一年来，“211工程”脍炙人口。谁不想上进呢？谁不希望把学校办好呢？上至省委书记，省长，教委，下至全校每一个师生员工，乃至家属，大家都有口皆碑，真是做到了家喻户晓。
大事，我们固然要抓，把教学，把科研搞上去，把水平搞上去，否则，一切都是空话；但一些次要的，非搞不可的，有时可能影响全局的，我们也得要抓，不能忽视，否则，到时候可能成为障碍。比如，档案就是一例。
1987年，世界银行贷款云大得到提名。云大基础如何，管理怎样，贷款能否起到作用，发挥效益，这对世界银行来说，心中无底，因为素不相识。这就必须考察。世界银行派来专家4人。
世界银行专家就是世界银行专家。在他们这里，请客送礼、吃喝玩乐是不行的。为了检查实验设备的使用情况、管理水平和学校的科学研究、学术水平（以便考虑资助购置设备项目哪些合适，避免盲目投资）等等，专家们不但听取校领导的介绍，还亲自到实验中心、各系实验室进行考察。面对每一台仪器，他们任意抽查，指定要看某年某月某日某时，是谁在这里做实验，指导教师是谁，什么职称，结果如何。如此严格，实在少有。幸而，我们的实验中心和大多数系实验室都是管得很好的，一般都能拿出每台仪器当时使用情况的记录来，从而顺利地过了关，得到世界银行的信任。而世界银行专家们的这种做法事先是不会告诉你的。
又如，1991年省教委组织专家及有关部门来校检查评估成人教育。到当时的函授夜大部，不仅把校办负责人叫去谈话，了解学校领导对成人教育的重视、办学思想、平时管理、成人教育平时都有些什么规章制度、教学情况、学生成绩等，还抽调了39卷档案去查阅，任意检查每一个问题的每一个细节。你说领导重视，我就看你校长办公会议记录，研究了几次，领导都谈了些什么。幸好，我们都不吹牛，老老实实，把这些记录都翻出来了。审查时间达一个礼拜之久。
档案工作是做不得假的。这些抽查，件件是实，做假也来不及。1993年，国家教委组织专家对各校研究生培养点进行检查评估，以考虑批准一些新学位授予点，我校也被抽调了大量档案，以支持这一工作。同年，我校实验中心申报国家级计量认证机构资格，也请档案馆配合提供实验仪器设备资料及档案。
如此等等，不胜枚举，屡见不鲜。可见档案工作在我校建设中的作用及地位。如果没有档案工作在这些重大检查评估中做后盾，提供证明，可以肯定，我们的一切评估、申报都是通不过的，因为没有根据，没有说服力。
但，与此形成强烈反差的是，目前我们的档案工作仍如此薄弱。据统计，截至今日我校现有馆藏档案仅13000余卷，照片7000多张，另外，尚有数千张底片待洗印、鉴定，资料87种，150多册，学生学籍卡30000多张，录音、录像、软盘、实物数百件，立卷部门20余个，档案馆建筑使用面积460多平方米，而正式管理人员仅三个半，经费不落实，1992年的档案收齐归档后没有柜子，置于地下，许多重要的必要设备没有。用《档案法》来对照检查自己的工作，我们不得不惊呼：危险！我们是经不住检查的！
我们存在的问题有：(www.xing528.com)
一、档案收集不全，九种门类，哪一种都收集不全，有的甚至没有收，不敢收或只是收了少部分，如声像档案，录音录像，因无设备，无法保管，收来更易损坏，故基本仍散失在各单位；大量照片亦未鉴定整理。
二、设备不足，特别是一些重要的设备没有，如声像档案管理，贮藏、保护、查阅、复制的设备都没有（这也是没有收，不敢收的原因之一），实物档案的陈列装载工具不足。
三、经费不足，不落实。1993年建馆，连建馆补助费共给经费5600元，除购一些日常用品，付一些印刷费邮寄费外，连档案柜也买不起一套，致使进馆的档案至今仍放置于地上。
四、人员不足，之所以档案收集不全，就因为人员不足，无力去管（按国家档案局和人事部规定，建校五十年以上，档案排长300米以上的学校，编制应为五至八人，重点高校还可视工作需要适当增加，而我校只有三个半人）；也因为人员不足，无法开展编研工作，我校档案的开发利用，宣传介绍不够，因此档案管理仍处于低水平的一般应付查阅、编制检索工具上，不能充分利用档案信息资源。
五、一些新的必须马上管起来的档案无法管理，如校办产业，现已签订大量合同，并有大量科技转让、商业经营等活动，但其档案材料至今无人管理，假若一旦有事，发生法律纠纷，其损失难以估计。
综上所述，我校档案工作仍存在许多问题。而这些问题的存在，很可能拖“211工程”的后腿。如果国家教委来检查评估我们的工作，我们是经不住检查的。
我们要提醒各单位：档案不是临时可以编造出来的，谨防档案工作拖“211工程”的后腿啊！
原载《云南大学档案工作通讯》1994年3月第1期（总第3期）
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