我们设计的独特思路-心中的云大

基于以上背景认识，我们的设计思路是——实现真正的文档一体化。

目前市场上销售的号称“文档一体化”的软件，其内容大多只包括收文登记、呈批、批办、催办和立卷归档及档案借阅管理等几个环节，而缺乏或“忽略了”真正的、更重要的、对本单位来说具有历史凭证价值的在本单位形成的原始文件，亦即《档案法》上所说的“……等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”及它（文件）的形成过程。因此，这些软件是有严重缺陷的，它不能反映历史发展的全貌，不能反映历史发展的全过程及记录这历史发展全过程的文件形成过程，它严重地缺失了“文”的主要内涵，即文件及文件形成过程。这些软件，对于其他文件（“文”“历史记录”）来说，或者需要重新输入，或者“不理”，从而造成或者重复劳动，或者没有“历史记录”的“历史的遗憾”；而检索工具亦需再做，并很难做到旧档案与新软件的统一。有鉴于此，本软件的设计思路就是从文件（“历史记录”）的形成开始管起，使其做到真正的文档一体化。其具体设计的程序和内容是：拟稿，含文稿拟稿人的签字；会签，含会签意见、会签人签字；附件，包括本文起草的根据，如上下级或其他单位的来文函电、拟稿人的调查研究报告、会议决议等相关材料；核稿，含单位部门领导对本文稿的审核、修改定稿及签字；签发，即文件相关最高领导人的执行令及他的签字。

文件一经签发即成为具有法律效力的、负责任的正式文件。正式文件即通过计算机网络发往各有关部门执行。与此同时，上述文件及其形成过程全部记录则进入专门的计算机信息中心（或专门负责管理此事的部门如党办、校办或者档案馆等），并立即刻成光盘等作为正式档案存档保管，成为定格的、不可更改的历史档案保存备查。(www.xing528.com)

文件在形成的同时，也完成了电子档案及备份纸质档案的分类、立卷归档和多种检索工具的制作。

本软件在编制过程中充分注意了档案的分类和利用问题，因此根据文件的几大特征及档案的分类，编制了多种检索工具。首先，在每份文件签发生效的同时就设置了档号。档号设置的方法及标准，是按国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》来设置的，具有普遍适用性。但考虑到各校、各单位、各个时期可能的变化，档号可以根据自己的档案管理办法和习惯来随时进行变更，以自己的方便、适用为原则。检索则可以按制文单位、文号、标题、主题词、发文日期等任何一项来进行。其中，《高等学校档案通用主题词表》已全部输入本软件，文件一旦形成，标题拟定，主题词即自动形成，并成为一种检索工具；为方便不熟悉档案和文书工作的人的检索，本软件还编制了一种模糊检索法，即当查阅人对上述几种方法都不熟悉、不清楚的时候，查阅人只要写出文件中可能有的关键词，即可查到所需文件。