《高等学校档案工作规范》中明确规定：“高等学校应严格实行部门立卷归档制度，逐步做到‘三纳入’‘四同步’：纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。”为了落实这些措施，该《规范》规定：“高等学校应有一位校领导分管档案工作，各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案干部具体承办。”这是国家教委颁布的法规，具有强制性，必须遵照执行。
1995年7月1日我校召开的档案升级达标动员会上，林副校长再次强调了这一精神，并具体布置各单位要迅速落实部门分管档案工作的领导和专兼职档案人员，要尽快制定本单位的档案管理办法。
为什么要这样做呢？
“三纳入”“四同步”是近年来我国档案管理改革经过实践总结提炼出来的经验，是档案管理实践中的发明，它也是近年来许多单位行之有效的促进档案管理规范化、科学化的有力措施。在我们传统的优良领导方法中，有一句名言，即“头头抓，抓头头”。唯有抓住头，才能提起网，所以，我们必须建立网络。只有建立了网络，制定了规范措施，即规章制度，人们才知道怎么办。
为档案管理制定规章制度，不仅有规范行为的意义，而且制定规章制度本身，也是一个对人们进行宣传、教育的过程，是人们认识档案及档案工作的过程。这是极重要的。因为如果人们对制定的规章制度不认识、不理解，要执行便很困难。(https://www.xing528.com)
档案，不是少数人的档案；档案工作，也不是少数人的工作。一件档案的形成，往往涉及很多人，涉及几乎所有参与该事件的全过程全部人。例如一份学生学籍档案，首先就是学生入学如实填报自己的情况，之后是教师班主任的收集审核，移交教务干部，转到教务处保管，教务处每学期对其学籍变化情况、学习成绩及其他情况进行登记记录，到毕业后再移交到档案馆等等。一份基建档案，从立项、审批、地质勘探、环境调研、设计、修改，到施工、验收、报奖……不知要经多少人、多少手、多少工作程序。所以，档案工作建立规章制度，明确每一个人、每一个工作环节的职责、认识每一个工作环节的重要性，知道每一个环节的规范要求，不仅有规范行为的意义还有教育宣传的意义，而只有使大家明确了意义，才可能做到规范的要求。因此，我们希望大家在制定规章制度的同时，注意档案工作的宣传教育。
可喜的是，我校许多单位已这样做了，例如成人教育学院，在早几年就制定了档案管理的规章制度，不仅明确档案资料的收集范围，还明确了各个岗位的行为规范；研究生处、学生处，不仅制定了制度，还在处务会上讨论通过，让每一个同志都知道自己的职责；其中研究生处的规定，因涉及各培养研究生单位，该规定还经校长办公会讨论通过，发全校执行。这些都是有益的经验，我们希望大家向他们学习，尽快制定自己的管理措施，把档案工作搞得更好。
原载《云南大学档案工作通讯》1995年3月第12期（总第34期）
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