文书工作问题及原因-心中的云大

尽管档案工作和文书工作的关系、职责和权限是明确的，不应再有疑义，但在工作实践中，仍然存在不少值得注意的问题。

在文件的收集中，文书部门往往材料收集不齐，困难很多。有的部门，工作没有记录；有的遗失最重要的、关键的文件；有的遗失上级来的或有关部门来的文件，使人看不懂事情的来龙去脉；有的经办人不愿拿出自己手中的材料来归档，据为己有，这在科技部门尤为严重；有的缺少必要的附件；等等。上述种种问题最终都会使档案变得支离破碎，缺乏逻辑联系，甚至使档案在使用时失去法理依据，不能起到档案的法定的凭证的作用。

在整理立卷中，秩序混乱，缺乏必要的逻辑联系，不规范。

在行文中，一文多事，文种划分不当，无标题或标题含义不清，文号错乱，无主题词，无领导签发，甚至无成文生效日期，不钤印，无拟稿、核稿人等等。

在文书处理过程中，随意用纸，大小不等，纸质各异，特别是一些领导干部，随便抓一张纸就做重要的批示了；在用笔上，随意用铅笔、油质圆珠笔，用易脱易变墨水批文等，使档案在立卷时非常难办，不仅影响本卷档案的整理和组卷质量，还可能污染、损害其他档案，影响全宗的质量。

在文书立卷部门与档案管理部门的关系上，在我国，由于文书立卷部门，特别是领导所在的文书立卷部门，如办公室，往往处于领导、协调的位置上；其他文书立卷部门与档案管理部门要么平级，要么比档案管理部门级别还高，所以立卷归档时，往往也有摩擦，文书立卷部门不愿接受档案部门的检查、监督，不按时移交档案；档案质量不合要求也拒绝改进，不按规定整理加工，档案管理部门的检查、督促工作更加困难。

此外，由于当代科学技术的发展，电子技术、光技术、化学技术、生物技术都广泛渗入到各个领域，使形成档案的物质材料、制作手段、载体形式，以至人的工作方式都发生了巨大的变化。而这些发展变化目前又处于探索阶段，材料、技术五花八门，这又给文书工作和档案工作都带来了新的各式各样的困扰和问题。

凡此种种，都将影响或已经直接影响了档案的质量，它不仅给档案的整理、保管带来了困难，也影响着未来档案的开发利用。

对于这些问题，如果我们做一些分析、反省，可以发现，产生这些问题的原因是多方面的。但大致可以归纳为以下几个方面。(www.xing528.com)

第一，体制问题。在管理体制上存在缺陷，职责不明确。

第二，广大文件形成人员，特别是领导，没有文书、档案知识。在我国，除高等学校的档案文秘专业人员外，从小学到大学的教育，都没有有关文秘档案知识的教育，所以大家都缺乏这方面的知识，尽管他们每天都在办理、产生着许多重要文件，但大多不规范，如前所述，随意用笔、用纸，乱丢乱放，办完丢完等现象层出不穷；领导、办事人员都没有依法将所办文件整理立卷归档的习惯。

第三，制度不健全，没有监督制约机制。档案工作和文书处理程序，虽然国家立了法，各大系统也有不少规定，但各单位缺乏针对自己情况的实施细则，而且执法也不严，没有有效的奖惩措施，因此执法困难，执法乏力。

第四，缺乏必要的物质条件。有的单位，特别是一些较小的基层单位，连拟稿纸、办文单、收发文登记、文件传阅卡等文书工作最基本的规范的物质条件也不具备，办起文来当然随意，不规范。

第五，领导不重视，不得力。文书工作、档案工作存在的问题，相当多的是领导不懂，不重视，不得力，有相当一些领导没有养成良好的工作习惯，没有法制观念，随意性大。所以，虽知文书工作存在问题也不重视、不解决，造成文书、档案工作长期无人管，管不了的现象。

第六，档案科研工作跟不上。新的科学技术日新月异，而对于档案部门来说，新材料、新手段形成的档案，怎么形成，怎么收集，怎么管理，怎么鉴定，怎么利用，若干部门，包括我们这些高等学校、科研部门的档案馆，都几乎是两眼一抹黑，知之甚少，设备更跟不上，跟不上其他事业的发展，形成档案管理滞后的局面。

第七，经费也是一大问题，究其原因，则于国家投入少，跟不上事业发展的需要等，许多问题也都可以追溯到经费上。目前，除少数国家级的重要档案馆设备较好外，大多数档案馆都谈不上有适应发展需要的设备。一些用新材料、新手段形成的档案，如电子档案、声像档案，没有保管条件，使档案无法进馆进行配套保管、使用。另外，经费紧张，也使档案部门的编研工作无法开展，或者受到极大的限制，从而使档案不能被介绍到社会上去产生其应有的社会效益。