负责会议具体工作的人员要一丝不苟地做好下列工作。
1.例行服务
会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者、少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人，往往还需进行重点照顾。对于与会者的正当要求，应有求必应。
2.会议签到
为掌握到会人数，严肃会议纪律，凡大型会议或重要会议，通常要求与会者在入场时签名报到。会议签到的通行方式有三：一是签名报到，二是交券报到，三是刷卡报到。负责此项工作的人员应及时向会议的负责人通报情况。
3.餐饮安排
举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时，还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、不安全，又有可能妨碍对方。如果必要，还应为外来与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。
4.现场记录
凡重要的会议均应进行现场记录，其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单用某一种，也可交叉使用。负责手写笔记会议记录时，对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时决议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。
5.编写简报(www.xing528.com)
有些重要会议，往往在会议期间要编写会议简报。编写会议简报的基本要求是快、准、简。快，是要求其讲究时效；准，是要求其准确无误；简，则是要求文字精练。
6.做好后续性工作
会议结束后，应做好必要的后续性工作，以便使之有始有终。后续性工作大致包括三项：（1）形成文件。这些文件包括会议决议、会议纪要等。一般要求尽快形成，会议一结束就要下发或公布。（2）处理材料。根据工作需要与有关保密制度的规定，在会议结束后应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理工作。收集、整理会议材料时应遵守规定与惯例，应该汇总的材料一定要认真汇总；应该存档的材料要一律归档；应该回收的材料一定要如数收回；应该销毁的材料则一定要仔细销毁。（3）协助返程。大型会议结束后，其主办单位一般应为外来与会者提供一切返程的便利。若有必要，应主动为对方联络、提供交通工具，或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。当团队与会者或与会的特殊人士离开本地时，还可安排专人为其送行，并帮助其托运行李。
礼仪小故事
梅汝璈争座次
1946年，远东国际军事法庭审判日本战犯，由庭长韦伯与10个盟国的各一名法官组成审判庭。商讨法官座次时，中国法官梅汝璈建议，按接受日本投降签字国顺序排列最为合理，中国应是第二。庭长有意使亲近的美国、英国排在第一位和第二位，中国的位次排在第三。梅汝璈拒绝这样的安排，认为中国为第二次世界大战牺牲之惨烈、贡献之卓越世界有目共睹，理应排在美国之后、英国之前。经过反复力争，法官座次以美国、中国、英国、苏联、法国……的顺序排列，中国坐在第二位，梅汝璈最终坐在韦伯的左手边。虽仅仅是一个座位，梅汝璈不惜以辞职为抗议，换来的是国家的地位与民族的尊严。
点评：中国古代向来以左为尊。如何为宾客安排座位是一门大学问。我们在商务活动请客人入座之前，一定要认真考虑这个位子是否合适。
资料来源：梅晓璈，范忠信.梅汝璈法学文集.北京：中国政法大学出版社，2007.
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
