商务礼仪操作指南-涉外接待

1.注意邀请的方式

外宾来访，通常要由东道国先发出邀请，这既是礼节，也是一项必要的手续。邀请一般应以书面方式进行，被邀者在接到邀请函后应及时给予答复，并据此办理有关手续。邀请函除表示欢迎之意外，也表明被邀请者的身份、访问的性质以及访问的日期和时间等内容。有时为了表示客气，也可请被邀者在他认为“方便的时候”来访，或将时间留待以后“另行商定”。

2.充分做好接待准备

在外宾抵达以前，就应做好充分的接待准备工作。首先，要搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。例如，来访外宾的总人数，是否包括主宾和其他人员的配偶，来访人员的职务、性别、礼宾次序等情况，这些均可请对方事先提供。对于外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等也可事先向对方探询，必要时，还可向对方索要来访者的血型资料。拟订来宾访问日程前，还要向对方了解清楚抵离的日期和时间、交通工具和施行路线、对参观访问的具体愿望等。飞机起降的具体时间可经由民航部门密切掌握。

3.合理安排访问日程

访问日程一般应由邀请方首先提出，日程草案拟订后，可先将主要内容告知对方，听取对方意见，并使对方有所准备。在拟订日程草案时，除了遵循通常的礼仪程序以外，还要考虑以下一些因素：（1）访问的目的和性质；（2）访问者的愿望；（3）访问者同东道国的哪些人和事有特殊的关系；（4）访问者过去是否曾经来访过，哪些项目过去已经看过，如何使本次访问更具特色；（5）来访者的年龄及身体状况能适应的活动限度；（6）代表团其他成员的特殊要求与安排，特别是主宾的夫人，有时可以另行排一些有意义的活动。

日程安排的松紧应适当。活动安排太少，让客人有时在宾馆里无所事事，会感到受冷遇；活动安排太多，又会令客人筋疲力尽。要保持日程安排适当平衡确非易事。为了让客人在有限的时间内多看一些东西、多接触一些人，常常容易把日程排得太满，没有轻松休息的时间。有些大型代表团来访，为了达到更好的效果，可以安排他们分组活动；有的次要活动，可以安排代表团其他成员参加，以减轻主宾的劳累。

4.注意接待规格

接待规格的高低体现了对来访客人的重视程度和欢迎程度。来访者对于接待规格的高低也往往比较敏感，因此，对于来访客人的接待规格要妥善掌握。接待规格的高低常常从各方面表现出来，例如，宴会规模的大小、出席宴会的主方人员的身份、某些礼仪活动的隆重程度等，甚至有时住房和交通工具的安排也会被人视为接待规格高低的反映。

5.确保外宾安全

各国对来访外宾，尤其是国宾的安全，都特别重视。按照国际上通常的做法，外宾自入境之时起，其安全保卫由东道国负责。接待部门在考虑日程和活动现场的安排时，也应将安全因素考虑在内。

6.重视生活接待

外宾来访期间的生活接待十分重要。住房、坐车、生活起居，要尽量使其舒适、方便、安全，饮食应当可口。关于饮食，应按外宾的习惯和爱好尽量准备好；还应按外宾习惯，在房间内准备一些饮料、水果等，供其随时取用。住地应当选择在环境优美安静的地段，以便使来宾在繁忙紧张的活动之后得到适当的歇息。常年有外宾居住的高级宾馆、饭店，都应把搞好生活接待、不断提高服务质量作为其孜孜不倦的奋斗目标，不但要配备先进的生活设备，还要对客人体贴周到，于细微处见精神。有一位纽约商人是泰国曼谷东方饭店的常客，一次，他在星期五住进这家饭店，发现饭店把他的房间安排在二楼靠近楼梯的地方，他见此深受感动，因为基于宗教的缘由，他在星期五不能搭乘电梯。事情虽小，其情可嘉。

礼仪小故事

出国参加展览会的外事纪律及注意事项

一、外事纪律

（1）严格遵守国家法令和外事纪律及外事授权规定，一切行动听指挥。

（2）维护民族尊严、国家利益和公司信誉，不做任何有损国格和公司信誉的事情。

（3）参加谈判、签订协议等重要活动时要有谈话记录，不得利用工作之便谋求私利，不得背着组织与外商私下交往。

（4）参加外事活动，与外宾接触，言谈要有分寸，礼貌要合乎常规。对客户和参观者的询问要热情回答，不得冷落客人。(www.xing528.com)

（5）严守国家机密，严防窃照、窃听、泄露国家机密。对外谈判不要涉及内部机密。与外商谈判时不要把机密文件放在桌上。出国不得携带内部机密文件，包括本公司扩印的内部资料、内部报刊或记有内部情况的笔记本。

（6）出国人员不得擅自离开驻地。一般情况下不得个人单独行动，如有特殊事情，需要通过正当程序向团长请假，其他人一律没有批准个人外出的权力。未经许可不得擅自与外国任何机构和个联系。

（7）出国人员的个人行李物品要严格保管、加锁，提高警惕，发现可疑情况要立即报告并进行检查。

（8）出国人员不得进入不健康的场所，不准购买黄色书刊、图片出入境。

二、对外礼仪

在国际交往中，每个人都在一定程度上代表着国家和民族，因而要掌握国际交往常识和社交礼节。

（1）尊重各国风俗习惯，遵守社会公德。

（2）举止端庄，注意言行，不要用手指指人、不喧哗、不放声大笑、不要近距离大声喊人。

（3）切勿随地吐痰，不要乱扔烟蒂或其他废弃物品。

（4）国外许多场合禁止吸烟，要注意是否有禁烟标志。

（5）进餐时要文雅，切勿高声喧哗。吃自助餐，不要一次盛得过多，不要将食物带走。

（6）初次相识，一般由第三者介绍或自我介绍。为他人介绍，应把身份低、年纪轻的人先介绍给身份高、年纪大的，把男士先介绍给女士。

三、旅行常识

（1）乘飞机时尽量轻装，手提物品尽量要少，随机托运行李一般头等舱30千克，普通舱10千克以内免费，禁止携带危险品。

（2）请参展人员妥善保存好自己的物品，贵重物品请寄存在酒店的保险柜内或随身携带。

（3）个人卫生用品，如牙刷、牙膏、拖鞋、毛巾等自备。

（4）爱护酒店设施，注意公共道德。如损坏设备，按酒店规定由责任者赔偿。

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