试举几例说明。
几年来，国家教委、省教委和其他部门对我校的考察评估，都离不开档案。如1992年和1996年国家教委对成人教育的考察评估，都曾大量地调用档案，他们不仅听汇报、看现场，还大量地用档案核对汇报的情况，因为档案是记录当时发生情况的真实材料。又如学位点的申报、考察、评估，几年来也大量地多次地使用档案，因为档案记录着各学科、学位点多年来的教学、科研情况、师资力量，教学、科研成果、培养能力等，是证明我校力量的原始材料。再如公安处、工会等党政管理部门，他们评比先进、申报达标、升级活动、建立职工之家、接受考察评估等，也都大量使用了档案。近年来，各级教委对我校实验室、重点实验室的检查、评估、考核、验收，也都使用了大量档案，要求建立、健全完整系统的档案管理。
近年来我校每年档案的利用情况仅档案馆一处年均利用档案390—500人次。此外还有财务处、教务处、人事处、组织部、学生处等建立档案室的地方，由于利用档案频率更高，几乎每天都在利用、并多次利用，移交档案馆不便随时利用管理，故有的采取档案形成后暂存其档案室3—5年（如财务处），有的采取录入一份存本处（如教务处的学生成绩），有的因属个人档案，需随时加入新材料（如组织部、人事处、学生处的干部、职工、学生档案）。如果加上这些档案的利用统计，则全校每天的档案利用可达数十人卷次，一年利用档案即几千人卷次。用财务处副处长吴涌同志的话来说就是：“我们一天也离不开档案。没有档案，我们一天也活不下去。”(www.xing528.com)
档案，作为一种历史凭证，一种历史的真实记录，同时也是一种信息资源，越来越受到人们的普遍重视。最近，英国一所学校为核实我校去该校留学的一位学生在我校学习时的成绩，指定要档案馆出具证明，而不要原管理部门的证明，此事说明国外对档案的重视和对档案真实性的信任。此类情况过去也多次发生，日本、新加坡、新西兰等国，都曾通过其驻华使馆或直接向我校索要留学人员的成绩证明；我校也曾经通过核查档案查出过假冒我校学生的人。
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