心中云大：背景认识与指导思想

1995年，云南大学开始计算机联网。在此之前，许多部门采用计算机进行日常工作的辅助管理，软件多为自己设计，比较简单；同时，因为各行其是，在行文格式、图表制作、统计等方面大量存在与国家标准不统一、不规范的问题。此外，随着计算机的广泛使用和计算机使用人员对计算机的熟练掌握，许多同志开始在计算机上起草文件、打印文件。从档案的角度来说，这就带来了许多问题：“手稿”原件没有了，千篇一律的标准的印刷体呈现在你面前，若无作者签字，你根本不知作者是谁，由谁负责；有的甚至无纸质文件辅助，藏在计算机里，不打开计算机你根本不知道它的存在；而且，这种电子原件、“原始记录”极易被复制，且复制得与原件毫无二致，使机密扩散；如果计算机管理不好或者机器出现意外事故，这些“原件”还易“丢失”或被修改，而且修改得使你找不到修改者、责任人，使学校“整体失去记忆”，使曾经发生过的事“查无实据”，办事无根据，成为“无头案”“悬案”；文件规格无标准、不规范，则造成档案立卷归档和查阅利用的困难，使已经形成的档案成为死档案、废档案，成为电子垃圾，等等。这就要求我们必须迅速研究解决这些问题，把全校的计算机、计算机网络管起来，做到真正科学的、规范的文档一体化管理。

从更宽更广的角度来说，档案作为一种信息资源，对社会政治、经济、科技各方面的发展都有十分重要的意义，如果不管好它，发挥它最大的作用，那么它的价值便会大大降低，造成信息资源的严重浪费。但要使档案信息资源得到充分的开发利用，很重要的一个条件首先就是使档案信息资源进入计算机，进入计算机网络，也就是进入所谓的“信息高速公路”。而进入“信息高速公路”的一个重要条件是文件的标准化、规范化。因此，对档案的管理，尤其是对“文档一体化”电子文件的管理，制定其标准、规范，便是首先必须做好的一项极其重要的基础工作。(www.xing528.com)

云南大学集成化网络办公及信息系统的设计就是在这样的背景认识和指导思想下进行的。