信息系统管理程序与汽车维修中的信息处理

信息处理是一个动态的过程，主要包括信息的收集和输入、信息的加工（统计与分析）和输出、信息的存储和传输。信息处理过程也是原始资料积累的过程，将收集来的凌乱的原始资料通过加工、存储、传递、利用、反馈、控制等一系列的技术处理程序，使之成为为人所用、为管理所用的有价值的信息，这一过程即为信息的处理。信息的处理过程也称为信息系统管理程序。

系统是互相联系的元素（或子系统）的集合。这些元素（或子系统）集合起来像一个整体一样为共同目的而有效地运行。每个子系统都是为特定目的设计的，子系统之间必须高度协调。一个系统有两个方面，即实体系统和概念系统。实体系统由有形的物质资源（人、财、物）组成；概念系统由数据和信息组成，即用数据和信息描述实体系统。概念系统是同一实体系统的抽象表达。企业可视为一个系统，是一系列参与生产经营活动相关的子系统（企业务职能部门）的集合。为了有效地实现企业目标，这些活动是按逻辑顺序安排的。一个完整的系统（或称全系统）是实体系统和控制系统的集合，并且实体系统是由控制系统来控制的，即企业实体是由企业管理机构来控制的。

所谓控制，就是依据事先确定的标准，将检测到的系统行为变化量，传送给有关的管理人员，让他采取行动改变系统行为，使系统回到预期状态。控制的主要操作是：确定控制目标（或参数），收集事实，比较和采取改正行动。

控制往往是按异常原则进行的。所谓异常，是指实际发生的情况脱离预期目标（或参数），因而出现偏差的反常现象。依据异常偏差进行管理，能使管理人员及时抓住重要事实，迅速扭转不利趋势，而不必从大量日常信息中去搜寻哪些是重要信息；以异常原则为基础的控制过程称为控制论控制过程，其重要特点是反馈，即将系统的实际状态同预期状态进行比较，由两种状态的差异得出误差信号，将此信号反馈到系统的源输入，修改输入，使系统自动趋于平衡，即向预期状态靠拢。含有反馈元素的系统称为闭环系统。大多数企业系统都是负反馈系统，即在误差的反方向进行调节的系统。

信息来源于数据。企业内部各部门都有大量文件和资料，外部的文件和资料也源源不断地流入企业，文件和资料中存在更大数量的数据。各部门的文件中，可能有些文件的全部或部分内容相同；一些部门的文件对其他部门也有使用价值；各部门对同一事实可能有不同的叫法（名称）；各部门文件的格式也不尽一致。因此，为了充分发挥信息资源的作用，有必要把各部门的文件和数据统管起来，这样既节约硬件资源（内容相同的文件不必各部门都存一套），又方便有关用户使用。把整个企业的全部数据集中存在一起，显然是不可能的，因为存储器没那么大容量，大家都同时去使用也不方便，于是出现了数据库概念。数据库不是物理意义上的存储器，而是概念上、逻辑上的“库”，是利用专门的叫作数据库管理系统的软件，用联机方式把企业中所有计算机存储的文件和数据联系起来形成的“库”，实质上是企业若干台计算机中所有文件和数据的集合，或者说是信息的逻辑组合。

数据库依结构不同可分为三种。所谓数据库结构，简单地说，就是数据在“库”里是如何摆放的。于是有由上而下的层次数据库；有把联系密切的数据分别连接起来的网络数据库和现在使用最广泛的关系数据库。

关系数据库的结构是这样组织的：把文件看成表格，数据库是许多表格的集合，有共同“列”的表格之间便存在“关系”。

通常数据置身于文件（文档、表格）中，一个文件包括若干条记录，每条记录又包括若干个字段。字段是最小单位的数据，又称数据元素。

关系密切的几个文件可以放在文件夹中，几个文件夹可以放在更大的文件夹中。或者反过来，把一个大的文件分成几个子文件，子文件又分成更小的子文件。

企业的数据库管理员负责数据库的建立和运行。数据库管理员的职责如下。

1）负责建库。同企业主管一起确定建设何种数据库来满足企业对信息和数据的需求；同信息使用者（用户）一起确定以何种方式提供所需信息；选择数据库管理系统软件和硬件；拟订数据库使用规章（包括信息使用权限）；培训信息使用者。

2）负责数据库的运行。监视数据库管理系统的运行情况，解决出现的问题；对数据进行维护；保障数据库安全。

数据维护包括用新数据取代旧数据，对数据做备份和恢复，更改数据文件结构以及建立新的数据文件。

保障数据库安全是指数据库管理员通过文件加密、设置用户密码（口令）和用户名册等办法维护数据库的安全。文件信息和数据保密程度不同，划分为不同的安全级别。使用信息有四种方式：查询（读）、录入（写）、删除和修改。根据业务权限，规定使用者使用信息的方式。

数据库管理系统是关于数据库结构、数据、库中数据间关系、报表和报告的软件。数据库管理系统的核心是数据库管理器。用户查询时，由管理器从库里取出所需数据，再转变成信息输出。管理器对每一次操作做记录，对数据的使用情况（如哪些用户在使用数据）进行观察和统计。系统有软件包，使进入管理器的数据是规范的。数据库管理系统示意图如图11-1所示。

图11-1 数据库管理系统示意图(www.xing528.com)

进入数据库的数据应该是规范的，无论哪个部门或个人，对同一实体或事件的称呼和理解应是同样的。数据库管理系统软件中有个叫数据描述语言处理器的软件包，把数据照数据字典进行规范，变成数据库管理系统可以使用的格式。数据字典用于规范数据和数据库的描述。

数据字典包括以下部分内容。

1）数据流程词条：用于描述一组逻辑上相关的数据是如何流动的，内容包括流程名称，简要说明，流程从哪个节点开始到哪个节点结束，数据结构等。

2）数据存储词条：用于描述数据流程中的存储情况，内容包括存储名称，简要说明，数据结构，存储数据类型，存储容量，利用情况，存取权限等。

3）数据结构词条：用于描述在数据流程和存储中各个数据的结构，内容包括结构名称，简要说明，内含哪些数据元素等。

4）数据元素词条：用于描述数据元素或属性（特征），内容包括元素名称，类型（数值、字符或时间），长度，小数位数，数值范围等。

数据库管理系统的作用主要包括以下几点。

1）减少数据冗余。在建立数据库时，要绘制实体关系图，有一步骤是分析数据，即对数据加以规范，消除重复的数据元素，避免在多个文件中的同样数据占用存储空间，并能减少差错。

2）可以从企业各部门的许多文件中集成数据，建立共享资源。

3）设置多层安全措施，在方便使用者查询的同时，防止未经允许者进入。

4）使用方便的查询语言，用户输入犹如填表，能迅速获得所需信息和报表。

计算机从输入设备接收数据，按预定程序处理（完成数学和逻辑运算），经过处理的数据传送到输出设备，加工成信息输出，供使用者使用。

中央处理器CPU（Central Processing Unit）或称中央处理单元，是数据处理设备的心脏。中央处理器分为以下两部分。

1）运算器：由算术逻辑单元ALU、浮点运算单元FRU、通用寄存器组、专用寄存器、累加器等组成，其主要功能是运算。

2）控制器：由指令控制器（含指令寄存器、指令译码器、程序计数器）、时序控制器件，作为商品出售。目前，企业通用的软件已有多种上市。

特定业务需用的软件，如设备管理信息系统软件。对维修企业而言，信息的收集和输入是高层管理人员的基础工作，准确及时地将维修信息工作运行中的第一信息采集到，是信息处理的大前提；信息的加工和输出，是管理人员充分利用统计报表这个载体将维修信息反馈给领导层；信息的存储和传输过程也是管理人员对维修信息积累的过程。信息处理的三个动态过程是企业统计工作资料收集、整理、分析全过程的升华，也是现代化企业管理的特征。