签字仪式的准备及社交礼仪

签字仪式是组织具有“里程碑”意义的大事，组织应予以充分准备，做到万无一失。

（一）确定参加签字仪式的人员

通常情况下，参加签字仪式的人员都是参加洽谈会议的人员，如果其中一方要让未参加谈判的人员出席签字仪式，必须事先征求另一方意见，在取得对方同意的情况下才能出席。而另一方在接到对方的请求时，出于尊重和礼貌应表示同意。一般来说，出席签字仪式的双方人数应大体相等，主要签字人员的级别也大体相同。有时为了表示对这次洽谈和签字仪式的重视，双方更高一级的领导人也可出面参加签字仪式，级别和人数一般也是对等的。

（二）准备待签文本

洽谈或谈判结束后，双方应指定专人按谈判达成的协议做好待签文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖印等工作。在准备文本的过程中，除了要核对谈判协议条件与文本的一致性以外，还要核对各种批件，主要是项目批件、许可证、设备分交文件、用汇证明、订货卡等是否完备，合同内容与批件内容是否相符，等等。审核文本时必须对照原稿件，做到每字不漏，对审核中发现的问题，要及时互相通报，通过再谈判，达到谅解一致，并相应调整签约时间。在协议或合同上签字的有几个单位，就要为签字仪式提供几份文本。如有必要，还应为各方提供一份副本。与外商签署有关的协议、合同时，按照国际惯例，待签的合同文本应同时使用有关各方法定的官方语言。

待签文本通常应以精美的白纸印刷而成，按大八开的规格装订成册，并以真皮、仿皮或其他高档质料作为封面，以示郑重其事。依照商界的习惯，在正式签署合同之前，应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本。作为主方应为文本的准备提供准确、周到、快速的服务。

（三）布置签约场地

1.场地选择(www.xing528.com)

举行签约仪式的场地，一般视参加签约仪式的人员规格、人数多少及协议中的商务内容重要程度来确定，一般可选择客人所住的宾馆、饭店，或东道主的会议厅、会客室。如果想在社会上造成一定影响，签约场地可选在新闻发布中心或著名会议、会客场所举行，届时可以邀请记者进行采访并发布新闻。如果不愿公开，则可在僻静的场所举行，届时可加强门卫警戒，防止不速之客到访。无论签约地点选在何处举行，都应由双方协商决定；是否邀请新闻界采访，也需要双方统一意见。任何一方擅自决定，都是失礼行为。

2.场地布置

布置场地的总原则是庄重、整洁、清净。一间标准的签字厅，应当在室内铺上地毯，除了必要的签约用桌椅外，其他一切的陈设都不需要。正规的签约仪式应在签字厅（或室）内设置长方桌作为签约桌，其上最好铺设深色的台布（注意双方的颜色忌讳）。

按照仪式礼仪的规范，签约桌应当横放。座前陈列各自保存的文本，上端分别放置签约时使用的文具，如签字笔、吸墨器等。桌后放两把椅子，作为双方签约的座位，面对正门主左客右；签署多边性合同时，可以仅放一张椅子，供各方签约人签约时轮流就座，也可为每位签约人都各自提供一张座椅。

与外商签署涉外商务合同时，必须在签约桌上插放有关各方的国旗。插放国旗时，在其位置与顺序上，必须依照礼宾序列而行。例如，签署双边性文本时，有关各方的国旗需插放在该方签字人座椅的正前方；签署多边性合同、协议等时，各方的国旗应依一定的礼宾顺序插在各方签字人的身后。

（四）规范签约人员的服饰

按照规定，签约人、助签人以及随员，在出席签字仪式时，应当穿着具有礼服性质的衣服，如男士可以穿深色西装套装、中山装套装，女士穿西装套裙，并且配以白色衬衫与深色皮鞋。男士还需系上单色领带，以示正规。在签字仪式上露面的礼仪人员、接待人员，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一类的礼仪性服装。