文书与档案工作：紧密合作、改进效率

如果说一份档案的形成，就像一个孩子的诞生的话，那么，这个孩子就必然有一个孕育的过程。这个孕育过程就是文书工作过程。因此我们可以说，文书工作是档案形成的前期工作，没有文书工作就没有档案。

既然文书工作与档案的关系是如此密切、重要，以至失此即失彼，那么文书工作的质量就必然影响着档案的质量，正如一个孩子是否健康，能不能正常诞生，诞生以后是否有用，有用的程度如何，全在于母体受孕的情况和胚胎发育是否良好。因此我们可以说，档案质量最基本的保证，或者说决定的因素，是文书工作，是孕育它们的母体。所以，要做好档案工作，保证档案质量，必须首先注意抓好档案的前期工作，抓好文书处理工作这个孕育它们的母体和孕育他们的过程。

诚然，文书和档案是两回事，文书工作和档案工作是有着质的区别的。但如前所述，没有文书也就没有档案，没有文书工作也就不会形成档案。让我们先来看看档案的定义吧：“档案是机关、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为原始记录保存起来以备考查的文字、图表、声像以及其他各种方式和载体的文件【注】材料。”可见，离开了这“各种方式和载体”的“材料”，就没有档案；而要使这些“各种方式和载体”的材料成为档案，就必然离不开文书工作。由此我们可以得出结论：文件材料和档案原是一体，是不同时空中的同一事物；文书工作和档案工作是对同一事物在不同时空中的不同工作形式。

文书工作和档案工作之不可分，中共中央、国务院、国家档案局以及中央各职能部门，与各地方、各系统都发过许多文件，做过许多规定，国家还立了法。例如，《中华人民共和国档案法》规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”这里既谈了“材料”必须“移交”，又谈了应当向档案部门移交材料的人（或单位），即文中省略了的文书处理工作部门或有关的自然人。国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》第五章第十九条规定“公文办理一般包括登记、分办……传递、归档、销毁等程序”，这也就是我们常说的“文书处理过程”。这里明确地谈到了文书部门“公文”的归属，亦即“归档”问题。该“办法”第六章“公文立卷销毁”第三十一条又规定，“公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷”，更明确地说明了文书部门办理公文立卷归档的材料应包括的内容；第三十二条规定：“公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整，正确反映本机关的工作情况，便于保管、查找和利用。”第三十三条规定：“立好的案卷，应按照有关规定定期向档案部门移交。”这些规定，都一层层、一步步地讲明了公文的最后归属以及文书部门在文书处理过程中立卷归档应遵循的原则、方法，也讲明了文件归档的意义和文书部门与档案部门的关系。(www.xing528.com)

此外，中共中央办公厅和国务院办公厅1993年10月17日关于中央档案馆与国家档案局合并的通知中，对档案部门的另一职责还有明确规定，即：“依据党和国家的政策、法规，拟定档案的方针、政策、法规和规章制度；组织、指导、检查、督促、协调中央国家机关、军队、群众团体和省、自治区、直辖市的档案业务工作。”可见，档案部门除了档案的收集、整理、鉴定、保管和提供利用等档案管理工作外，还有一个十分重要的对文件形成部门及文件形成过程进行检查、督促、指导、协调的行政管理职能。

我认为，上述《中华人民共和国档案法》和中共中央、国务院对文书、档案两个部门两个方面的职能的规定，既明确了文书部门与档案部门的关系，同时也规定了档案部门应该深入、参与到文书部门去帮助、指导、检查、督促他们在文书处理工作过程中必须遵循的某些行为规范和责任，提高文书处理水平，保障档案质量；也规定了文书工作部门文书工作必须遵循的工作规范。我认为这是文书工作部门和档案工作部门都必须遵守的工作规范和责任。