通过以上分析我们可以看出，档案的定义实际上是由三大块组成的，即形成档案的主体（形成者）、形成档案的过程及基本条件（包括形成领域、形成手段、过程及形成原则或标准）及档案的本质属性。
在三大要素中，形成主体及本质属性现在已无根本分歧，至多不过表述文字不同而已。但形成过程却仍有很大争议。考其原因，表面看来是一些同志认为鉴定、整理、立卷归档是文书工作或是档案的具体业务，不应纳入档案定义，忽略了鉴定、整理在档案形成过程中的重要作用及质变过程；而另一些同志则从经验出发，只从自己所管的那一块来认识，因而过多地限制了档案这一概念的内涵。我认为，这两种认识都有失偏颇，但并不是问题的症结，也不是问题的实质。
问题在哪里，为什么会产生这种不同的认识及歧义呢？仔细考察，我认为首先是争论的双方视点不在一个地方：一些同志把一切“人类实践活动直接形成的原始记录”都视为档案，企图以此来解释一切档案现象；一些同志则把视点集中在档案馆（室、库）里存放的经过鉴定、整理、立卷归档的东西身上。二者所看到的不完全是一样东西。问题的实质是什么呢？是承不承认鉴定整理也是形成档案的过程，承不承认鉴定整理在档案形成过程中的作用，承不承认文件转化为档案是一个质变过程。
前面我们已做了深入的分析，我认为把一切人类实践活动形成的东西都视为档案的理论是不能成立的，因为人类实践活动直接形成的原始记录太多，有的根本就没有保存价值，所以不能、不可能都成为档案。
这就提出了另一个问题：在人类实践活动形成的原始记录中，除档案之外是不是、应不应当还存在另一种东西？
回答是肯定的。
那么，这个东西是什么？应该叫什么？它和档案的区别在哪里？其价值又如何呢？
我的回答是：在档案之外还存在着国家机构、社会组织以及个人在各种活动中直接形成的、未经鉴定、整理、立卷归档的各种形式、载体的原始记录，这种未经鉴定、整理的原始记录可能是可以组成档案的原始材料，我们可以把它叫作“档案材料”。
档案材料和档案的区别在哪里呢？在于一个是经过鉴定、整理、立卷归档并被认为是有查考保存价值的历史纪录，一个是未经鉴定、整理的、可能可以组成档案的原始材料。两个概念虽只相差几字，但有质的区别。档案是人们在档案材料中经过鉴定、筛选、提炼出来的具有查考保存价值的历史记录的精华，档案材料则是原始的含有若干杂质的“原矿”；档案是经过人们科学整理的有序组合的历史记录的有机统一体，档案材料则可能是无序的、分散的、零星的、不可直接用的“原矿”“矿砂”，因此，无论在数量上、质量上、形态上、作用上、价值上，档案材料和档案都不可相提并论，不可同日而语。(www.xing528.com)
“档案材料”这一提法，过去也有人使用过，但据刘创平先生研究，却仅在苏联的法规中出现过一次，而其所指，仍是“诸如地图、图片、录音、录像、海报等等已经归档、成为档案”的东西、可见，其含义和我今天所讲的大不相同（见刘创平先生编著《立卷手册》，档案出版社1990年版，第25页）。
我用“档案材料”一词，重在“材料”二字。何谓“材料”？原料之谓也，即可能是可以构成成品的东西。如泥、木、沙、石、砖、瓦、钢，它们虽然都是可以建成房屋的材料，但在使用时，却需根据需要，剔其杂质，抛却废物，割其长短，加以精选组合，方能造成有机联系的统一体——房屋。“档案材料”亦复如是，它是可能可以组成档案的东西，但它暂时还是原始件，是“原矿”“矿沙”，还需人们依照事物发生的本来面目，择其精华，根据需要，精选、鉴定，剔其废杂，把有保存价值的东西有机地组合在一起，使其成为档案，作为历史的凭证，供人们日后查考利用。
“档案材料”这一概念或思想，事实上早已有人注意到，只不过大家对某些问题的侧重点认识不尽相同，因此提法不尽一致。例如王荣声、王玉声两位先生在《档案是一个集合体概念》一文中，就明确地提出了“档案件”问题，并提出：“档案是一个拥有内部联系的集合统一体，而档案件则是构成这个集合统一体的分子。”他们深刻地指出：“把‘档案件’看成‘档案’对之下定义，这是绝大的错误！”这是极端重要的见解！（见王荣声、王玉声《档案是一个集合体概念》《档案学研究》1995年第2期）。
但我没有采用两位王先生“档案件”这一提法。因为我觉得“档案件”中这个“件”字再加上“档案”二字的修饰，从字面上看就使人跳不出“档案”那个圈子，仍然使人一看就觉得它们就是档案，只不过是没有归档集中保管的东西罢了。本来，两位王先生在解释“档案”这一概念时曾多次指出“档案是拥有一定内部联系的集合统一体”，也暗含着经过鉴定整理之意，但可惜在具体阐释时两位王先生却没有更多地指出“档案”和“档案件”之间的质的差别。尤其使我感到不满足的是两位王先生没有指出“档案件”在转化为“档案”这一过程中鉴定整理使其质变的过程及意义。而我认为，指出这一点是非常重要的。
人们最为担心的，也许是形成档案定义争论原因之一的，恐怕就是对“人类实践活动”中形成的这一无所不包的档案材料的处理问题了。把“档案材料”从“档案”中剔除出来，（实际是把“档案”从“档案材料”中提炼出来）档案材料怎么办呢？我认为，鉴于档案材料的重要性——它是原始的，是可能可以构成档案的原件，没有它就没有档案，所以，要通过立法来解决这一问题，明确它的重要性，在法律上明确“档案材料”的法律地位，使它在未经鉴定以前，与档案一样，受同等的重视、待遇与保护，任何组织及个人不得随意销毁。当然，如何鉴定及销毁，那又是另一个问题了，应当另文再作更深入的研究讨论。
1996年春节初稿 6月改定
为什么要写本文？因为我过去根本不懂档案，如今既然来搞档案工作了，我就不能不把它弄个明白。我反对“外行就是要领导内行”的观点。我认为既要做好工作，就必须懂得与那个工作和与它相关的知识。因此我在档案系资料室借来很多书籍、杂志学习，边学习边思考，把写这篇文章当作我学习档案知识的一次作业。我不想做一个外行领导。
由于我长期从事办公室文秘工作，所以在学习过程中就往往不自觉地把过去的实践、经历与今天学习的内容结合起来进行反思。这使我感到特有意义。本文写成后曾就教于一些专家、同事，曾寄给《档案学通讯》杂志，得到编辑同志来信的热情鼓励和支持，但他要求我把文章压缩到6000字以内才能发表。我不忍割爱，觉得文章是一个整体，割了哪里问题都说不清，便把它扔下了，仅在一些学术讨论会上断断续续地谈过我的一些观点，1997年我参加云南省档案学会大理学术研讨会时曾将本文作为个人论文印发与会代表，但后来便丢下了，至今未在公开的刊物上发表过。这次录入时做了些许修改
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