（一）准备新闻发布会的资料
俗话说“巧妇难为无米之炊”。要使新闻发布会的基本功能得到充分发挥，组织者就要积极准备好相关资料。不同主题和不同目的的新闻发布会，所需的会务资料也不同。
1.新闻发布会的主题大致可分为三类
（1）公布与解释本组织机构的重要决策和发展动态，如企业的人事变动、企业推出的新产品等。
（2）澄清事实，纠正谬误，检讨失职，回答质询，如企业产品出了问题的解释等。
（3）协助新闻单位及时了解本组织机构的各项工作和业务。
2.新闻发布会应准备如下四个方面的资料
（1）发言人的发言稿。发言稿既要紧扣主题又要全面、准确、真实、生动。
（2）报道提纲。可事先将报道的重点、有关的数据、资料编印出来，作为记者采访报道的参考资料。
（3）回答提纲。为了使发言人在现场回答问题时表现自如，可事先预测一些记者可能问到的问题，并准备好答案。
（4）其他辅助材料。如图片、实物、模型、视频、光碟等，目的是增强发言人讲话的效果，加深与会者对会议主题的认识和理解。
（二）确定参加新闻发布会的相关人选
1.确定新闻发布会的主持人和发言人(www.xing528.com)
新闻发布会的主持人一般可由组织机构的公关部负责人、办公室主任担任。主持人的语言要流畅，要有幽默感，要有较强的应变能力和组织能力；新闻发布会的发言人原则上应是组织机构的负责人。发言人必须思维敏捷、反应快、口齿伶俐，有较高的文化修养和专业水平，如果是组织机构的负责人担任新闻发言人，还必须在新闻发布会上向记者展示出以下五种素养，筹备新闻发布会的负责人必须提醒新闻发言人预先加强学习和演练。
（1）对组织机构的忠诚。第一，以自己是组织机构的一员为荣，能与组织机构荣辱与共；第二，无论何时何地，都能维护并自觉地宣传组织机构的政策；第三，在具体问题上与最高决策层保持一致。
（2）对信息的全面了解。对与新闻发布会主题相关的信息，发言人要提前认真研究，力求做到心中有数。
（3）驾驭现场的综合能力。如果把新闻发布会比作一个舞台，新闻发言人就是这个大舞台上的主角。新闻发言人面对敏锐的眼光和连珠炮似的发问，应头脑清醒、应对自如。
（4）坦诚的态度和言辞。以坦诚的态度面对新闻媒介，以恳切的言辞回答记者的提问，是新闻发言人必须具备的素养。经验证明，多数情况下，在记者面前“兜圈子”“捂盖子”，只能使事情越来越糟；而在不泄露商业机密的前提下以诚相告反而能获得记者的谅解。
（5）与主持人密切配合。在新闻发布会上，主持人要为发言人“搭台”，发言人也要主动与之配合，包括会前主动与主持人商讨新闻发布会的程序，预先设计会上的联络“暗号”；会上发言人随时注意主持人的提示或“暗号”，以求口径的统一和步调的一致，会后表达对主持人的谢意，一起总结会上的得失，等等。
2.确定邀请对象
新闻发布会的参与者主要是对社会有特殊影响的新闻记者。邀请的对象要根据发布新闻的内容和要求来确定，覆盖面要广些，各方新闻机构都要照顾到。同时还可邀请一些社会名流和有关专家，以提高会议的规格，增加可信度。
要拟订详细的邀请名单，请柬要提前7～10天发出，临近开会时还应打电话联系落实。
（三）布置新闻发布会会场
会场一定要选择一个良好的环境，室内气温、灯光要适宜，要有舒适的座椅，要安静而无噪声，最好不设电话分机。小型新闻发布会最好不用长方形会议桌，而用圆形的，显得气氛和谐、主宾平等。大型新闻发布会则采取主宾相对而坐的形式。
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