方法是实现目标的“桥梁”,协调方法、方式,不能拘于一格,应根据协调主体、客体、环境等情况,因时、因地、因事而制宜。
(一)协调的方法
1.责任连锁协调。组织内各部门(单位)之间、上下各层次之间,左右各岗位之间,分工协作,明确职、责、权、利,使之环环相扣,并把这种关系以书面形式确定下来。出现问题,就按规定行事。
2.自动协调。即依靠组织中各单位及其成员自动地进行协调。这种方法要求工作人员自觉、主动、积极,充分了解组织的目标,并能获得有关组织活动的信息资料。
3.程序协调。这是针对反复出现的问题而采用的协调方法。第一次出现,没有先例,但从中总结经验,制定规范的处理程序,以后再出现类似问题,一般可按此规范、程序办理。
4.磋商协调。这是涉及复杂问题的协调方法。当一个问题与几个部门的权限、责任、利益有关时,应事先一个一个地进行磋商,各方都同意、满意后再着手行动。如果一方不支持,事情就难办成。
5.随机协调。一些特殊问题出现,不马上解决,就影响大局。这往往难以用一种固定不变的协调方法去解决。为使不正常状态尽快稳定下来,领导者掌握信息要快,反应要敏锐,动作要快,采用的手段要果断。
6.咨询协调。对某些问题尚不十分清楚或拿不出对策时,以请教商量的态度与有关部门联系,可使问题得到顺利解决。在协调中不能把自己的观点强加于人,不能粗暴地斥责别人,更不能欺软怕硬,否则就达不到圆满的结果。
7.建议协调。对于一些因思想方法、工作方法不同而出现的不协调问题,采用建议的方式比强制性方式效果要好,建议提得对,就有较大影响力,对方通过实践会自觉改进。
8.说服协调。协调者对被协调者进行启发引导,晓之以理,动之以情,沟通思想感情使双方接受协调者的意见,达到相互理解和支持。
9.仲裁协调。当冲突激烈、人际关系处于十分紧张的状态时,一般地说和、协商方法不能奏效,可由有权威的领导人在充分调查研究的基础上进行仲裁。这种强制性处理的协调方法,有时是对是非的表态,有时是对问题的结论,有时则对有关人员进行必要的调整。这种方法一般应尽量少用,非用不可时,事后要继续做好思想教育工作。
(二)协调的方式
1.面商协调。协调的事项比较单纯,遇到一般性质、涉及的关系较少的问题,可以面对面或用电话交流思想,沟通情况,协商解决。这种方式简便、及时、节省时间,解决问题快。既可以不拘形式,随便聊聊,也可以在正式场合郑重其事地洽谈。
2.文字协调。通过计划安排、订立制度等形式,统一各方面的认识,协调各部门的行动。对左邻右舍兄弟单位,可采用征求文稿意见的形式,或者通过QQ、局域网通告各方,及时沟通情况,协调行动。
3.会议协调。当问题涉及多单位(部门)多方面时,可通过协调会议,交流情况、沟通思想、商讨研究、协调关系。利用会议协调关系,可以把问题摆到桌面上,各方在场,既能消除误会,又便于分清是非,从而达成共识。对出现的新问题,在会上研究解决办法,同时落实,会后分别行动。(www.xing528.com)
4.制度协调。各部门(单位)间、各工作环节间、各工序间若出了问题,应以规章制度、规范、程序为准绳进行协调解决。如果在某一层次、岗位发生了差错,就应按规章制度追究责任。
5.合署办公协调。对于新发生的较为复杂或重大的问题,由主要领导出面,抽调有关部门人员联合办公,随时商议,分头工作。
6.访问协调。组织间或人际关系的不协调,可通过访问与联欢的形式,在一种轻松、愉快的气氛中相互拉近感情距离,减少误会、猜疑而造成的隔阂。
(三)协调的艺术
1.“硬”协调。它是指根据法规、政策采取组织措施进行协调,规范和约束各方的行为,其特点是具有强制性。“硬”的协调,不是以势压人,态度不能生硬,而是坚持原则。在协调中要平等相待,一视同仁,持谨慎、尊重态度。
2.“软”协调。它是指运用道德舆论的力量、思想教育和协商处理的方法,说服各方顾全大局,讲风格,讲奉献,搞好团结互助。领导者要尊重各方,应以“参谋”的姿态出现,切忌指手画脚。
“硬”协调与“软”协调是相辅相成的,在协调工作中,这两种方法往往结合使用。
3.“明”协调。它是指在公开场合和通过会议进行协调对话。把话说在明处,便于沟通思想,消除误会。为使“明”协调顺利进行,一是事先做好准备,弄清矛盾的焦点,并做思想工作使各方有一个良好的愿望;二是充分发扬民主,让各方把话说透;三是做好协调结果的落实工作。
4.“暗”协调。它是指利用非正式场合进行协调。对矛盾尖锐、复杂、不宜公开的问题,协调人员可在“暗”中穿针引线,疏通关系,最终促使矛盾各方握手言欢,和衷共济。有些话当事人难以启口,但通过第三者的口说出来,效果就大不一样。
“明”协调法与“暗”协调法是互相联系的,后者是前者的准备,前者则是后者继续和结果。有时,两者可以交互使用。
5.“冷”协调。它是指运用“冷”处理的办法解决矛盾,其特点是避其锋芒、以柔克刚。当人的情绪暴发时,往往会失去理智,出现心理失调。协调人员应沉着耐心,冷静处理,待其情绪稳定、头脑冷静,恢复心理平衡后,再出面协调,这会起到事半功倍的效果。
6.“热”协调。它是指抓住有利时机,“趁热打铁”,使协调活动圆满结束。协调人员要善于观察,要掌握好“火候”。当各方思想已通,有积极主动的表现及愿意和解的意向时,就应迅速行动,巧妙周旋,促其和好。
有些事操之过急,可能欲速不达,适得其反;而有些事动作慢了,又可能错过机会。对“冷”协调与“热”协调这两种方法的运用,是个艺术问题,只有因人、因事、因时、因地而制宜,方能收到良好的效果。
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