（一）明确展览会的主题和目的
展览会不是一般的推销活动，还是一种塑造商品和组织形象的公共关系活动。因此，筹办展览会，首先应明确展览会的主题和目的。只有明确了展览会的主题和目的，才能决定展览会的类型、参展项目、邀请对象和接待形式。
（二）明确潜在的参展商
参展商的数量与质量，在很大程度上决定了展览会的成功与失败。因此，明确潜在的参展商，选择参展商的工作就显得尤为重要。选择参展商的工作就是选择与确定合适的申请者，拒绝与淘汰不合适的申请者。选择参展商的标准要根据展览会的目的、展览会的性质和内容等因素制定。
（三）会前邀约
为了达到预期的目的，筹办展览会要做好市场营销活动，会前邀约与广告是两种有效的营销手段。筹办展览会，通常采用广告和发邀请信给可能的参展单位等形式来吸引参加展览会的单位。邀请信应写清楚展览会的宗旨、类型、参展项目以及参加展览会的要求和费用，以给潜在的参展单位提供决策所需要的资料。会前邀约，如果是国际展览会，以在6个月前发出邀约为宜；如果是国内展览会，应不迟于开幕前3个月发出邀约。会前邀约能给潜在的参展单位一种受到特别重视的印象。
寄发展览说明书的时效很重要，有很多厂商都在会计年度开始时编列预算，营销部门再根据预算决定要参加哪些展览，如果展览说明资料上显示某一参览项目的费用超出预算，可能就无法参加。在说明书寄发前几周最好先寄发展览通知给潜在的参展厂商，这样他们可以预期得到更详尽的资料。同样重要的是，寄发资料后要分别列出时间表追踪，第一次没有回应并不表示拒绝，第二次再收到相关资料会促使他们动作快一点，或重新再考虑参展的可能性，因而随时追踪是必要的。
（四）培训工作人员
展览会需要培训的工作人员包括讲解员、服务员、接待员。展览会工作人员的素质，直接影响着展览会的效果，因此必须对展览会的工作人员进行良好的会展专业技能训练，并结合展览会的类型进行基本的会展专业理论知识培训，以满足展览会的要求。理论知识培训内容应侧重于会展服务与管理方面的知识，包括：会展简论、会议服务、展览服务、信息服务、媒体服务、会议策划、展览策划、案例分析。
专业技能训练应依据工作人员的具体职责进行，如接待员应进行迎送礼仪培训。鉴于参展商大多是外地来客，迎接之前应掌握客人的背景资料、来宾人数、身份、性别、年龄、习俗等，并准备好必要的车辆和食宿接待。
（五）组建展览会服务机构
展览会的服务机构一般包括如下几方面。
1.展览会组委会
设主任1名，副主任可根据展览会规模的情况设1～3名。
2.展览会展览办公室
设主任1名，副主任2～3名。
3.展览办公室各职能组织(www.xing528.com)
（1）秘书组。设组长1名（可由展览会展览办公室主任兼任），副组长1～2名，列出各人的联系电话。
（2）联络组。联系人2～3名，列出各人的联系电话。
（3）宣传组。联系人2～3名，列出各人的联系电话。
（4）展出组。联系人3～5名，列出各人的联系电话。
（5）财务组。联系人3名，列出各人的联系电话。
（6）保卫组。联系人1～2名，列出各人的联系电话。
（7）评审组。联系人2名，列出各人的联系电话。
（六）准备好宣传资料
展览会是典型的综合运用多种传播手段的公关专题活动。为了扩大展览会的影响，在展览会筹备过程中，应尽可能利用多种渠道向公众宣传。因此在确定宣传招展对象的同时，应着手准备宣传资料。宣传资料的形式包括新闻资料、参展说明书和辅助宣传资料等。
1.新闻资料
新闻资料的内容包括展览会的基本情况（如展览会的时间、地点、内容、性质等），市场的规模、特点、潜力，组织者的联系地址、参展手续、申请截止日期等，主要提供给各家媒体作新闻报道用。
2.参展说明书
参展说明书的内容与新闻资料相似，但要比新闻资料更详尽，尤其要在参展说明书中注明参展资格，这样可以排除一些和展览主题不符的厂商，避免不必要的麻烦。参展说明书主要用于潜在参展者了解展览会并判断此项展览是否符合自身需求的重要依据。
3.辅助宣传资料
会前还应设计展览会的会徽，准备好展览会的纪念品，并事先准备录音带、录像带、各种小册子、展览会目录表等各种辅助性宣传资料。
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