1.用传真机收发传真
（1）接收的三种方式。
①自动接收。当你希望传真机在没有任何人为干预的情况下自动接收传真时，请选用自动接收。在这种模式下，传真机自动接收来自传真机的呼叫。
②录音电话接收。将传真/电话线与录音电话机相连，在无人在场的情况下就可用这一模式。当录音电话机设置为录音时，这个模式接收传真呼叫，并按规定路线将电话呼叫发送给录音电话机。
③人工接收。当你希望亲自应答每一次呼叫时请用人工接收方式。用传真机的这个模式时，凡是打进来的每次呼叫都会振铃，不论是从传真机来的还是从电话机来的。使用子电话机也可以用这个模式。
（2）接收或发送的礼仪。
①接收或发送传真时，如需先人工呼叫，在接通电话时首先应口齿清晰地说“你好”，然后报出自己的公司名称以及详细的部门名称等，说明传真发送给何人，请对方给予传真信息指令，当听到“嘀嘀”长鸣音后，按键接收或发送。通话时，交流语气要热诚、口音要清晰、语速平缓为佳。电话语言要简洁、得体、准确，音调适中，态度自然。
②发送传真时应先仔细查阅相关资料，传真内容应当包括发件人的信息以及所传真文档日期和页数，并且应写清接收人的全名。
③发完传真后，记得用电话确认是否收到，效果是否清晰，并真诚致谢；收到传真后，如果对方未来电话，也可主动回电，确认已收到。(www.xing528.com)
④未经事先允许，不应传送保密性的文件，因为公共传真保密性不高，任何刚好走到传真机旁边的人，都可以看见传真纸上的内容。所以，若是较私密的事，最好不用传真机传达。
⑤不应用传真机传送太长的文件，由于传真机所用的纸张是特定的传真纸，印出的字迹不太清楚，也不适合长期保存，需将其复印才能长期保存。如果接收人需要原件备案，则应在传真后将原件用商业信函的方式寄出。
2.用电脑（Windows 7系统）收发传真
要使用调制解调器发送传真，请按以下顺序完成。
（1）检查系统是否装有传真调制解调器。发送传真需要在系统上安装传真调制解调器（也就是常说的“猫”）。按照以下步骤操作来检查电脑是否装有传真调制解调器：单击“开始”，然后在“搜索”字段中键入“设备管理器”，单击“设备管理器”，弹出“设备管理器”窗口，双击列表项中的“调制解调器”，查看是否包含传真调制解调器。如果列出了具体的传真调制解调器，则可以使用调制解调器发送传真。如果没有调制解调器或者没有列出传真调制解调器，要买来安装后再发。需要补充说明的是，有些调制解调器可能不具备传真功能，如果电脑中有“猫”，设置也正确，却不能发传真，请和供应商联系确认。
（2）设置电脑以便发送传真。在发送传真前，必须将电话线连接到调制解调器并设置Windows传真和扫描。将电话线连接到调制解调器的RJ11端口（比网卡RJ45端口略小）。依次单击“开始”“所有程序”，然后单击“Windows传真和扫描”，单击菜单“工具”选择“传真设置”，在“传真设置”页面上，选择用来收发传真的调制解调器。如果电脑提示需键入管理员密码或者进行确认，请按照提示操作。如果显示Windows安全警告，请选中“专用网络”旁边的框，然后单击“允许访问”按钮。
（3）编辑传真。单击“新传真”，弹出编辑窗口。单击“收件人”，从通讯录中选择接收传真的联系人，如果该联系人还不存在，可按提示进行创建，注意，不要忘了填写正确的传真号码。多个联系人，请用分号分隔。要填写传真主题，并在下面的编辑区域中填写传真内容。为美观起见，可以通过Word编辑并拷贝公司标志（logo）、联系信息等，还可以将这些内容保存为封面，以便下次直接调用。若要插入图片、附件等，可单击“插入”菜单进行操作。如果电脑提示需键入管理员密码或者进行确认，请按照提示操作。
（4）发送传真。选择合适的封面。如果需要，添加拨号规则。做好发送传真的准备后，单击“发送”。如果出现提示，请按提示输入电话的区域代码。电脑将显示传真状态窗口。如果无法成功发送传真，请单击“查看详细信息”，解决问题并重试。成功发送传真后，通知区域将显示一条提示消息“发送传真成功”。
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