1.会场布置
对于一般小型会议，会议室只要清洁、明亮并有足够的座椅让与会者方便看文件、做记录、讨论发言即可。大型会议的会场准备比较复杂，需要体现会议的主题，应注意会场内座位的布局、主席台的布置及其他可以渲染和烘托气氛所做的装饰等，一定要讲究科学性、合理性和艺术性。
（1）会标。会标即会议全称标题化。应将会议全称用大字书写后挂在主席台正上方，一般用红底白字，也可以用红底金字。
（2）会徽。会徽是体现或象征会议精神的图案性标志。要选择具有强烈感染和激励作用的图案，重大会议的会徽可向社会征集，也可在单位组织内部征集。会徽图案要简练、易懂、寓意丰富。有些会议可用本组织的徽志做会徽，如党徽、国徽、团徽、警徽等。
（3）标语。标语是会议主题的体现，在准备会议文件时就应拟就。会议标语要集中体现会议精神，使其简洁、上口、易记，具有宣传性和号召力。
（4）旗帜。会议的旗帜包括主席台上悬挂的旗帜和会场内悬挂的旗帜。主席台上的旗帜应围挂在会徽两边，显得庄严隆重；主席台的两侧插上对应的红旗或彩旗，可增添喜庆气氛。会场门口和与会者入场的路旁插上红旗或彩旗，可使会议的热烈气氛洋溢在会场内外。
（5）花卉。选用花卉应突出中华民族的文化特色，以梅花、牡丹、菊花、兰花、月季、杜鹃、山茶、荷花、桂花、水仙十大名花为代表的中国原产花卉，早已被赋予浓重的文化色彩，以这些花为主构成的花卉艺术品如插花、盆景等都以无声的语言向人们传播中华民族文化，表现民族精神。因此，越是重要的会议，越应选取有代表性的中国原产花卉作为摆放的主题花卉，并将中国传统艺术花卉的插放造型作为会议花卉的礼仪形式。
（6）灯光。会议场所的灯光应该明亮、柔和，既给人适宜的照明，也可减缓因会议时间过长而带来身体或精神上的疲劳。大型会议的会场灯光应设计几套，以便于会议颁奖、照相、演出等多种需要。
2.会场排座
（1）会场座位布局。
会场内座位的布局要根据会议的不同规模、主题选择合适的摆放形式。“而”字形布局格式比较正规，有一个绝对的中心，因此容易形成严肃的会议气氛。一些小型的、日常的办公会议以及座谈会等通常在会议室、会议厅进行，可以根据需要将座位摆放成椭圆形、圆形、“回”字形、“T”形、马蹄形和长方形等，这些形式可以使参加会议的人坐得比较紧凑，彼此面对面，容易消除拘束感。座谈会、小型茶话会、联谊会等多选择六角形、八角形或者半圆形等布局形式。
①“而”字形。“而”字形是指面向房间前方摆放一排排坐椅，中间留有过道，如图5－2所示。
图5－2“而”字形
②椭圆形。椭圆形布置是指房间内放置一椭圆形桌子，椅子围绕桌子四周，如图5－3所示。
图5－3 椭圆形(www.xing528.com)
③“回”字形。“回”字形布置是指桌子摆成方形中空，不留缺口。椅子摆在桌子外围，如图5－4所示。
图5－4 “回”字形
④马蹄形或U形。马蹄形或U形布置是指将桌子连接着摆放成长方形，但空出一个短边，椅子摆在桌子外围，也可以内外都摆放，如图5－5所示。
图5－5 马蹄形
（2）座次安排。
排列座次的几种方法具体介绍如下：
①横排法，即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左至右依次排列座次。
②竖排法，即按照会议人员的既定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次。排列次序按固有顺序从左至右排列，或以会场中心座位为基点，向两边交错扩展。
③左右排列法，即按照公布名单或以姓氏笔画为序，以会场或主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。中国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手方为第一顺序，一左一右，依次排列。如果人数正好成双，则最高领导在中间左侧，第二领导在中间右侧，以此类推。但目前国际上流行右高左低，因此安排涉外会议时，也要灵活依据有关规矩。时下一般处理方式为：开会时以左为尊，宴请以右为尊。
（3）主席台布置。
主席台是会议的中心，也是会场礼仪的主要表现位置。主席台布置应与整个会场布置相协调，并强调突出。
①讲台。主席台的讲台应设于主席台前排右侧台口，讲台不能放在台中央，使主席团成员视线受妨碍。主席台上主要放话筒，也可适当放上平铺的花卉。讲台桌面要便于发言者打开讲话稿或摆放相关材料。整个主席台的台口可围放一圈花卉，但要选低矮的绿色品种。
②话筒。发言席和主席台前排座位都应设有话筒，以便于发言者演讲和会议主持人或领导讲话。一般发言席和主持人话筒专用，其他主席台前排就座者合用两三个话筒，并且一般置放于主要领导面前。
③后台。一般在主席台的台侧或台后设有在主席台就座领导和与会者的休息室，以便于安排他们候会，并尽可能在此排好上台入座次序，以免造成混乱。有时会议也许会发生一些小意外，这里还可以供有关人员做商量对策、排除困难之用，主席团成员开会也可利用。所以，秘书人员切不可忽视后台休息室的作用。
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