文档一体化：缩短文件转化时间差，助力数字化转型

“文档一体化”这一概念是随着计算机在文书工作和档案工作中的广泛应用而提出来的。文书工作中使用计算机，首先是用在收文登记上，继而扩大到文件管理，如文件登记后的呈批、传送、催办、查阅等，但都是单机使用。在档案工作中使用计算机，开始也只是用于打印卷内目录、卷壳文字、馆藏目录等，基本上仍只作为打字工具，单机使用。之后发展到利用计算机编制检索工具、做统计，搞二次、三次开发等，使计算机的功能得到了进一步的提高发挥。文书工作和档案工作在计算机上的联机使用却非常困难。为什么呢？一方面是技术问题，计算机没联网，软件开发还没有到这个水平；另一方面，我国文书工作和档案工作在管理体制上是分离的，文和档难成一体——没人管，没人考虑。

但生产力的解放和科学技术的发展却不等人们习惯势力的改变。生产力的解放和科学技术的发展推动了管理工作的革命。计算机联网以后，许多大型企业为方便指挥、协调工作，许多文件都在计算机上产生了，并通过计算机网络发往各有关部门执行，这反过来大大促进了生产力的发展，也进一步提出了对计算机功能技术的再研究和开发。这就迫使文书工作部门和档案工作部门不得不考虑如何来合作迎接这一挑战，即如何迅速、即时地捕捉、搜集信息，并保管、提供利用，以扩大企业的利益。这就提出了文档一体化的问题。

但文档一体化这一概念近几年来却被滥用了。

也许是商业利益的原因吧，近年来市场上销售的“文档一体化”软件，大体上都只包含了如前所述的文件登记、呈批、传阅、归档及档案工作所做的登记、编目，最多再加检索、利用登记几项，而恰恰丢了文件产生这个极重要的过程。试问，没有文件的产生，哪来文书、档案，哪来文书登记、呈批、传阅、办理等过程呢？又哪来档案工作呢？所以我认为，离开文件产生这个过程就根本谈不上文档一体化。

那么，什么才是真正的“文档一体化”呢？我认为真正的文档一体化应当包括文件产生的全过程，例如文件的拟稿，是上级的要求，还是下级的要求，是市场的需要（比如开发某种产品）或是什么原因，以及和它相关产生的文件，包括调研报告、收集到的材料、讨论记录、会议决定等等。然后才有拟稿，有拟稿人、报核、核稿人及领导的签发等；复杂的文件，可能还有相关部门的讨论、修改、会签等过程及产生的文字。我认为这些才是“文”的根，“文”的本。没有这些“根”、这些“本”，就没有“文”的第二阶段，即文件的收发文登记、上报或下发、传阅、办理等文件运行办理阶段；而没有文件运行办理阶段，即完成它“生命周期”的阶段，也就没有文件转化为档案的可能。所以我认为，文件的形成是“文档一体化”的根，“文档一体化”的本，是“文档一体化”最重要的内涵。没有它就没有后面的一切。

真正的“文档一体化”的概念，其内涵应当是十分丰富的，它不仅应当有文件形成以后文件收发登记、传阅、批办等过程，更要有文件形成的过程。

讨论“文档一体化”这一概念，我认为我们不仅应从文件到档案这一事物发生的历史过程来考察，还应从事物的特殊性，即档案的特殊性上来考察。《中华人民共和国档案法》对档案的本质属性，亦即档案的特征的表述是：“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”其中“直接形成”“历史记录”二语可以说是档案定义的关键点，是对档案本质属性的准确表述，它明确了档案与其他事物的根本区别，规定了档案的基本特征，即档案的原始性、唯一性、不可替代性。档案不同于其他书报杂志，可以传抄，可以修改，可以印刷、复印，可以有多种版本、多个数量。档案之珍贵，就在于它是世界上唯一的、不可复制的、“直接形成”的原件。(www.xing528.com)

但在今天，由于科技的发展，对档案的特征的认识可能不得不有所改变。首先，从时间上说，文书和档案几乎是同时产生（当然，计算机上也有时间记录，也有若干分之一秒之差，不会完全同时。这里，我只是说它已不像传统的纸质档案那样，有很长的文件旅行过程了）。如今，文件从它诞生、生效的那一刻起，就同时被传到各部门执行，同时也传到档案馆，使它既是现行的文书，同时也是档案馆里保存备查的档案。文书和档案被“一体化”了。所以我认为“文档一体化”的第一特点就是缩短了档案从文件到档案转化的时间差，“文件”不再缓慢地长途旅行，而是“和档案一起归家”罢了。

在传统的档案学中，从文件到档案，有个必须经文书部门鉴定、整理、立卷、移交归档的过程。没有完成现行使命（即所谓文件“生命周期”）的文件；没有经过“鉴定”、整理，被确认为是有保存价值的文件；没有被移送到特定的地方（档案室、馆）保管的文件，是不能称作“档案”的；只有完成了上述“旅行”程序的文件才能称作“档案”。而在今天，由于档案形成的形式、使用工具、载体物质变了，有了网络，这个认识就不得不随之改变——尽管我认为其原理——档案形成的原理和档案的本质属性没有改变，仍有拟稿、核稿、批准、执行以及鉴定、整理、立卷、归档等过程，但我们的工作方式却必须跟着档案形成的形式及载体物质的改变而改变。之所以如此是因为在计算机网络上，文件一旦形成，经领导批准执行，它便同时被归了档，成为“档案”，即使你有意见，要进行修改、补充，甚至建议废除，但它（文件）早已进了档案馆，成为档案，成为历史；而你的意见、建议、修改、补充，也都只能在计算机上去反映；而你这些修改、补充、意见、建议，也都将同时记录在计算机上，成为直接形成的历史档案。这些，即文件本身和你的、他的意见、建议及执行情况，既是文书的现行活动纪录，同时也是直接形成的原始记录，是档案。至于作为已经归档的档案，今后还有的管理、使用、再鉴定、再整理以及销毁无用的部分，我相信人们还会有新的研究、新的思想、新的方法。

传统纸质档案的形成在古代是人工书写在纸上，其形成的材料便是纸（当然也有一些其他载体的档案，如绢、皮、贝、叶、骨甚至金、石等，在此不作详论）。而今天“文档一体化”的档案则多为电子产品，形成、阅读的过程都离不开动能（电）和这些电子原件及形成和解读它们的机器设备。传统纸质档案很有审美的艺术价值，写得好的一份文件，很可能就是一件艺术品，阅读它就是一种美的享受；通过笔迹、纸张的鉴定，还可以鉴别出档案的真伪来；而今天的电子档案，就目前的技术而言，有些很难辨别真伪；而且，有些技术问题至今没有解决，例如安全问题，黑客甚至可以攻入美国的国防部窃取文件。当然，今天的电子文件优点也很多，读者可以听到你的声音，看到你的图像，不但是单幅的、静止的，甚至是动态的。我相信，通过技术的不断改进，许多问题将逐渐克服。但我建议，在目前阶段，问题尚多，不妨采取纸质、电子二者皆存的办法，以保证安全。

总归一点，文档一体化，实行现代化管理是历史趋势，不可逆转，我们应当积极响应，努力推进。可喜的是，就目前看来，尽管电子档案、网络上的管理还有许多问题，但文档一体化的电子档案保持了档案的原始性、真实性这一特征，仍然具有它作为历史凭证的作用，这已为司法部门所承认，并已使用到办案中。我们乐见它的进一步发展和提高。

1999年3月稿　未刊