搞好档案工作，坚持两种职能

《中华人民共和国档案法》第二章第七条规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”《中华人民共和国档案法实施办法》第六条对此做了进一步的明确的规定：“机关、团体、企事业单位和其他组织内的档案机构的主要职责是：（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度；（二）负责统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；（三）对所属单位的档案工作进行监督和指导；（四）对本单位文书部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导。”1989年10月10日国家教委主任李铁映签发的《中华人民共和国国家教育委员会令》（第六号）《普通高等学校档案管理办法》中，第六条规定：“高等学校档案馆属事业单位档案馆。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。”该办法对高校档案部门的任务还提出了明确的界定和要求，即规划全校档案工作，制订规章制度，监督、指导、检查执行法律、法令、政策的情况；在档案业务上，进行档案保管、提供利用、组织人员培训、进行档案科学研究等八条。十分明显，高校档案机构具有双重职能，即行政管理职能和进行档案保管、提供利用、开展科学研究、进行人员培训等职能。这是我国档案工作机构和其他纯业务机构如图书馆等不同的一点。

明确这一点是十分重要的。因为档案工作不是纯粹只保管档案、提供利用，搞点人员培训和科学研究，而是同时兼具行政执法的职能，有依法办事的责任。谁都知道，法有强制性，它不是人们可以任由自己的主观意志行事的，它十分规范。这与档案的特殊性有关。档案是历史的记录，它还是各部门，包括官方、非官方乃至个人在党政管理、社会活动、教育、科学研究、生产实践活动中直接形成的原始记录；它是唯一的、不可复制的；它不仅可供现实工作查考，作为历史纪录，它是维护国家利益的凭证；同时，它又是可供人们研究、总结人类历史经验教训、作为科学研究的历史资料。所以，档案既具有作为历史凭证供现实使用的价值，又有作为历史资料供给人们科学研究的价值；它不仅具有现实的经济、社会价值，还有历史的科学研究价值。人们说“没有档案的民族是失去记忆的民族”。这话说得何等的到位、何等的好啊！所以，江泽民说“档案工作是各项工作发展的一个重要基础”，“这个基础不牢，将来我们是要负历史责任的。”这话说得实在，说得到位，说得好。

但长期以来由于人们对档案机构的两种职能，特别是它的行政职能了解不够，误认为档案部门就只是收集故纸，把它集中起来，以备人们使用，所以常常把它和图书馆相比，其作用甚至不如图书馆；档案部门也被当作安置闲人的地方。这显然是错误的。其实，档案与书不同。书，可以在任何时候任由作者自由地去撰写；档案却只能产生于当时，产生于当事者；书可以自由买卖，档案则是国家财产，不得随意上市交易；书可以一次印千本万本一版再版，发行世界各地，而档案则仅此一份，是世界唯一的“珍本”“孤本”。唯其如此，所以国家对档案工作不得不采取更严格的措施，用行政手段来制订许多规则、细则，更明确地规定各级组织及个人的责任，制订他们的行为规范，包括制订档案形成过程的行为规范，如国务院发布的《文书处理办法》等，以保证档案的质量，避免损失。可见，档案工作的行政职能是不能被忽视的。

我校由于党政领导的重视，自1992年正式成立档案馆以来，档案工作在人员、经费、工作上都得到了加强，工作更趋规范化、标准化。但也不容忽视，少数单位至今工作比较难开展，个别同志对档案部门和档案工作人员依法收集档案不以为然，他们或者把档案据为己有，或者为图使用方便拒不按期交出应立卷归档的材料，使档案收集不全或不能按期立卷归档；有的同志不注意保护档案，长期借出，催交不还；还有个别单位随意拆散档案，使档案遭受损坏等。这些现象说明，至今仍有少数同志档案意识淡薄，法治意识淡薄。这给档案部门的执法监督带来不少困难。(www.xing528.com)

保护档案是每个公民的义务，形成档案的每一个岗位、经办人都有责任依法把档案工作搞好；部门领导人，更要带头维护国家利益，依法行使职权，贯彻“三纳入”“四同步”的规定，确保档案的完整与安全，把本部门档案工作搞好。

作为档案管理的专职部门，档案馆不仅要依法行使自己的职权，还要认真钻研业务，精益求精，把档案工作搞好。我们的任务任重而道远，尤其在当今，科学技术飞速发展，许多新的载体不断涌现，档案管理办法不断变化，新问题层出不穷，更有待于我们不断地学习、研究；档案作为宝贵的信息资源，亦有待于我们更深入地挖掘、开发，让它为社会主义建设服务。我们要勇敢地、负责地担负起档案工作两种职能的担子来，更好地为学校的教学、科研、党政管理及全校师生员工服务，把档案工作搞得更好，不辜负党和人民的重托。

这是笔者1995年10月1日为《云南大学档案工作通讯》写的一篇评论，意在宣传档案管理部门的行政管理职能，因为这种职能为一般人所不知，以为档案馆就是存档案、管档案、提供利用档案，而忽略了它的行政执法和监督、检查职能，造成了档案工作的困难。本文原载该刊1995年10月1日第13期（总第35期）