商务电子邮件的收发实务

1.电子邮件撰写

在商务往来中，使用电子邮件进行联络时应当遵守一定的礼仪规范，主要包括以下几个方面。

（1）按照商务文本要求，认真撰写邮件。

①邮件的主题要明确。一封电子邮件大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整封电子邮件一目了然了。

②邮件的语言要流畅。电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时则最好标明出处，以便收件人核对。

③邮件的内容要简洁。人们的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要。

（2）电子邮件应当避免滥用。

在现代信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲，这一点就显得更加重要了。所以在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。有鉴于此，若非必要，轻易不要向他人乱发电子邮件，尤其是不要以之与他人谈天说地或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功发出为由。不过一般而言，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复是必不可少的。

（3）电子邮件应当注意编码问题。

中国及其台湾、港澳地区和世界上其他国家的华人目前使用着不同的中文编码系统，因此，当一位商界人士向其他国家或地区的华人发电子邮件时，可能由于双方所采用的中文编码系统不同而出现收到乱字符天书的情况，由此，商界人士在使用中文向与自己所使用的中文编码系统不同的人发电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件。

（4）电子邮件应当慎选花哨功能。

现在市场上所提供的先进电子邮件软件可有多种字体备用，这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商界人士是必须慎用的。一方面，对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，往往会给人华而不实之感；另一方面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能支持上述功能，这样一来，他所收到的电子邮件就有可能背离了发件人的初衷。

（5）注意商务邮件的修辞、主题、结构和日期。

①修辞是撰写商务电子邮件最困难的部分。如果用平常说话的语气，很容易被视为无礼，因此，撰写商务电邮前，不妨设想此时是面对着对方，而不是面对键盘与屏幕，这样可以让语气温暖一点。但要记得，书写时要比口语对话再稍微正式一点。要设想对方看了你的信之后可能有的观点；了解对方和你一样都忙，讲重点即可；多一点体贴，想办法让你的电邮看起来简短扼要，有亲和力但不失礼。

②邮件主题。如果一次要和对方讨论的事情是不同的主题，建议分别以不同的电邮传送，每封信的主题最好只有一个，这样对方会针对单纯的主题加以回信。(www.xing528.com)

③邮件结构。电子邮件的撰写应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长，最好在结尾的部分再度强调第一段的重点。

④日期。邮件的日期与时间要明确、具体。如说“下个月”或是“下周三”，不如改成“下周三（如3月7日）”“下个月（如8月）”。时间也要明确，如是上午还是下午、是以自己还是以对方的时区为准，都要明确约定，以免双方认知不同而产生误会。

（6）准确回复邮件。

回复对方的来信时，要使用对方的主旨回复，让对方知道这是来自于你的回复。此外，如果想要在主旨点出回复的重点，可以在邮件文本内容里写上“回复主旨：××××”让对方知道这是回复哪一封信。

另需注意的是，当你使用职场的电子邮件对外沟通时，不要撰写或传送与职场毫无关系的内容，因为在某些你不知情的状况之下，电邮会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。

2.群发邮件

在日常办公中，我们常常会遇到需要将同一内容的邮件群发给很多收件人的情况，这就需要使用到邮件的群发功能。在邮件发送操作中有下面几个概念。

（1）收件人。收件人是你所发送邮件的接收者，你可以直接填写他的邮件地址，或者单击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。收件人可以并列多个。

（2）抄送地址。单击“添加抄送地址”，打开抄送地址输入框，抄送地址也是你所发送邮件的接收者，你可以直接填写对方的邮件地址，或者单击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。

（3）暗送地址。单击“添加暗送地址”，打开地址输入框，暗送地址也是你所发送邮件的接收者，你可以直接填写他的邮件地址，或者单击写信页右侧的通讯录中的联系人来添加。对方收到邮件时，收件人和抄送人的邮箱中不会显示暗送人地址。

（4）群发邮件时，可以采用“并列收件人”“抄送”和“密送”三种形式。

如果你给某人和其他人一起发邮件时，不介意大家知道你在同时发给其他人，则可以使用“并列收件人”和“抄送”。所有收件人都能看到其他收件人以及你指定为“抄送”的收件人地址，但看不到“密送”中所列的地址。假如你给很多客户一起发邮件，此时就不应当使用“并列收件人”和“抄送”，否则原本不认识的客户之间，可能通过你的邮件得到了其他不认识的客户的邮件地址，泄露了客户信息，此时使用“密送”更为妥当。但是，即使是“密送”也要慎重使用，因为对方的邮箱可能还有超级厉害的“全部回复”功能，如果回复人粗心，随便点了“全部回复”而没有注意“收件人”输入框中自动跳出了那么多地址，那么他给你一个人回复的邮件，有可能同时发给了一群不相干的人。

（5）需谨记的事项是：给重要人物的重要邮件一定要一对一单独发送；群发操作之前一定要慎重考虑所采用的操作方式是否妥当，一旦发出就“覆水难收”；通告式非保密邮件，可以在特定地址非保密组群里以三种形式群发，但要根据对方邮箱特性，慎重选择使用“并列收件人”“抄送”和“暗送（密送）”功能；回复他人邮件时，一定要再次检查收件人地址是否正确。