单位再办理延长签证的手续。去任何国家都要注意签证问题，否则会带来很多麻烦。

4.领取健康证明书和国际预防接种证书

为防止国际间某些传染病的流行，各国都对外国人进入本国国境所需某些接种做出了规定，主要有种牛痘、防霍乱和防黄热病的接种等。根据不同时期、不同地区和疫情的分布情况，各国对预防接种的要求也有所不同。如天花，目前在世界范围内已基本得到控制，因此很多国家已开始不要求必须接种牛痘了。有时某一地区发现霍乱，凡出入该地区的人必须注射防霍乱疫苗。所以说，出国人员办理接种手续前，应做必要的了解，到所在省、市卫生检疫机关接受健康检查、预防接种，领取健康证明书和国际预防接种证书，出境时向卫生检疫机关出示。

5.预购机票（车、船票）

出国前，应根据实际情况，选择方便、经济、合理的路线。各国航空公司给长途旅客24小时以内转机提供食宿的方便，因此在选择换乘飞机的时间、地点时要考虑这一因素。(www.xing528.com)

购买机票可通过旅行社代办，也可直接到所乘班机的航空公司、营业处购买。购买机票的同时要确认机座。拿到机票后，应检查机票填写的飞机班次、日期、途经城市、到达城市是否正确，座位是否确认（即“OK”）。只有机座得到“OK”，才可搭乘飞机。

如旅行人持联程（或往返）机票，即使购票时全程机座均已办妥（OK），但因某些航空公司对联运衔接的时限规定不尽相同，如果搭乘续程（或回程）飞机的间隔时间超过其规定的时限，需在续程（或回程）地点提早办妥机座“再证实”（Reconfirm）手续，否则就等于自动放弃。机票上都注有姓名，不可转让。

6.了解出访国基本情况

在出国进行商务访问前，可通过上网、查询资料等方式，对出访国的气候条件、当地文化、风土人情、商务特点、礼仪禁忌等基本情况进行全面了解，以避免到时出现失礼行为。同时，也可根据了解的情况，有针对性地准备出国衣物、用品及选择赠送的礼品。出访人员较多的单位，可安排一次出国专题培训，专门介绍出国要求、安全须知、出访国礼仪等。

7.准备商务出行物品

围绕商务出访目的，除了要制订详细的访问计划外，还要准备好充足的资料和适当的行李。

（1）必要的证件：护照、签证、健康证明书、预防接种证书、机票等。

（2）费用：外汇现金、信用卡、旅行支票。

（3）商务用品：手提电脑、公文包、通讯录、记事本、名片夹和名片、宣传或谈判资料、钢笔、计算器、旅行日程安排、请柬或邀请函、小礼品等。

（4）衣物：轻便和不打褶的职业套装、参加晚宴的礼服、休闲装、男士用衬衫和领带等；与服装相配套的饰品和鞋、睡衣、换洗内衣、袜子、急用药品、洗漱用品、女士用化妆用品等。

（5）行李：乘飞机，一般可免费托运行李20千克（头等舱机票可托运30千克），有少数航空公司规定可托运30千克。行李超重部分要付超重费。行李箱最好是用轻便牢固的旅行箱，便于搬运，不怕碰压。个人的行李应有明显的标记，写上中外文姓名、到达的目的地等。集体的行李可用统一标记，以便识别。如有过多过大的行李、物品、仪器等，除随身托运外，还可提前分离托运，运费较一般航运便宜。除了行李箱外，最好再准备一个手提袋，放贵重或常用品。手提物品按规定不能超过5千克。