针对上述问题，档案部门怎么办呢？我们的态度是：在现今文书和档案管理分离的条件下，既然要档案部门管好档案，档案部门就不得不关心文书工作。两年来，我们采取了一些措施，做了一些实验，试图克服一些弊端，一步一步地把档案质量搞上去。
第一，加强制度建设。
由于当前我国文书档案管理分离，文书工作没有统一标准、制式和规范；《中华人民共和国档案法》里也没有对档案形成过程管理的规定，所以我们不得不给自己加任务，提出更多更高的要求。我们认为，作为基层，我们既然有行政管理的职能，就应有直接对各文书部门进行业务监督和指导的责任；我们既然有业务职能，负责直接接收各部门交来的档案，进行保管和提供利用，我们就有保证入库档案质量的责任。这是对现实负责，也是对历史负责。既然文书工作是档案质量的基础，那么，如果文书工作做不好的话，就不可能有质量上好的档案。因此，1995年在我们讨论修改《云南大学档案管理办法》时，我校专家建议加写一章，把文书工作管起来。我们根据大家的意见，将国务院《国家行政机关公文处理办法》里的有关内容糅了进去，形成了具有我校特色的档案管理办法。
为了加强对各部门的文书管理，我们还组织各立卷部门制订了各单位自己的文书管理办法、立卷归档制度，使各部门、各岗位都有了自己的工作规范，较好地统一了全校的文书管理工作。
第二，在组织上加强协调。
为了贯彻学校档案管理办法中对文书工作的监督与指导职能，协调档案部门与各立卷部门的关系，争取各部门对档案工作的理解、支持与合作，1995年我校成立了云南大学档案工作管理委员会，负责领导全校的档案行政管理工作，决定学校有关档案工作的大事，指导全校档案业务，受理、处理档案工作中的违法、违纪、处分事宜，表彰先进，对学校档案工作实行全面监督。学校档案工作管理委员会由分管档案工作的副校长负责，吸收党办、校办、人事、财务、科研、组织等档案大户的部分负责人参加，此外还专门聘请了我校历史系、档案系的专家参加，以此加强对全校档案工作的行政管理能力和业务指导能力，加强档案行政管理的执法力度，增强其对全校档案行政管理的权威性。档案馆在校档案工作管理委员会的领导下，具体负责日常的业务指导工作和监督，提出各种整改意见和措施，重大行动则通过校档案工作管理委员会批准贯彻执行。(www.xing528.com)
第三，开展检查评比，强制推行某些措施。
1994年我们拟订了《云南大学档案立卷归档工作检查评比奖惩办法》。这个办法参照档案达标升级评分标准制订，较细地规定了各立卷部门文书工作的质量要求，当年开始试行，1995年成立校档案工作管理委员会后经修改执行。我们利用每年第一、二季度大多数部门立卷归档的机会，要求各单位根据检查评比办法首先自查、自评、打分，然后将全校立卷部门分成几个组，选出组长，组内互查，为第二年的全面评比打下基础，做好准备。这种检查，效果很好，各单位用统一的标准对照自己，优点缺点不言自明；互查时，大家各自讲自己的做法、经验与不足，谈当年的进步，档案干部们在检查中得到了培训，也明确了自己今后努力的方向。
由于在检查评比办法中有“领导重视”的条件，每检查一家，单位领导都亲自来汇报，介绍自己是怎样带头学习《档案法》的，怎样抓本单位的规章制度建设、稳定干部队伍，怎样支持帮助兼职档案员开展工作，怎样解决档案员的具体困难，本单位怎样协调文书工作等等。领导同志们还听取别的单位的经验介绍，听取档案部门的意见，起到了相互交流、学习的作用，也达到了提高档案质量的目的。
由于检查评比办法比较细，对各部门的文书工作切实起到了监督指导作用，因此每年评比之后各家的文书工作都有较大的改进。比如第一年检查时，许多单位都存在着用铅笔、圆珠笔拟稿、改稿、核稿、签发的现象以及随便用纸的现象，通过检查评比，第二年这种现象就大大减少了。许多单位的兼职档案员回去“没收”了他们领导的圆珠笔（油质）、红墨水，在单位全体会上明令禁止使用不规范的书写材料，立卷时如果发现还有人用不规范材料书写，或责令其重抄，或者采取其他补救措施。有一个单位，摄影员长期不交照片档案。今年该处处长、副处长抬着《档案法》亲自去找他谈话，指出：“你这是违法的。公务活动形成的照片是国家财产，是档案，不交要依法追究责任。”该处还规定，如再不交，今后不许报销一切摄影费用。今年，这位摄影员终于乖乖地清理移交了照片档案。这位处长说：“两年都评不上先进，脸上总是不好过的。”
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