云大工作及成绩：几年来的成果

1.调整工作重心，明确了档案工作为教学、科技、党政管理服务思想

几年来，我们根据邓小平理论，紧紧抓住为经济建设这个中心服务不放的思想原则，首先抓了工作重心的转移，积极主动地为经济建设和社会发展（在学校则主要为教学、科研、和党政管理）服务。具体做法是，改变过去档案收集以党政档案为主的做法，既注意收集党政档案——因为党政机关毕竟是学校工作的中枢，其在学校的影响是巨大的，学校的一切教学、科研以及生活都受制于它；同时，又注意收集教学、科研、科技开发、基建、设备、出版物等档案，因为，教学、科研等工作，毕竟是学校生活的主要部分，反映着学校工作的成绩、水平，是学校历史发展的主要见证，不仅有历史研究的价值，更有科学研究的价值，是学校历史发展的证据；党政工作再重要，也是为教学、科研、学校发展服务的。

2.加强档案的规范化、标准化建设，提高档案质量

这主要体现在贯彻执行国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》《高等学校工作规范》。在具体做法上，主要是把我校过去的部门立卷为主改变为以问题为主、按“实体分类法”所规范的类、结合我校工作实际进行分类立卷，使我校档案的分类、立卷、管理更规范、更科学，为今后全校的联网和档案的现代化管理、信息开发打下了良好的基础。

在档案的规范化、标准化建设和提高档案质量方面，我校还有自己的做法。我们制订了《云南大学档案立卷归档工作检查评比奖惩办法》及一整套管理、执行标准、措施，通过检查、评比、奖惩等手段，使文件从形成开始就加强了管理，从源头保证了档案质量，大大提高了文件、档案的规范化、标准化率，这一做法，得到许多学校的称赞，现已为许多学校所借鉴和采用。

3.加强物质建设，保障工作条件

在校领导及兄弟部门的关心支持下，档案馆的基础建设得到了长足发展和加强。目前档案馆的建筑面积已达405.6m2，其中库房面积350.4m2。几年来还添置了复印机、照相机，简易照片放大、洗印设备，档案装订设备、实物陈列柜等，最近还将添置微机、光盘刻录机、扫描仪等。

4.加强了组织建设，落实了管理措施

1995年，经校党委批准，我校成立了云南大学档案工作管理委员会。委员会由党政各主要职能部门（亦为当时立卷大户）负责人组成，直接由分管档案工作的校领导负责，并吸收档案系的专家参加指导，加强了档案工作在全校工作中的领导与协调能力，提高了档案工作的地位。同时，我们调整、健全了档案管理、工作网络，落实了各立卷部门的负责人及专兼职档案工作人员，使档案工作得到了组织上的保障。

1995年，为晋升国家二级，我们还全面修改、补充、完善了全校档案管理规章制度，督促各部门制订了自己的文书、档案管理办法。现全校档案管理规章制度达50余个，计10余万字。

5.加强干部培训，提高干部素质(www.xing528.com)

几年来，我校有数十名专兼职档案人员参加过全国、全省的各种专业培训。其中，专职档案员有2人已在档案系研究生班毕业，1人在省委党校本科班毕业，1人将于明年春在档案系本科毕业，兼职档案员中，已有20余人经过省档案局规定的5本书学习，并获得合格证书。现在，全校具有中级职称的档案人员已有3人。

6.加强编研工作，增强档案为教学、科研及党政管理服务的能力

我校有检索工具二十余种，如档案目录、文号与卷号对照表、文件材料索引卡，人员材料卡、专题重要文件卡、大事记卡、科技档案目录卡、论文及著作卡、科研成果卡等，均属自己所编制，十分方便大家查阅、利用档案。随着计算机的广泛使用，今后必将更加方便大家利用，大大提高档案的利用率及查阅速度。

几年来，我们还结合工作实际，研究解决了一些在工作实践中提出的理论、方法问题，并写成论文发表。据统计，几年来我馆在全国报刊或全国专业性会议上发表论文若干篇；在全省报刊或全省性专业会议上发表论文有若干篇；此外，在全国或者省的报刊上我们还发表了云大掌故、云大档案工作消息若干篇。出版了《东陆春秋》云南大学掌故丛书第一辑。这些文章、书籍的出版、发表，不仅展示了我们的成绩，也扩大、提高了云大的知名度，宣传了云大。

7.加强宣传，普及档案法规、知识，增强了档案的法规意识，改善了档案在师生员工心目中的形象，提高了档案工作的地位

1993年底，我们创办了《云南大学档案工作通讯》（内刊），坚持宣传党和政府的档案工作政策、法规，普及档案知识，表彰好人好事，动员大家都来关心支持档案工作，几年来，起到了一些作用，获得了一些成果。如，财务处、基建处、房管科都曾主动地将他们搬家、清理旧物时发现的旧档案、散失文件、实物等立即交档案馆鉴定、清理、收藏；一些校领导主动向档案馆移交了他们个人在公务活动中接受捐赠的礼品和他们个人收藏的自己的档案、文物、文稿，如著作手稿、奖品、奖状、照片等；一些教师、干部、学生主动向《云南大学档案工作通讯》投稿；一些教师、干部主动给档案馆出主意、想办法，帮助搞好档案工作；一些教师、干部为档案馆提供搜集档案的线索，等等。

《云南大学档案工作通讯》创刊迄今已近六年，已累计编稿86期，发稿500余篇，字数达140余万字，影响不小！

8.开展了档案现代化管理研究，初获成果

自1997年开始，档案馆与校信息中心合作研究开发文档一体化管理软件，档案馆负责搜集、编制规范的计算机文档一体化流程图（即由文件形成开始到立卷归档，到档案利用，全过程的流程图，亦即所谓“计算机语言图”），并向信息中心提供有关标准、规范、格式、资料、图样、数据；信息中心负责编制软件，该软件现已基本编制完成，由信息中心提供，先在烟草公司及南京大学等试运行，可望经修改后正式发行。此软件的优点在于，因其编制原理及所使用的标准、规范是全国文书、档案工作的一般原理及规范，符合国家标准，且多处能与世界通行原理、标准接轨，故不仅我们自己可用，全国高校可用，亦适用于所有用计算机管理的地方；若在计算机已联网的地方，则更加便于文档一体化管理。各行各业各部门使用只需略加修改，加上其专业语言即可为各专业部门所使用，其市场前景是极为可观的。