档案材料的法律地位与保护探讨

1996年，我在拙文《档案的定义与档案工作实践》中提出了“档案材料”这一概念，并给它下了定义，说它是“国家机构、社会组织以及个人在各种活动中直接形成的、未经鉴定、整理、立卷归档的各种形式、载体的原始记录”；由于它“可能是无序的、分散的、零星的、不可直接用的‘原矿’‘矿砂’，因此，无论在数量上、质量上、形态上、作用上、价值上，档案材料和档案都不可相提并论，不可同日而语”，但它却“可能是可以组成档案的原始材料”，没有它，也就没有档案。有鉴于此，笔者建议“在法律上明确‘档案材料’这一概念，确认它的法律地位，使它‘暂时的存在’得到法律的保障，以保全档案的诞生”。笔者建议在有关的法律条文中规定：“未经鉴定以前，档案材料与档案受同样的保护，任何组织及个人不得随意销毁”。（引文见本书前文《档案的定义与档案工作实践》第311、312页）但由于该文的主题是讨论档案定义，所以，对“档案材料”这一概念笔者在文中未及详细讨论。兹特再文深入探讨。

在《档案的定义与档案工作实践》一文中，笔者针对一些人因为鉴定、整理和立卷归档是文书工作，而不赞成把它纳入档案的定义中的意见曾经指出，档案的鉴定、整理是形成档案的重要环节，是使文件转化为档案的重要过程，是一个文件转化为档案的质变过程。“1+1＝2”，这只是形式逻辑；有时候“1+1＞2”，就因为不同的排列组合会产生不同的质量。……零散的文件有时候什么作用都不起，但一旦把它和其他文件摆在一起的时候，其作用就大不相同。例如，如果只有请示而无批复，你的请示就什么也说明不了，有什么用呢？但如果把请示和批复放在一起，它就能说明整个事情的过程，解决许多问题。举例说吧，你申报职称，如果只有申报材料而无批准文件，能说明你就具有什么任职资格吗？不能，你既不能任职，也拿不到一分钱相应职称的工资。所以，档案材料经不经过鉴定，经不经过整理，是否科学组合，使其还原为事情的真实面目，完全是两回事。档案的鉴定、整理、立卷归档不仅使人们在实践活动中形成的大量的原始记录在数量上、形态上有很大改变，而且使档案在质量上、作用上也有很大改变。在这一点上，我们完全可以说，鉴定、整理、立卷归档是使文件从零散、无序到集中、统一、科学、有序，使其成为一个有机统一体的质的飞跃过程，而不是什么简单的“同一事物放在不同的地点罢了”。

笔者指出，这就提出了以下问题：那些尚在文书工作阶段——也许还包括尚在领导和若干有关人员手中的若干已经形成，而尚待鉴定、整理、立卷归档的零散的、无序的文件叫什么呢？它们对档案来说有什么意义，或者说有什么关系？它们应该具有什么法律地位、得到什么样的法律保护呢？

笔者曾经亲眼见过一个案件：一个小偷，他本欲到某办公室去窃取财物。但去后未得财物，遂顿起他意——将办公室的文件盗出来卖。此案在审理时，检方称他盗窃档案；小偷及代理律师辩称“不是档案，只是一些文件、废纸”。这让法官为难：这一堆“文件、废纸”里面确有文件，也有废纸，但因为还没鉴定、整理，看不出，也不知道、难确定它的作用、价值，还不能称它为档案，怎么办呢？发案前后，“文件”“档案”确有质的差别，而这却涉及了对犯罪嫌疑人定性、量刑的问题。

以上是一个极端的但也很典型的例子。事实上这样的问题很多。

第一种，由于档案形成的周期较长，有的要拖数日、数月乃至数年，如基建档案，尤其是一些大型工程的档案，往往要工程竣工验收之后才能最终形成，但这要拖很长的时间甚至永远；科研档案亦是如此，有些课题要拖几年才结题，档案才能形成。这就使大量文件长期分散，“暂时”存放在有关单位、人员手中，不能及时集中鉴定整理、立卷归档；甚至，因为自然灾害、社会变革或者其他原因，使这一工程、这一课题、这一事业永远不能完成，使“档案”不能形成，不了了之，而已形成的若干材料对后人、对历史来说，可能是十分有用、有价值的东西。

第二种，有的项目，涉及面广，跨部门，有的还涉及人员变动、利益分配等问题，关系复杂，即使工程竣工、课题结题，有的相关人员不愿交出档案，使档案不能及时鉴定整理立即归档。

第三种，因规章制度不健全、认识不统一造成一时难鉴定、整理的文件。例如“原件”问题，什么叫原件，工程蓝图算不算原件？复印件算不算原件？照片算不算原件？涉及部门多，争议大，相关各方都想存原件，而真正的原件却只有一份，该由谁家保存最合适呢？等等，这些也会影响到档案的收集、鉴定、整理；还有，有的单位规定只收“领导签发、最后定稿的那一份”，这就可能忽视并丢失掉在事物形成过程中具有重大意义的、甚至关键性的原始记录，包括修改件或修改记录等，从而失去某些重要凭证。

第四种，不是相关人员保管文件，或者相关人员由于没有文书、档案知识，没有经过培训，随意处置文件，把该存的丢了，不该存的收了，造成“废纸一大堆”，而档案却残缺不全，无系统性、科学性、合理性等等。

笔者在办公室从事文秘工作三十余年，之后又到档案部门工作。到档案馆后，目睹现实，才深感文书、档案部门存在许多问题，特别突出的是相互衔接问题。这些问题，一些是文书部门的，与档案质量关系甚大；一些是两个部门之间的联系、衔接问题，如公文的制式、规范等制度统一的问题。这些问题，从宏观上看，虽然是一个工作、一件事物的两个阶段，但过去却从来没有注意过、统一过。

即以上述“只收领导签发、最后定稿的那一份”的观点来说吧，就存在很大误区。我们知道，一个文件的产生，是个很复杂的工作过程。即使最简单的一个会议通知，起码也有拟稿、核稿、签发三个环节，不可能由文书工作人员一个人就发文决定召开会议了。若遇起草重要、复杂、涉及面广的文件，则可能还需要进行若干调查研究、收集材料的工作，要召开有许多部门领导、专家参加的调查研究、统一协商的会议，要反复征求专家、有关部门人员的意见，要进行论证等。而这些活动都会有大量的重要意见、建议反映出来；这些意见、建议有的甚至可能会改变会议决议、决定，改变领导人的设想，改变历史的进程或方向，成为历史的转折点。显然，这些意见、建议是十分重要的。如果我们“只收领导签发、最后定稿的那一份”，那么，上述历史进程的“历史记录”便会被丢失。而这些“历史记录”却正是“尚未鉴定、整理和立卷归档”的十分重要的“人类实践活动的原始记录”，亦即我称之为“档案材料”的东西。作为一个长期从事文秘工作的人，因为我参加过许多重要文件的起草、讨论和修改工作，所以知道它的重要性，因此我为这一规定担心。我认为，如果我们“只收领导签发、定稿的那一份”，那它远远不能反映历史的真实，是有严重缺陷的。我觉得这一规定可能至今是文秘界、档案界在理论上、认识上的误区，是文书、档案两个部门工作交接上的“漏洞”，它会给我们的事业造成重大损失。如果从长远来看，很可能会造成人类文化遗产的重大损失。

为什么会产生这样一种认识呢？我想，从思想上来追溯，这可能是由于我们在档案定义讨论中就有有关档案鉴定整理理论上的片面认识有关。过去对于档案的鉴定整理上，理论界一直纠缠不清，有的认为鉴定整理不是档案工作，不应纳入档案的定义；有的认为鉴定整理“并未改变档案的内容，形成特点以及本质属性”，所以鉴定整理一直不受重视；而在管理实践上，我们在文秘和档案两个部门中又缺乏统一协调工作，不注意它们之间存在的问题，因此思考不多，组织交流不够，出了问题往往互相推诿。其实，用一句比较带学术色彩的话来说，那就是因为它处在两个学科的“边沿”上，是两个学科的“交叉”点，所以大家不注意。这反映了文秘工作与档案工作在理论认识上的不足与在管理工作实践衔接上的失调。(www.xing528.com)

这是一个很有意义的问题。在笔者看来，在我们的工作实践中，有些材料是很宝贵、很重要的，它至少可以作为历史的参考，避免后人走重复的或者错误的道路；从“历史的凭证”的角度来说，则它可以证明某人、某部门当时曾经的思考与态度，证明事物发展的过程。这都是很有历史价值的东西，也是“人类实践活动的历史记录”，是某些人责任的记录。如果只收“领导签发、最后定稿的那一份”，那么，对了，大家都好，都有功；错了呢，谁的责任也不知道。这不利于后人吸取教训。我们不会忘记这样一些历史事实：某些决策，当时“一致通过”，实际是还有少数人持有不同意见。但鉴于少数服从多数的组织原则，或许还有便于宣传团结的考量，于是这少数人的意见便被忽略不计，不被保存了。而“真理有时在少数人手里”，待过些年，在实践中出了问题，才发现大家的“一致”原来是错误的，真理确实掌握在少数人手里。但查档案，这少数人的意见却由于不是当时领导认可的，签发时便被否定了，所以在档案鉴定整理立卷归档时便被抽出、丢掉了。站在历史的高度，我想，这难道不是对历史的亵渎？难道不是对历史的漠视？难道不是对少数人、对真理的蔑视？这是对历史负责任的态度吗？显然，这不能反映历史的真实，也不是历史的全貌。这样的档案，就连档案定义中所说的“人类实践活动的原始记录”也称不上，因为他不全，反映的不是历史的全貌；从档案的角度来说，就是档案不全、不完整。所以，我们应当看到，在这些被忽视、被忽略、被剔除的文件中，其实有许多是十分重要的、会在历史上发光的东西。认识到这一点，我们就不难理解，为什么有许多历史大家非常重视野史，非常注意搜集一些在档案内、正史内找不到的东西，他们甚至会到地摊上，到废纸堆里去淘宝；我们就不难理解，当这些曾经被人丢弃的东西一旦被人们拾到、收藏到以后又被史家发现、披露出来时，它便成为香饽饽，成为宝贝，成为人们重新认识历史、解释历史，甚至推翻历史的东西的重要意义。一项科研，往往要经过许多实验，收集许多数据，反复甄别、对比、研究，如果我们的档案只收那最后一次实验的结果，只收一篇论文，我们的档案会有多大的意义？那样我们不就失去了我们对实验全过程的了解，失去许多宝贵的资料，失去我们对客观世界认识的过程了吗？我校曾发生过一件事，一位教授，花多年心血研究程海的红藻，遇两位来“取经学习”的同行，她十分热心，把一切重要的观察、实验数据、材料都送给了来人。结果，来人回去便将她的材料整理，抢先发表；又按她的思路和已经取得的成果做出了产品来，取得了专利。这事后来打官司，反而是我们的教授提供不出原来那些重要的原始资料来——原来，这位教授当初只注意写论文，没注意保存自己积累的全部原始资料，而把自己用过的、重要的记录、数据都给了人，她的论文写完就完了，原始资料不鉴定整理立卷归档，丢失了自己的重要历史凭证。

从事档案工作的老同志们都曾经看到过，“文革”前有若干政治运动。在这些政治运动中，例如“反右”“大跃进”“反右倾”等，有不少正直、善良的人，曾向党提出过不少正确的意见、建议，但他们的这些意见、建议得不到领导的重视、认可与采纳，反而被认为是“反党”“反社会主义”“攻击党”的“反革命”的材料。本来，这些意见、建议材料本身是足以证明当事人的真实思想、动机与行为的，但由于某些人的某种“需要”，他们故意不留别人的原件、原话——也就是只留定稿时“领导签发”认可的、他们认为有用的材料。这样，历史便被阉割、被篡改了。当事人因此而被打成“反革命”，打成“坏分子”，因此而被开除党籍，开除公职，有的人甚至被投进监狱劳改，被整死。对于这些现象，我们撇开政治因素和领导和具体工作者个人的品德不说，单从文书学、档案学的角度来说，就因为档案“只收领导签发、正式定稿的那一份”这一错误认识、错误理论、错误规定，而让坏人有机可乘，而造成大量的冤假错案，造成党的损失。因此我认为，如果我们在法律上明确规定“必须保护未经鉴定整理而可能可以形成档案的档案材料”，给“档案材料”以一定的法律地位；在理论上扬弃“只收领导签发、最后定稿那一份”的认识和规定，使档案材料的保护得到有效的保障，那么，这些相关的、重要的历史凭证就能得到保护，就会使我们少犯错误。如果这样，我们就能减少乃至杜绝冤假错案的发生，至少震慑坏人，使坏人没有可乘之机。如果这样，那么即使发生冤假错案，对冤假错案的平反昭雪也就容易得多。而相反，如果今天我们仍然继续坚持“只收领导签发、正式定稿的那一份”，不但不能解决这些问题，而且还将继续制造冤假错案。那样的话，连我们今天留下的档案也要遭到后人的质疑，成为一堆不全、不真、不能被认为是真实记录人类活动的原始记录，遑论作为历史的凭证了！回顾“文革”后平反冤假错案的历史，我们不仅花了大量的人力、物力、财力去做大量的调查研究，重新取证，通过许多当事人，找回许多当时不被领导认可的、被扬弃的未经鉴定整理的档案材料，补写大量的新证，还当事人以清白，还历史以真实，还社会以公道，它同时也给党造成了巨大的损失，伤害了人民的感情，撕裂了社会，甚至造成社会不稳定的因素。这是很大的历史教训。反躬自问，为什么？就因为当时我们的档案理论不成熟，认识有误区，在法规上有漏洞，因此在鉴定整理、立卷归档过程中丢失了许多不该丢失的东西，即丢失了可以构成档案的“档案材料”。

如此来说“档案材料”是不是就意味着“有文必档”呢？当然不是。我们说档案材料只是“原矿”“矿砂”，只是一些可以构成档案的“材料”，它还需我们筛选（鉴定）、整理，最后才能成为科学地组合档案的有用材料，才能成为档案。犹如我们建造房子一样，需要对泥、木、砂、石、钢材等进行加工，割其长短，进行有机组合，才能成为房屋。我们知道，一份文件，尤其是一份重要文件的形成，是一个复杂的过程，它可能是一个人思想的结果，例如一部伟大作品或论文的诞生；也有许多是集体智慧的结晶，如许多党派、政府的文件、决定的诞生（公布）。而这些作品、论文、文件、决定诞生的同时还会有许多伴生物同时诞生，如建房时会从河里运来泥沙，厂里搬来钢材、木料一样，文件的产生，同时也会找来许多调查报告、旁证材料、讨论意见，在拟稿的过程中，还会产生一稿、二稿、三稿，手稿、打印稿、讨论稿等相关材料。在这些浩如渊海的文件材料中，哪些有用，哪些无用，哪些当留，哪些不当留，如何鉴定、整理，当然都要经过严格的筛选、甄别、取舍之后才能进行，才可立卷归档。因此，不是有文必档；档案是必须经过鉴定、整理和立卷工作程序的。不过，这些工作已属另一个话题，即档案的鉴定、整理了，对此我们应另做详细讨论。

我提出档案材料问题确实是从工作实践、经验中发现、提出的。我觉得这个问题非常重要，是文书、档案理论中大家不太注意的问题，也是在工作实践中非常棘手的问题，它介乎两个部门之间，牵涉面广，影响大，既深且远。例如就档案形成部门来说，它很可能就涉及形成档案的所有单位及有关人员，部门广、人员多、时间长；就档案管理部门来说，它关系到今后档案的质量、管理、维护以及利用价值等问题。所以，档案材料问题是个十分重要的问题，它既是文书工作的理论与实践问题，也是档案工作的理论与实践问题。它处在两个部门的工作之间、两个部门工作的边沿上、衔接处，处理不好是很容易出问题的。

档案材料是在工作实践中产生的一种客观存在物，就理论上来说，我们可以把它称作是“一种暂时的存在物”。因为它仅存在于文书工作之间和之后，即存在于文书立卷归档的档案形成之前，一旦这些材料经过鉴定整理、立卷归档，成为档案，它也就不存在了。但我们必须指出，如前所述，这个“暂时的存在物”可能是个漫长的存在过程，或者是个没有时间顶点的存在过程。所以，在理论上认识它，在实践中管好它，是个十分重要而棘手的问题。因为各单位在多年工作中形成的这些材料虽然暂时还不能称作档案，但它们的档案属性——“是某件事物形成的原始的历史记录，并且具有很重要的查考价值”却已经具备了。

唯其如此重要——是某种事物形成的原始的历史记录，并且具有很重要的查考价值——而大家又都不太注意；虽有少数人注意了，但理论上却一直扯不清楚，工作上互相推诿，给历史已造成了不小损失，所以，我强烈呼吁，今天我们不能不重视、不能不解决这个问题了。

档案材料处在两个时段、两项工作之间。档案，有《档案法》《档案法实施细则》以及各部门的工作条例、办法等规定，管理比较规范、严格；而文书工作则只有中共中央、国务院等少数部门发布过文书工作管理办法、工作条例或规定等相关文件。而在这些管理办法、工作条例、规定中，又很少或基本没有涉及那些可能可以构成档案的、未经鉴定整理、尚待立卷归档的材料怎么处理、它的价值定位、法律地位的规定，也没有实施细则之类的东西。所以，这就使这些档案材料处于了管理的薄弱环节之中。而这个薄弱环节会造成了档案的质量问题，要么材料收集不全，缺胳膊少腿，要么无头无脑无心肺，丢失了最重要的东西。这样，档案的利用价值便成了问题，甚或成为废纸。

本来，严格地说，对档案材料的处理，应该是文书部门，即档案形成部门的事，因为我国实行的是文书立卷部门归档的制度。实行这个制度是有道理的。因为只有立卷部门的当事人，即文件的作者才最了解、最熟悉、最说得清档案形成的过程，最知道它的来龙去脉，最能科学地鉴定整理立卷归档。但偏偏文件的作者往往最不懂档案法，也不懂如何科学地鉴定整理档案材料，因为他们没有经过这个专业训练；而且这个“暂时”过程却又很可能是漫长的。所以，对档案材料的管理也就很容易使人疲倦、疏忽、麻痹。特别是一些重要工程、重大事件形成的档案，涉及的部门多、地域广、时间长、人员杂，更容易产生这些状况。对这样的工程，如果我们对能够构成它们的材料，亦即档案材料没有一个足够的认识，没有给它一个恰当的定位，没有一定的法律保障，要保护好是很难的。所以，我认为要处理好这个问题，立法是非常重要的，这既有利于保护那些尚未鉴定整理立卷归档的文件、材料，也可以避免、解除“有文必档”的顾虑；在工作实践上，也便于职责、界限分明。

“档案材料”一词，据刘创平先生研究，过去也有人使用过，据他考证，在苏联的法规中就使用过。但仅“出现过一次”。而其所指，是“诸如地图、图片、录音、录像、海报等已经归档、成为档案”的东西。显然，这与我所说的东西不一样。我想，这大概是时代的差距吧，那时人们还不把这些东西视为正规的档案，只把它们当作一种材料来看待，来使用；但就其描述来看，实际上他们已把它当作档案了。（见刘创平先生编著的《立卷手册》，档案出版社1990年版，第25页）。最近又见王荣声、王玉声两位先生的文章《档案是一个集合体概念》。两位王先生提出：“档案是一个拥有内部联系的集合统一体，而档案件则是构成这个集合统一体的分子。”“把‘档案件’看成‘档案’对之下定义，这是绝大的错误！”（见《档案学研究》1995年第2期）显然，两位先生已把“档案”和可以组成档案的“档案件”作了严格的区分。但是，我仍然没有、也不愿采用两位先生所提的“档案件”这一概念。因为我觉得，两位先生在具体阐释“档案”和“档案件”的差别时，没有指出“档案件”在转化为“档案”这一过程中质变的过程，也就是我曾经指出的“档案的鉴定、整理是形成档案的重要环节，是使文件转化为档案的重要过程，是文件转化为档案的质变过程”；而且，两位先生使用“档案件”一词，事实上已把“档案件”视作档案了，只不过它还没有组合好，而忽略了对这些文件材料进行鉴定、整理的重要意义，忽略了二者之间质的变化和差别。并且，在用词上，使用“档案件”一词，使人很容易产生误会，把它视为同一个东西。

1998年8月稿，未刊

这是我在写完《档案的定义与档案工作实践》一文以后一直在思考的问题。我觉得这个问题太重要了，至今还存在很大的误区，也没有引起相当的注意。我从办公室文书工作、秘书工作以及办公室管理的岗位上“转业”到档案管理岗位上来，看到档案中缺失的东西实在太多了。回想自己在办公室的工作，有许多在档案中并无反映，而这“许多”有许多恰是历史应当记录的、重要的大事、有趣的事，可惜当时对它的重要性认识不足，不理解，没归档，把它丢了。因此写了此文。此文真有些忏悔之意，但愿人们都能够认识它，注意它，改正它。