来到档案馆查阅档案的人，往往会得到两种结果；要么，“啊！太好了，原来这里面都有记载啊！”因为通过档案的查阅，为他证实了某件事，解决了他的问题；要么，皱着眉头，大失所望，叹声道：“唉！可惜当时没有做个记录！”要么说：“当时记录了，可惜没归档，不知道后来把记录丢到哪里去了。”败兴而归。我们说，不论哪种结果，对于一个当事人来说，都是大事，有些可能是决定其终身命运（不论是单位或个人）的大事。
但是，不论档案里有或无，都不是档案馆自己主观就能办到的事，它首先取决于各个文书立卷部门，看它记录了没有，归档了没有。档案馆不能去监督各部门具体的业务工作，它的第一职责只是从文书工作的角度去提醒、监督、督促各文书立卷部门在工作中注意记录、收集材料；注意行文规范；注意鉴定、整理、立卷归档。第二职责才是对移交进馆的档案依法依规进行再鉴定、再整理（与文书立卷部门的鉴定整理内容、方法都截然不同），制作检索工具，排列上架，妥善保管，提供利用。所以，文书立卷部门的领导首先要把好“第一关”，即把好本部门文书立卷“这一关”。
1993年各单位申报全国统一代码（相当于单位身份证）就发现一些问题：有的单位没有成立的时间记录，也没有批准成立的上级单位或组织的有关记录，这个组织像是从土里突然冒出来似的，没有“出生证”，使申报工作遇到许多困难。这样的事，不仅我们过去有，今天也还时有发生。例如，某个部门成立了，却没有一个文字根据，是什么时候、在什么地方、由哪一级组织、根据什么原因批准成立，既没有通知，也没有决定，更没有给这个组织规定什么任务（职责范围），明确它的隶属关系，以及它与其他部门的关系等，使别的部门对它不了解，它也处理不好与别的部门的关系。还有，在我们的工作中，常常发现有些重要事情没有记载，或重要的文字根据丢失。例如，在云南大学的历史地图中，现西院三家巷口至师大对门面临环城路有一片地（现师院卫生室），记载着“借昆明师范学院使用”，但档案里却没有借条，使这片土地成为历史悬案。诸如此类的事，还有如抗日战争时期，我校在茨坝、龙头街、车家壁、厂口、呈贡、杨林、路南、一平浪、会泽等地都购置、借用、租用了大片土地、校舍，它们是怎么来，怎么去，后来又怎么演变，都没有记录，成为至今的历史悬案。
档案是历史的记录，它记录着当事人（单位）的合法权益；档案是历史的凭证，凭着这些证据，可以说清许多事实，避免或挽回很多损失。但是，由于我们办事的部门不认真，办事人员马虎、大意，往往随意丢失重要文件、材料，最后使我们造成很大损失。因此，加强文书工作这一关是非常重要的。因为文书工作是保证档案质量与安全的“第一关”。(www.xing528.com)
档案还是一个小小的窗口。透过档案，我们可以看到各个部门的工作态度、工作作风、领导水平。凡是工作比较有章法，办事认真负责、作风严谨的部门，档案都比较完整；反之，档案则大成问题。例如有一个单位，平时工作大吹大擂，好像轰轰烈烈，但却几年不交档案。当你要他交档案时，他却说：“没有。”你开玩笑地问他：“你们是不是几年都不开展业务了？”他却说你没有看到他的成绩，瞎了眼睛，对你十分反感。当你问他用什么来证明自己的成绩时，他甚感突然——你怎么没看到我的成绩？——然而，他也无法证明自己的成绩，只好睁大眼睛，摊开双手……对于这样的领导，我们真不知道对他怎么办！但我们却可以肯定地说：这是他对自己不负责任；我们真不知道，再过些年这位领导将如何证明自己的伟大成绩，甚至这段历史。
原载《云南大学档案工作通讯》1994年3月第2期（总第4期）
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