百多年来，有关档案的定义名目繁多，古今中外不下百种，有代表性的也有几十种。他们的主要观点或者说意见分歧，归纳起来，主要反映在档案定义的要素上。作为档案定义的要素，大致有以下几方面：档案的作者或形成者；档案的形成过程；档案的具体表现形式及本质；关于鉴定、整理、立卷归档问题；关于档案的价值、作用；关于时间限制；关于档案的保存地点和保管形式；档案的载体。
下面我们就这些要素来分别进行讨论，看看实践是怎样来检验和回答它们的。
1.关于作者或形成者
在较早的定义讨论中，一些学者曾认为，档案只能是“为公的文书”，是政府机构才能产生的公文。例如1898年荷兰学者缪勒、斐斯和罗福英，在他们合著的《档案的整理与编目手册》中就说：“一个档案全宗是下列各种文件的整体，这些文件便是一个行政单位或它的一个行政人员所正式受理或产生的，并经指定由该单位或该行政人员保管的书面文件、图片和印品。”1937年我国学者何鲁成说：“档案必须为公文书”，“私人交际之函件、商店往来之账目，不得作为档案。”（转引自赵越主编《档案学概论》第16页）还有1947年周连宽在《档案管理法》一书中说：“所谓档案，是指处理完毕而存贮备查之公文也。”等等。
但是，随着档案事业的发展，档案的作用越来越大，在人们的脑子里便对档案产生了新的认识。1953年出版的法国档案学家阿道夫·布伦内克（1875—1946年）的著作《档案学——欧洲档案工作的理论与历史》中就说：“档案是某一自然人或法人在其法律性或事务性活动中产生的。”我国学者秦翰才说：“档案非官署所专有，凡为一个事业组织，如银行、百货公司、学术团体等皆必有其档案，即一私人亦有其档案。”（转引自赵越主编《档案学概论》第16-17页）20世纪80年代以后，许多国家的档案法规中也都规定：档案是任何自然人或法人，任何官方的或私人的部门或机构在……活动中产生的。我国1987年颁布的《中华人民共和国档案法》采用了这些具有较宽包容性的提法，规定：档案是指“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事……等活动直接形成的……”
档案作者或形成者的问题，就其所应包含的人物或人物群体（国家机构、社会组织）来说，现在已无多大争议，只是由于各个国家、各个地区以及各个时代的习惯不同、用语不同，在表述方式上有所不同，但在人物群体和人的资格认定上却仍有差别。例如，有些国家和地区比较注意强调这些形成人和人物群体的法律地位或法定资格，在档案定义中常常使用“法人”“合法继承人”等条件对档案形成者加以限制。我认为，在档案形成者上加以这些限制有诸多不妥之处。因为：“法人”“合法继承人”这些概念在不同环境、不同条件下所指的意义不同。例如法人这个概念，不同的国家就有不同的解释；公民这个概念，在不同的国家、不同的时期也有不同的认识和划分。如果我们只承认“法人”，“合法继承人”形成的才是档案，那么，不是法人、合法继承人形成的材料就不是档案。这在理论上是说不过去的。因为，第一，它概括不了世间存在的所有档案。第二，也解释不了世间所有的档案现象。第三，如果只承认这些人形成的材料才是档案，那么在档案工作实践和司法实践上还会带来许多问题。例如，如果我们只承认法人、合法继承人形成的材料才是档案，那么，那些在押的、被剥夺了政治权利的犯人或未成年人提供的材料我们还要不要，还做不做档案来认可并进行管理呢？如果是，那么今天档案部门所管理的档案中，大量不是“法人”“合法继承人”形成的档案，如法院、检察院、公安、监狱里的被剥夺了政治权利的人、未成年人提供的材料还要不要、还有没有法律效力、归不归档呢？这些便是问题。
2.档案的形成过程
档案的形成过程，常被人们表述成“在……活动中产生的”，如：“在其活动过程中所产生的”“在活动中产生或收到的”“在法律性或事务性活动中产生的”“在事务过程中起草的”“在其活动过程中所创作的”“在执行自己的职能时制作或收到的”“正式受理或产生的”“实施过程中所拟就或使用的”“在履行其法定职责的过程中，或者在其本职业务过程有关的情况下制作或收到”等等。《中华人民共和国档案法》的表述是：“过去或现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事……等活动直接形成的”。在这些表述中，或者由于语言习惯不同、翻译不同，或者由于各国文化背景不同，所强调产生的环境、条件、重点及限制条件也有所不同。但作为一个法律概念，其遣词用字必须尽量准确，不能有第二种解释。例如“创作”一词，可能某些外国语的解释就是“制作”的意思，但在汉语里，“创作”则专指“文艺作品的创造活动”（《辞海》1989年版，第207页；《现代汉语词典》2003年版，第167页），它含有文艺工作者虚构的意思，这与档案是“历史的真实记录”的本质属性就大相径庭，显然是不可取的。
从档案工作的实践来看，值得注意的是德国学者布伦内克提到的档案的形成是“在法律性或事务性”活动中产生的问题。这个提法在档案定义中是对内涵的限制。首先，“法律性”问题。如果只承认在法律性活动中产生的才是档案，那么，在非法律性活动中产生的就不是档案了。如果那样认识的话，那么名人日记、书信往来、生活拍照、文艺作品等等，都不是档案，都不能成为档案。这和前面提到的“法人”“合法继承人”一样，在理论上说不通，在实践上也会带来许多问题。例如，我们看到，在司法过程中，往往许多私人书信、笔记、照片，包括私人的生活照，就是最有力的证据，你承不承认它的法律地位和它的法律的有效性呢？其次，“事务性”问题。什么是“事务性”活动呢？“事务性”一词并不十分明确，在中国人的脑子里，大多数人对“事务性”的理解是“办具体事”或“具体办事”，它和领导干部“出主意、想办法、用干部”以及理论工作者们的脑力劳动不同，是相对指称。如果是这样，那么领导干部的“出主意、想办法、用干部”就不是“事务性”活动，他们形成的东西就不是档案；理论工作者们脑力劳动形成的东西也不能是档案。显然，不能这样限制、认定。
国外在档案形成过程这一问题的表述中对我们有启发意义的一点是，他们不仅提到“产生的”，还注意提到“收到的”。这和我国20世纪50年代的档案定义讨论中一些人曾强调的档案是指“在本单位形成的”和国外某些学者强调的要“自身形成的”一样，很不一致。我们知道，人与人在互相交往，单位与单位在互相交往，国家与国家在互相交往，如果只承认“自身形成的”“在本单位形成的”才是档案，那么，在大家互相交往中对方形成的（寄来的、交换的）就不是档案。如果这样，那么，上级来文、同行来文、左邻右舍的来文、本单位请外单位帮助设计的图纸、制作的图表、音像，外交函件等就都不是档案。这显然不行，不可取。
3.关于档案的具体表现形式及档案的本质属性
在档案定义中，各种载体所承载的究竟是什么东西，其本质是什么，用一个什么样的词或词组来表述它最为恰当、最能准确地揭示其本质呢，这是人们长期讨论的问题。英国学者希拉里·詹金逊给档案下定义时说：档案是一种公文，当公文“已不再经常地利用，并被选出来另行存放的时候，公文就转变为档案了。”（转引自韩玉梅主编《外国档案管理》第88页）。又如，1928年出版的意大利学者欧根尼奥·卡萨洛瓦的著作《档案学》中，欧根尼奥称“档案是文件的系统堆积物”；1953年出版的德国档案学家阿道夫·布伦内克遗著《档案学——欧洲档案工作的理论与历史》中说：“档案是某一自然人或法人在其法律性或事务性活动中产生的，并作为以往活动的查考资料和证据在特定场所永久保存的文件和文献的总和”。我国许多学者也采用了“文件”这一提法，如吴宝康先生在其《论档案工作的意义及目前存在的问题》一文中说：“档案就是各机关团体、部队、企业、学校及个人在其全部工作中所形成并已处理完毕，保存在档案馆（室，库）中的一切文件。”陈兆祦、和宝荣先生在其合著《对档案定义若干问题的探讨》一文中说：“档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的各种文件材料。”许多学者由此引出了一句长期为档案界奉为经典的话来，说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。
那么，“公文”“文件”又是什么呢？英国学者詹金逊给公文下了个定义：“公文就是用于我们的目的的手写稿、打字稿和印刷品以及任何其他组成公文一部分或附在公文上的实物证件。”（转引自韩玉梅主编《外国档案管理》第88页）英国档案学家迈克尔·库克继承詹金逊档案是由文件转化而来的、因而文件定义是档案定义的前提的思想，也给“文件”下了个定义，说：“文件是任何一个现行组织在事务过程中起草的，为查考目的而保存的，并在处理事务方面使用的纸质材料和以其他载体记录信息的材料。”（转引自韩玉梅主编的《外国档案管理》第88页）文件的定义几乎与档案的定义相同，文件的定义几乎成了档案的定义。
如此给“公文”“文件”下定义，又把“公文”“文件”作为档案的属概念来使用，显然在档案定义上就不可避免地要犯一个逻辑错误，即如有的同志所指出的那样，“无疑是自身相比”，成为循环定义，不能揭示事物的本质属性。
我国权威性的词书《辞海》对“文件”一词解释说：“文件”是“机关、部队、团体、企事业单位对外发出的和内部使用的一种书面材料。”但从其涵盖的内容来看，显然包含不了“档案”这一概念所应包含的内容，因为文件的形式多样了，并非仅“书面”一种，因此用它来做档案定义中所应表现的东西是不适合的。
为了在档案定义中使用“文件材料”一词，我国学者陈兆祦、和宝荣两先生说：“如以‘文件材料’作为档案的属概念，则它比较确定，一提‘文件’，大家都能以此想到是机关里日常使用过的公文一类的东西。当然，‘文件材料’这个概念也有局限性，比如技术图纸、乐谱手稿、录音磁带等材料，往往有人不习惯称它为文件。因此，档案定义中使用‘文件’一词，则须加以解释，说明它包括常规的文件（或叫文书），也包括那些在工作活动中直接产生和使用的类似文件性质的材料。”（《对档案定义若干问题的探讨》载王淑全选编《档案学论集》中国人民大学出版社1989年3月第1版，第159页）这样来解释“文件”，转而又解释“档案”，不但显得累赘、烦琐，而且它仍然回避不了“文件就是档案，档案就是文件”这一逻辑错误。
因此，我认为采用“文件”“公文”一类的词来作为表述各种形式、各种载体的档案并揭示其本质属性是不合适的。
在这个问题上，我觉得我国《档案法》的提法较为科学，它说：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济……等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”“历史记录”几字是很值得细细地体味的。“历史”二字既具有“已经办理完毕”的历史韵味，说明那已经是过去的事情，颇有庄重感；“记录”二字又说明它是当时事件的照录，亦有真实的含义，都不离档案的原始性这一最重要、最基本的本质属性，并高度地概括、表述了档案的性质、特征，准确、形象、生动、具体，比“公文”“文书”，“文件”“材料”等提法都好。
对“历史记录”几字陈、和二位先生觉得也“有一定的缺欠；一方面它是一个很不明确的概念，一部史书、一座古代建筑、一件早年的艺术雕塑品都可以称为‘历史记录’，而它的内涵和外延到底是什么，不够清楚；另一方面，它与‘档案’这一概念距离较远，作为档案最邻近的属概念，似嫌不尽贴切。”（引文同上，载158页）我觉得问题不大，因为在定义中我们还可以利用外延加以限制，例如“直接形成的”等，使其准确。
4.关于档案的鉴定、整理、立卷归档
在档案的定义中，许多学者都把“立卷归档”“经过整理”“汇案编制”“分门别类”等纳入档案定义中。但也有同志反对把这些内容纳入档案定义中，理由是“这些是文书工作”，“这些工作，仅仅改变了档案存在的状态和方式，并未改变档案的内容，形成特点以及本质属性”（刘智勇《我国现有档案定义的缺陷》《档案学研究》1995年第4期，第23页）。诚然，鉴定整理、立卷归档、汇案编制等是档案工作，是档案定义中不可少的内容；但我们不能不指出，虽然档案的鉴定、整理不能改变档案的基本内容、形成特点和本质属性，但我们却可以肯定地说，档案的鉴定整理却可以改变档案的价值、功能。“1+1＝2”，这是形式逻辑；有时候，“1+1＞2”，就因为不同的排列组合会产生不同的质量、作用。这种情况在化学世界、物理世界，乃至在社会世界里屡见不鲜。1个氢分子加1个氢分子，是两个氢分子，但若再加一个氧分子，它们就变成了水；一块砖加一块砖是两块砖，再加若干块砖只是一堆砖，但若按一定的设想把它们组合起来，就可能是一座房子。文件亦如此。若只是一个单份的文件，可能什么也说不清，但若把若干相关的文件组合在一起，就可能是一本书，一本重要的对历史有重要贡献的专著。所以，我们不能否定鉴定整理的重要性。
这里还应指出的是，鉴定整理并非只是档案工作的一部分，而是贯穿于整个档案形成的过程中。如果我们做个仔细的考察分析便不难发现，一个文件的产生是一个复杂的工作过程，作者（文书工作者或文件起草者）在文件起草之前就要广泛地收集材料，在材料收集的基础上，对所有材料就要进行鉴别、筛选，判定它的价值，以保存有价值的部分备用。我认为这就是档案鉴定整理的第一过程——它虽然是在文书工作过程中，但却是必要的一项基础工程。试想，如果不进行这一工程，待文书工作者把一切工作都做完了，一股脑地把他收集到的所有东西都交给你，交给档案部门，说鉴定整理是档案部门的事，应由档案部门来做，请问，档案部门知道哪些有关，哪些无关，哪些重要，哪些不重要，应当怎么排列呢？是不是档案部门先做一次“历史研究”呢？后再来整理而且对于一个重要文件的起草工作来说，文书部门初稿形成后，可能还有二稿、三稿……征求意见，反复讨论、修改等等，而这些工作仍在文书工作阶段，如果他不鉴定、整理就交给档案部门，档案部门怎么办？——这些都是“人类活动的原始记录”，并未改变它的存在状态和方式，也未改变它的内容、特点和本质属性啊！所以，我历来有个观点：文件和档案本是一家，是同一事物的同一体，它们只是在不同时空里有不同的形态和不同的名称而已。这也很符合档案界的一句名言：文件是档案的前身，档案是文件的归宿，文件和档案是同一事物的同一体。由此我们可以得出一个结论：鉴定、整理不仅是档案工作的一部分，而且贯穿于整个档案的形成过程中，我们不能忽略了文书工作中对档案材料的甄别鉴定和整理工作，不应当把文书工作和档案工作人为地割裂开来看，不承认文书工作中对材料的甄别、鉴定、整理的重要性。我国实行文书部门立卷归档制度，我觉得这是很科学的，因为只有文件的形成者才最为清楚他所选择材料的重要性，只有他才最清楚哪些材料才是最真实、最准确、最可靠的，只有他才知道那些材料的价值；也因此，只有文件形成人来进行立卷、归档才最具有权威性，因为只有他才最清楚事情的来龙去脉，由他来组卷才最科学、最合理，最能做到有机配合。因此，我认为，文书处理过程就是档案形成的过程。没有文书工作过程就没有档案；没有文书部门对档案材料的鉴定整理，就没有完整、科学、有用的档案。文书部门不仅严格地把守着对档案材料真伪的鉴别关，使其保持历史的真实面貌，也担负着对人们实践活动中形成的大量的原始件进行筛选的质量关，担负着对即将成为档案的文件及有关材料进行科学组合、为今后人们的利用提供方便的重要责任。而相比之下，档案部门对档案的鉴定整理就显得次要得多，它的主要任务是按档案管理的一般规则对各部门交来的档案进行内容、时间、载体、形式等的鉴定分类，以便整理上架，进行科学的保护管理，提供利用，按规定对一些可以或应该销毁的档案依法销毁。
毫无疑问，鉴定整理对档案的形成和保管、使用都有着十分重要的作用。它不仅使人们在社会实践活动中形成的大量的原始记录在数量上、形态上会有很大改变，而且在质量上、作用上也有很大改变。因此，我们完全可以说，从文件到档案，鉴定、整理、立卷归档过程是使一些零散、无序的文件变成为一卷集中、统一、科学、有序的档案的质变过程，是一个从文件到档案的质的飞跃的过程，我们不能简单地把它视为“同一事物放在不同的地点罢了”。(www.xing528.com)
我们还应当强调档案是一个若干文件（或若干文件材料或各种形式载体的历史记录）的有机组合的统一体。目前档案定义的缺陷，恰恰是忽略了“有机组合的统一体”这一重要的档案特征，只把视点集中在单份文件普遍具有的原始属性这一特征上；只承认了档案的基本属性，忽略了鉴定整理这一形成档案的重要条件（或称要素，亦即过程），及其对文件质量、价值、作用的影响。所以，我认为鉴定、整理不能不纳入档案的定义之中。
但人们普遍关心的是，那么未经鉴定整理的就不是档案了吗？我的回答是：不是。那么这大量的未经鉴定整理的人类实践活动形成的原始记录叫什么？如何对待，如何处理呢？——这将是本文后面还要讨论的问题。
5.档案的价值、作用问题
作为档案定义的要素之一，档案的价值和作用在许多著作中是常常提到的。其表述方式大致有以下几种，即：“有保存价值”“有永久保存价值”“可用作历史情况证据”，“作为以往活动的查考资料和证据”“以备不时查考”“为实现政治、法律或文化上的目的而保存”“为了处理事务而保存”“以供研究和查考之用”等等。
档案的价值和作用是大家一致肯定的，但在档案定义中应不应该反映，用什么样的词语来反映，却有争议。例如，刘智勇同志在其所著《我国现有档案定义的缺陷》一文中说，因为“档案价值是客体对主体需求的满足，具有主观性和不确定性”，因而会“导致同一文件是否为档案，能否转化为档案没有客观可靠的标准”，所以他认为“价值不应成为档案定义的一个因素”，“是否真为档案，应从其形成特点和本质属性方面去判断”。（引文同上，《档案学研究》1995年第4期，第22、23页）
我认为，一件物体是否有价值，就目前人类的认知水平和利害关系来说，又能就暂时是只基于人对于某件物体需求情况及该物体对人的这种需求所能满足的实际功用程度来进行判断。人的主观性或曰主观判断是客观存在的，离开人目前的需要，物就谈不上什么价值。因此如果只从其“本质属性”这种物的自然属性上“去判断”，那么，就如在一个没有人的世界，尽管山、水、植物、空气样样都有，但却没有谁去青睐，没有谁去认定它的价值，因而它自己也不能体现它的价值。因此，价值本来就是目前人给宇宙间客观存在的物的一种认定，是人根据自己的需要来做出判断的。档案的价值有不确定性，就因为人对它的需求不同。尽管我们很难给一件档案作具体的价值认定，但作为档案工作者，我们对档案的价值认定却不能只根据某人一时一事的需要来认定，而必须根据人们对历史的需求来认定。没有价值认定档案就没有存在的理由，我们也不必在这里讨论档案。因此，在档案定义中不能没有价值认定，而如何认定，由于事物千差万别，所以在表述上只能提出一个不具体的概念来，但这已是档案鉴定的另一个专门问题了，需作专门的讨论，这里不可能全面展开。
以上只是从理论上来谈认识。档案价值要不要作为定义要素来考虑，还有个实际操作的问题。由于人们在实践活动中形成的原始材料很多很多，事实上不必要，也不可能将它们全部归档，因此，人们不得不对自己形成的浩繁的材料（而不是档案）进行筛选，按照人类（而不仅是形成者自己）的需求，以历史的眼光来选择，选出那些值得保存或“有保存价值”的东西来归档，组成档案。从浩繁的原始材料到精练的有机组合并使其保持历史的真实面貌的档案，始终离不开“价值”这一原则，所以，从档案工作实际来看，我们也不能不承认价值在档案形成过程中的重要作用，因此我认为档案定义中不能没有“价值”这一原则。试想，如果没有“价值”，没有“价值”这一原则，我们为什么还要来做档案工作呢？档案工作还有什么意义呢？我们又怎样来鉴定、整理档案呢？
6.关于时间限制
在档案定义的一般表述中，不少人都使用了“办理完毕”“处理完毕”（笔者注：刘智勇同志本来还提到“从其形成特点”去判断，但在具体论证时却恰恰丢掉了形成过程这一重要特点）“已经结束的”“已不再经常利用”等词语来对档案的内涵加以限制。许多著作把这一限制作为文件转化为档案的重要条件之一，而一些著作对此却根本不提。
究竟是不是要“办理完毕”的文件才能视为档案或成为档案呢？我认为应当是办理完毕的才能归档成为档案，或“转化为档案”。但什么叫“办理完毕”？一部《宪法》要长期管一个国家，一份条约要约束双方几年，几十年甚至上百年，何时算办理完毕？我觉得档案理论、档案工作都应从实际出发，诸如此类长期生效执行的东西，总不能百年之后才归档吧。事物的发展总是有个过程，而过程往往可以分段，因此，我赞成事情“告一段落”这一提法，在可以自然分段时，即可算作“办理完毕”，例如发文，只要经过拟稿、核稿、签发、打印、校对、钤印、登记发出，即可算办理完毕，如果有批复、函复，归档时再加上批复、函复，办理情况、总结等；没有也就算办理完毕，而不必没完没了地等下去。
在时间问题的争论上，还有一种意见认为：“既然文件与档案是同一事物，那么，从本质上讲，一切文件都是档案。”（刘智勇《我国现有档案定义的缺陷》“结束语”，引文同前）这正好说明“办理完毕”这一概念在档案定义中的重要性。应当承认，文件和档案是有差别的，其差别除表现在经过鉴定、整理、立卷归档等方面外，办完没办完也是一种差别。这办完没办完的差别本身就具有档案的价值意义，本身就具有时间的内涵，这内涵就是一个时间概念。
前面我们已经讲到，档案是一个若干文件的有机组合的统一体，没有办完的文件显然不可能成为一个有机组合的统一体，因为其数量肯定是不全的，形态是分散的，功能是不完备的：因而质量、价值也不同，它和完整意义上的档案不同。所以，没有办完的文件是不能成为我们所指的档案的。
文件办完不办完这一限制，就我国实际情况来说在实践上也很有意义。我国文书部门和档案部门多数是分开办公、分别管理的。如果把文件视为档案，把档案视为文件，在管理上就不可操作。档案部门能去管正在运行中的文件吗？不能。档案部门只能管已经办完、并已立卷归档的东西。因此，作为对档案这一概念的认识，我认为“办理完毕”这个概念应当是清楚的，它是形成档案的一个重要条件，即人们常说的是“文件转化为档案”这一质变过程。这是一个重要前提。但在档案定义里需不需要写，我个人却认为可以不写。理由很简单：既然是尚未办理完毕的文件，它就不可能立卷，就不可能成为完整意义上的档案；档案鉴定这一关也就通不过。所以，这个问题可以在实际操作中去处理，而不必写在档案定义里。
有趣的是人们为什么会提出这一问题，我认为这实际上恰恰反映了它与人们对档案的整体概念认识有关。由于人们把单份文件都视为档案，而忽略了档案是一个由若干文件有机组合的统一体这一重要特征，因而错误地推导出一个结论，即凡是文件都是档案。既然凡是文件都是档案，那么没有办完的文件当然也是档案，而这一推论在实践上便遇到了问题，所以人们只好先对它设置障碍，规定“只有办理完毕的”才能是档案。这显然是一种错误的推论，即把“文件就是档案，档案就是文件”以及把办完不办完的文件都看作档案的错误认识导致的“理论”。这是很有典型意义的。
7.关于保管地点问题
许多学者在档案定义中把保存、保管地点作为档案定义要素或必要条件写在档案定义里，认为只有保存或保管在“档案馆（室、库）”或其他“特定场所”的才能称作档案。我认为这是没有必要的，因为保存地点并不影响档案的本质属性，也不是形成档案的必要条件，所以可以不写。
8.档案的形成形式及载体
随着科技的发展，档案形成的形式（或手段）及载体，也在不断变化、发展。档案由最早的结绳记事到木刻、金石、甲骨、泥板、羊皮、缣帛，到今天的纸、录音录像、磁带光盘，手段、材料不胜枚举，花样新翻，档案界对此没有什么争议，唯有争议的是“实物档案”。
实物是不是档案？我认为某些实物也可以是档案。因为某些实物完全具有档案这一概念所要求具有的本质属性及特征，有同志说实物不应是档案，因为它与博物相混淆。我认为，某些实物和博物只不过是一个事物的两个名称，它们并无质的差别。事实上，有些博物本来就是档案，在《档案法》中，博物和档案这两个概念也常常交替使用，承认有时它们是同一事物。当然，我们需要特别说明的是，由于载体、形式不同，有的实物，例如一幢建筑，不便入库收藏。因此，只能说实物是一种特殊档案。
关于档案的载体、形式，由于其形式多样、不断发展，在档案定义的表述中，恐怕最简洁的方式就是“各种形式及载体的历史记录”这一方式了。这似乎已为大家所公认。
至此，我们可以给档案下个定义了：
档案是国家机构、社会组织以及个人在各种活动中直接形成并经鉴定、整理，被认为有查考保存价值的各种形式和载体的历史记录。
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
