抓好档案前期工作，让你的文档事半功倍

要搞好档案工作，必须有针对性地逐步地解决好上述存在的问题，并使之制度化、规范化。现仅就个人所见提出以下建议。

第一，领导要重视，要加强文书、档案部门工作的协调，明确各自职责；加强对所辖部门人员文书、档案知识的宣传教育，普及文书、档案知识，提高全体人员的档案意识和民族素质。

档案是一种文化的载体。档案工作很重要，可能人人都可以讲几句。但怎么重要、重要到什么程度，有什么意义，可能就不一定讲得清楚。档案工作要形成一种制度，养成一种习惯、使大家能自觉地遵守法规，爱护档案，按规定的公文运行制度管理，规范地执行文书立卷归档制度，可能就更困难了。这首先要引起各级领导的重视。因此我建议，要认真地总结经验、教训，特别要认真地总结反面的经验教训，认真地宣传，使其深入人心。在我国，由于档案管理不善，不知每年要损失多少万元。而这种损失，因为我们没有认真地去总结经验教训，许多损失都披掩盖了，被某些领导当“学费”交掉了。举个例说吧，某一工程由于缺乏地下管网图纸，出了问题，要检查重修或重建，领导随手就批：“挖开看吧！”一挖动辄就是几十万、上百万元。大家觉得损失太大，领导却说：“有什么办法，交学费啊！”但很遗憾，一次交了“学费”不算，工程完了仍不总结教训，仍不绘图存档。当第二次再遇到问题时，新的领导来了又挖，又建，又交“学费”。如此等等，不知我国每年要浪费多少纳税人的血汗，而从来没有哪位领导将这些“学费”计入因档案事业不受重视而造成的损失，也没有哪位领导想到利用这些“学费”来支持档案事业的发展！这些“学费”反而被心安理得地、堂堂正正地批准在“正常的”工程款、实验费、出差费、调研费等费用中报销了，因此也没有人再来检讨吸取教训。所以，我认为，对于诸如此类的问题，档案部门要介入，要加强立法，加强法制管理，硬性地规定文书立卷部门必须遵守的立卷归档范围、归档时间，违者工程项目或课题不得验收，不得全额支付工程款，不得评奖；若属责任人渎职，包括领导渎职造成的损失，要追究法律责任。我想，若以此法来惩戒前者，教育后人，可能会取得一点效果，也会使大家懂得一点文书档案知识，避免再出现因文书、档案工作不受重视造成的损失。

提高人的文化素养，必须立足全民。要加强宣传，普及文书、档案知识，及早地制订长远的宣传、教育规划并予实施。在当代社会，文书档案工作涉及各行各业，各种岗位。社会化的大生产，开放性的社会活动，如果不进行全民教育，是不可能从根本上解决问题的。比如科技档案，一些科技人员不愿将自己手中的材料拿来归档，在组卷中不懂得怎么整理、组合；工程技术人员在施工中修改图纸，修改后不注意规范地整理归档，资料散失，给以后的检修、维修带来错误的信息；再如企业，大量的合同文件、技术秘诀，若不及时收集归档，必将给企业带来损失，等等。在科技迅猛发展的今天，这一问题将更为严重。因此，我认为宣传、普及文书、档案知识已刻不容缓。我们可以考虑选编一些因不重视文书、档案工作，没有档案知识，在实践中造成重大损失的案例专辑成书，教育干部；普及教育不应当只在干部中，更不能只在文书、档案工作人员中，而应当在全民中。因此我建议在中专、大学的有关课程中适当加些文秘档案知识教育，使我们的青少年在他们参加工作以前就知道一点档案的重要性，懂得一点文书、档案知识，知道守法，知道工作规范，爱护档案。我认为，这是提高全民文化素养，保证档案质量的一个重要方面。

第二，在人事、干部制度上给予保证。如上所述，我们存在的问题，许多是发生在干部，特别是领导干部身上，而领导干部手上形成的文件又往往是最重要的文件。为了杜绝这类问题的再发生，必须加强干部教育。建议对即将走上领导岗位的同志加强培训。办法可在党校或各级行政管理干部学院开设文秘档案知识课程，使文秘档案知识成为各级领导上岗必须具备的知识，这不仅会使他们走上领导岗位后能更好、更自觉地遵守、处理好自己工作中遇到的问题，也便于他们更好、更模范地带头执行有关规章制度，同时也能更好地检查、督促自己的下级更好地做好文书、档案工作。对于那些即将从事文秘工作的同志，则应采取岗前培训的办法，通过考试再上岗。这样便可以杜绝在领导和文秘工作中再出现不规范的现象，避免损失。

干部培训，应形成制度，列为干部考核的内容，也列为组织、人事部门培养干部的一个重要内容。

第三，加强立法，建立健全规章制度。关于档案工作，我们国家已经立了法，各系统也有不少规定，但它们都还只是些基本的、原则的东西，各单位还应该根据自己的情况制订更细致的规定或实施细则。对于一些行之有效的制度，如“三纳入”“四同步”等，则应以立法的形式把它固定下来。上述存在问题中，许多管理上的漏洞往往就因为单位缺乏具体的、可操作的规定，或者规定不严密，而难以执行。因此，加强立法，建立健全规章制度，是加强文书、档案工作的又一个重要方面。在这一点上，要给予档案部门以相应的权力。

此外，执法监督也要加强。这方面可能问题更多，一方面是执法监督的规定本来就不多，没有形成制约机制，另一方面是执法不严，造成损失也不予追究，这就使已经形成的规章制度形同虚设，不能发挥作用。

第四，加强科研，积极推进标准化进程，为文书工作和档案工作的现代化管理创造必要的条件。(www.xing528.com)

在文书处理中，有些部门连一般的规范化管理的物质条件和规章制度都没有。比如各单位使用的文具，五花八门，规格、质量差异甚大，使形成的档案不利于保存、保管和开发利用。在当代科技迅猛发展的冲击下，这一问题更为突出，更为严重：计算机的规格，型号越来越多，互不兼容；换代越来越频繁，磁盘不断改变，软件千差万别，其他机具多得目不暇接，这使档案工作处于非常尴尬的境地。这是对档案事业新的、极大的挑战。档案保存的根本目的是利用，如果形成档案的过程没有比较统一规范的管理，与档案形成后档案部门的管理和广大群众、单位的利用不能配套，那么，档案就失去了保存的价值，利用就是一句空话。因此，我建议要尽快着手文书、档案工作一体化管理的研究，使其相互衔接；同时要加快文书、档案的标准化研究，并努力推进其进程，使其在技术上不要脱节。这方面的工作，国务院办公厅和国家标准局曾作过一些努力，但显得太小，太少，力度不够，与经济、科技和文书、档案事业的发展很不适应，并且没有过硬的执行措施，贯彻不力。我认为，这是我国实现四个现代化的重要工作之一，是一项基础工程，必须尽早动手解决，否则要造成损失，影响四个现代化的建设。

第五，档案部门要认真履行自己档案行政管理的职责，主动深入、参与到文书部门去加强监督，检查工作，帮助文书部门提高文书处理质量，做好档案立卷归档的前期工作。这里需要明确的是，它的工作方式、参与程度和性质。作者认为，所谓参与，是从档案的角度出发，去帮助文书部门按照国家的规定，建立健全规章制度，按照标准化的要求去提高文书处理质量，以保证档案的标准化，规范化，而不是去干预文书处理的其他内容；执行监督、检查职责，也只是从技术的角度出发去促进档案的规范化管理，去指导、帮助文书处理部门宣传、贯彻文书处理、档案工作的有关规定，避免损失。总之，不论是组织、指导，还是监督、检查，都是为了提高文书处理的水平、质量，做好档案的前期工作，以保证档案质量。

第六，加强投入。档案，对于经济、科技的发展来说，已经处于明显的落后状态，滞后于经济、科技的发展，究其原因，是重视不够，投入不够，过去只管一些文字的东西，问题还不突出，现在要管各种新材料、新手段形成的档案，没有新的手段、设备就不行了。没有较大的投入，档案部门无法走出困境。其他部门可以创收，档案部门则十分困难。档案部门作为事业单位，并且是本部门的事业单位，尽管可以依法收缴档案，但面对的都是向你交档案的部门，利用者也多是他们，收费是不可能的。因此，经费仍要依靠政府拨给。

文书工作直接影响到档案工作，文书工作的质量在很大程度上决定着档案的质量，因此，抓好档案的前期工作——文书处理，是件有十分重大意义的事情，不论文书工作和档案工作今后有多大的改革，不论今后科学技术有多么伟大、迅猛的发展，不论办公如何现代化，文书工作和档案工作的关系将不会改变，他们仍然一个是制造（形成）档案的部门，一个是收集、整理、鉴定、保管和提供利用的部门，他们都是我们生活中须夷不可离开的部门；而且，随着时代的发展，随着科学技术的发展，档案工作和文书工作的标准化、规范化、一体化管理将越来要求越高，越紧。因此，尽快尽早地研究解决这些问题，不论怎么说，对我们事业的发展，都是很有益的。

我认为，加强宣传教育，建立健全规章制度、完善人事干部制度和人才培训，加强文书处理部门与档案部门的联系，档案工作者深入、参与到文书处理的实际工作中去，共同研究解决一些实际问题，已刻不容缓，它也是我们档案工作者义不容辞的责任。这些工作过去我们不懂，谈得太少，做得不够，应该检讨，加以改进；但它也是文书工作部门与档案工作者共同的责任，因为这是提高档案质量的重要保证。

【注】档案，按现在的定义，已不止文书、文件、文字一类，而是包括各种形式、各种载体的历史记录，即包括各种形式、各种载体的文字、图表、声像等；因此，形成档案的部门，也不应仅只传统意义上的行政管理部门、军事单位，而是包括了科学研究、工程技术、企业、事业、宣传媒体等各行各业、各种单位；形成文件的人，也不仅只传统意义上的文秘工作人员，而是包括了科学家、工程技术人员、企业家、事业家、各级领导，乃至工人、农民、军人、学生。为便于行文，本文仍沿用或叫借用传统的“文书”“文书工作人员”、以及“文书处理”“文书部门”等概念，而其内涵则应是上述各种形式、各种载体形成的历史记录以及它们的形成人。

1994年4月20日

本文是笔者调档案馆后写的第一篇论文，显得十分稚嫩。一经深入档案的实际工作，才觉得自己过去的文书工作没有做好，给档案工作带来了不少麻烦和遗憾，因此痛切反思，以后也不断思考、探索如何解决这些问题，因此有了这篇“论文”和后面的一些文章，以及在工作上的措施，如建立健全规章制度、成立档案工作管理委员会及工作系统、搞检查评比等，笔者试图从档案管理的角度返回去促进文书工作的标准化、规范化管理。读者可能看得出来，这是笔者到档案馆后抓的最重要的事之一，许多年，始终如一，花了很大的力气。本文参加了1994年9月在昆召开的中国高校档案工作协会第一次学术讨论会，获当年云南省高校档案学术研讨会优秀论文二等奖、国家教委优秀论文证书，入选国家教委编的优秀论文集，本次录入时又做了一些修改。